Comment planifier votre prochain événement avec Hive

Hive est une plateforme de gestion de projets si polyvalente que vous pouvez l’utiliser pour des projets de toutes tailles, même pour organiser des événements de grande envergure! Avec six modes d’affichage différents et plusieurs façons de suivre vos actions, Hive offre tout ce qu’il faut pour gérer ces événements cruciaux. Voici comment procéder. La planification d’événements peut être exigeante, n’est-ce pas? Jongler avec différentes parties prenantes, gérer une foule d’actions, composer avec des changements de dernière minute : ce n’est pas une tâche facile. Qui s’occupe des bannières?  Qui crée les visuels pour les médias sociaux? Où est passé ce courriel avec les bonnes dimensions de la salle? Dans la planification d’événements, les occasions de laisser passer des tâches entre les mailles du filet sont nombreuses. Mais ne vous inquiétez pas : avec Hive, vous avez une visibilité complète sur l’activité de chaque membre de l’équipe tout au long du processus de planification. Et si vous travaillez avec des personnes extérieures à votre organisation, vous pouvez même partager vos plans avec des partenaires externes. Ainsi, chacun sait ce qu’il doit faire pour que votre événement se déroule sans accroc. En général, les équipes utilisent des feuilles de calcul pour planifier leurs événements. Elles conviennent pour la planification d’ensemble, mais elles ne permettent pas aux équipes de collaborer et de partager des détails autant qu’un outil comme Hive. Parmi les fonctionnalités de Hive les plus utiles pour la planification d’événements, on trouve :

• L’ajout de commentaires et de mises à jour aux actions individuelles 

• L’attribution d’actions et la fixation d’échéances 

• L’ajout d’étiquettes et la catégorisation des tâches 

• Les intégrations avec le calendrier et le courriel

Les meilleures dispositions de projet pour planifier des événements dans Hive

L’une des fonctionnalités les plus uniques de Hive est la souplesse de ses vues de projet. Avec Hive, vous et les membres de votre équipe pouvez afficher n’importe quel projet selon six dispositions différentes et passer de l’une à l’autre en un seul clic. Chacun peut ainsi consulter le projet de la façon qui lui convient le mieux.  Chaque disposition est utile dans des situations différentes, mais pour organiser un grand événement, nous trouvons que les meilleures dans Hive sont la vue Tableau, la vue Calendrier et la vue Statut. Voici comment utiliser chacune d’elles.

Vue Tableau 

La vue Tableau reproduit l’expérience d’une feuille de calcul, avec des options en plus. Vous pouvez personnaliser les actions et les organiser en colonnes, en les surlignant en vert une fois terminées. Vous pouvez glisser et trier les colonnes selon vos besoins et créer des champs personnalisés.  Grâce aux filtres, vous pouvez examiner de plus près les actions des membres de votre équipe. Il est très facile de changer des dates, d’attribuer des actions et d’ajouter des étiquettes.  La vue Tableau convient surtout aux utilisateurs avancés de Hive, car elle est parfaite pour les projets complexes.

Vue Calendrier

Avec la vue Calendrier de Hive, vous pouvez vérifier instantanément l’état des actions par rapport à leur échéance. L’affichage couvre par défaut les six prochaines semaines, mais vous pouvez personnaliser la période à votre guise.  Utilisez la vue Calendrier dans Hive pour voir comment les éléments de votre plan d’événement s’articulent entre eux dans le calendrier du projet. La vue Calendrier vous aide à gérer les délais de livraison de votre équipe.

Vue Statut  

Avec la vue Tableau et la vue Calendrier, vous obtenez tout de suite un aperçu général de l’évolution de la planification de votre événement. Si vous voulez examiner une action en détail, passez à la vue Statut. Vous y voyez un flux de travail des actions à chaque étape de leur avancement, de « non commencée » à « terminée ».  Vous pouvez aussi utiliser la fonction de commentaires dans les actions pour ajouter des renseignements et du contexte. Si vous devez partager le plan du projet avec des partenaires extérieurs à votre équipe, vous pouvez aussi le faire! Lisez notre article sur la façon de partager des projets Hive. Les événements sont complexes, mais ils n’ont pas à l’être. Comme vous le voyez, Hive est un excellent moyen de simplifier le processus et de réunir tous vos besoins de planification dans une seule plateforme. Qu’attendez-vous? Téléchargez Hive et commencez dès aujourd’hui à collaborer pour votre prochain événement!

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