4 façons de suivre vos actions dans Hive

Parfois, suivre ses actions à faire demande presque autant de travail que d'accomplir les tâches qu'elles contiennent, ce qui entraîne des échéances manquées, des malentendus et de la frustration. Heureusement, Hive offre des moyens pratiques de gérer toutes vos actions en toute simplicité.

1. Une matrice

La matrice d'actions est un excellent moyen de rester organisé et efficace en ramenant les actions à l'essentiel : la fréquence, les déclencheurs, la durée et les membres de l'équipe. La matrice montre non seulement en quoi consiste l'action, mais aussi qui s'en occupe, combien de temps elle prendra et ce qui la déclenche.

Une matrice est utile pour suivre vos actions, car elle vous permet de garder un œil sur les projets, grands et petits.

En suivant les actions récurrentes, les événements annuels, comme les anniversaires ou les anniversaires de service, peuvent être suivis avec la même précision que les réunions trimestrielles, les tables rondes mensuelles ou d'autres rendez-vous répétés. Ainsi, rien ne se perd dans la mêlée, et vous pouvez vous programmer des rappels des mois à l'avance pour avoir le temps de vous préparer aux jalons et aux réunions importants.

2. L'historique des cartes d'action

Une autre excellente façon de suivre vos actions est de consulter l'historique de la carte d'action pour voir comment elle a évolué. C'est particulièrement utile à votre retour de vacances ou si vous travaillez à des heures différentes de celles des coéquipiers avec qui vous collaborez à des projets précis.

Vous pouvez y voir l'historique complet des modifications ou des créations d'actions et de sous-actions, ainsi que le moment où des tâches sont attribuées, terminées ou confiées à un autre collègue. Si des échéanciers ont été ajustés, si certaines actions attendent une approbation ou si des pièces jointes ont été ajoutées, vous voyez aussi tous ces changements dans l'historique de la carte d'action, sans longues conversations ni réunions qui font perdre du temps.

3. Ajouter automatiquement des échéances

Si vous vous sentez dépassé par la jonglerie entre les dates d'échéance et les délais, vous avez peut-être l'impression qu'il s'en ajoute de nouveaux chaque fois que vous terminez une action. La meilleure façon de garder le contrôle de vos actions est de vous assurer que les échéances ne sont pas incertaines, en créant des échéances automatiques qui correspondent au flux de travail de votre entreprise.

Ainsi, si vous pensez à une tâche à accomplir, vous n'avez pas à l'ajouter à votre liste de tâches pour en faire une action plus tard. Vous êtes libre de créer une carte d'action à tout moment pour n'importe quel projet futur, et vous pouvez définir le début de la carte d'action et son échéance.

Vous pouvez aussi appliquer un modèle d'action à une carte d'action, avec des échéances intégrées. Par exemple, si, dans le flux de travail de votre entreprise, il faut une semaine pour faire la recherche d'un projet, trois jours pour assembler une présentation et encore deux jours pour la préparer, vous pouvez appliquer ce flux de travail à la carte d'action de votre choix. Cela élimine les approximations de la planification et tient tous les membres de l'équipe au courant.

4. Créer des dépendances

Si vous avez déjà dû mettre votre partie d'un projet en pause en attendant qu'un coéquipier termine la sienne, vous savez à quel point il est agaçant de vivre dans l'incertitude, sans savoir quand vous pourrez reprendre le travail. Parfois, la communication est confuse dans ce processus et crée des tensions inutiles entre des collègues par ailleurs sympathiques. C'est là que les dépendances entrent en jeu.

Les dépendances sont une fonctionnalité de l'espace de travail de Hive que l'on peut ajouter à une carte d'action. Elles indiquent que vous attendez l'achèvement d'une partie du projet; une fois celle-ci terminée, l'action démarre et avertit toutes les personnes qui y sont associées.

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