Comment mesurer la réussite d’un projet : critères et indicateurs

Quand il s’agit de mesurer la réussite globale d’un projet, la formule n’est pas toujours la même. Comme les projets comptent de nombreux éléments, étapes, pièces et objectifs, la réussite d’un projet peut évoluer pendant toute sa durée. Un projet que vous avez livré pour la fin de l’exercice 2022 est probablement très différent de celui sur lequel vous travaillez au troisième trimestre de 2023. Dans cet article, nous abordons l’idée générale de la réussite d’un projet et la façon de la mesurer. Selon une définition que le Project Management Institute propose, un projet réussi est un projet terminé « dans les délais, dans les limites du budget et conformément aux spécifications ». C’est une définition très technique, qui ne s’applique pas forcément à tous les projets, mais certains de ses éléments peuvent vous aider à comprendre comment mesurer la réussite d’un projet. Avant de la mesurer, toutefois, il faut d’abord la définir. Cela veut dire que vous et votre équipe devez vous réunir et déterminer à quoi ressemblera la réussite pour votre groupe. Sera-t-elle axée sur des indicateurs de performance et des critères stricts liés à une campagne? Sera-t-elle établie à partir d’un sondage auprès du client ou de l’indice de recommandation net (NPS) de la clientèle? Voyons pourquoi il est si important de définir la réussite d’un projet.

L’importance de définir la réussite d’un projet

Comme je l’ai dit, il importe peu que votre définition de la « réussite d’un projet » ressemble à la définition technique. Ce qui compte, c’est que vous et votre équipe décidiez ensemble de ce qu’elle sera en interne, et que vous la consigniez quelque part. Vous pourriez créer une grille pour mesurer les indicateurs et les critères de réussite, ou dresser la liste de ce qui doit être accompli pour qu’un projet soit une « réussite ». Une fois que vous avez défini ce que la réussite signifie pour vous et votre équipe, il est beaucoup plus facile d’avancer. Voici quelques-unes des principales raisons :

Elle favorise la camaraderie

Si vos coéquipiers, ou d’autres personnes de votre organisation, savent tous quel est le point de repère de la réussite d’un projet, ils seront plus motivés à l’atteindre. Quand le projet ou ses sous-projets n’ont pas d’objectif clair, la réussite devient difficile à définir et les membres de l’équipe se découragent facilement. Ils doivent aussi collaborer pour atteindre cet objectif commun — ce qui développe un véritable esprit d’équipe et un sentiment de camaraderie au sein de votre organisation.

Les indicateurs valent de l’or

Une fois la réussite du projet définie, vous devez établir vos indicateurs clés de performance (ICP) et vos autres indicateurs. Ils sont précieux pour votre équipe. Le suivi de vos ICP vous permet de mesurer exactement le chemin parcouru, les points à améliorer et l’effort supplémentaire à fournir pour y arriver. Si votre objectif est de 1 M$ de revenu récurrent annuel et que vous en êtes à 580 K$ avec trois mois à faire, vous savez qu’il faut passer à la vitesse supérieure. Nous travaillons mieux quand des indicateurs solides appuient nos décisions et nos choix de projet.

L’amélioration continue

Imaginons que vous n’atteignez pas l’objectif de revenu récurrent que vous vous étiez fixé. Ce n’est pas grave. Vous n’avez pas « réussi » au sens traditionnel par rapport aux objectifs de votre projet cette fois-ci, mais vous pouvez tirer parti des leçons apprises, changer de cap et vous améliorer au cours de l’année qui vient. En mesurant la réussite d’un projet, vous mesurez aussi son échec, qu’il est tout aussi important d’étudier. L’échec n’est pas une fin en soi.

La réussite d’un projet se répercute sur les autres niveaux

Votre définition de la réussite d’un projet pour votre équipe rejoint probablement l’idée que s’en font vos gestionnaires, la direction et même les autres équipes avec lesquelles vous collaborez souvent. En définissant la réussite d’un projet pour votre équipe, vous aidez les autres équipes à mieux comprendre comment elles travailleront avec vous, comment collaborer et comment elles définiront à leur tour la réussite de leurs projets.

Comment mesurer la réussite d’un projet

Maintenant que nous avons une compréhension de base de la définition de la réussite d’un projet et de l’importance de la définir, voyons comment la mesurer concrètement. Comme nous l’avons dit, la réussite d’un projet se définit techniquement comme le résultat d’un projet terminé « dans les délais, dans les limites du budget et conformément aux spécifications ». Mais comment mesurer concrètement cette réussite? Voici quelques façons de le faire.

Réalisations et spécifications

Dès la fin d’un projet, il est utile de comparer ce que vous avez accompli, en matière d’objectifs, aux spécifications que vous vous étiez fixées. C’est peut-être la façon la plus évidente de mesurer la réussite d’un projet. Les principaux objectifs et buts du projet ont-ils été atteints? Avez-vous constaté en cours de route que certaines spécifications n’étaient pas pertinentes? Il est essentiel de comparer l’état de vos objectifs à la fin du projet avec celui du début. Pour savoir ce que vous avez accompli durant un projet, vous pouvez toujours refaire le parcours dans vos courriels et dresser la liste de tous les éléments du projet. Si vous utilisez un outil de gestion de projets, il vous suffit d’ouvrir la page d’accueil du projet pour voir toutes les tâches terminées. Idéalement, chaque tâche est divisée en projets plus petits, ce qui vous permet de voir précisément où vous avez accompli le plus de travail ou où vous avez pu manquer la cible.

Satisfaction de la clientèle ou du client

Si vous travaillez sur un projet pour un client précis, une autre façon de mesurer la réussite consiste à analyser sa réaction à la livraison. Quels commentaires a-t-il à partager? En général, on peut recueillir la satisfaction du client de façon informelle, lors d’un appel, par courriel ou au moyen d’un formulaire de sondage. Si vous voulez mesurer avec précision l’évolution de la satisfaction entre le début et la fin d’un projet, veillez à sonder aussi le client avant le début du projet. La satisfaction de la clientèle, de son côté, est un bon moyen de mesurer la réussite d’un projet qui touche l’expérience client. Par exemple, quand nous créons une nouvelle fonctionnalité chez Hive, un excellent baromètre de la réussite est le nombre de messages que nous recevons à son sujet, ou la hausse moyenne de notre NPS (indice de recommandation net) après son lancement. L’indicateur NPS est un indicateur clé de la fidélité et de la satisfaction de la clientèle : il mesure la probabilité que des clients recommandent votre produit ou service à d’autres personnes. Les clients sont généralement très honnêtes au sujet de leur expérience, car ils voient les commentaires comme un moyen d’améliorer constamment le produit. Écoutez-les!

Temps total consacré au projet

L’une des ressources les plus précieuses durant la vie d’un projet est le temps de vos coéquipiers. Mesurer avec précision le temps consacré au projet, et idéalement le comparer au temps consacré à des projets semblables antérieurs, est un excellent moyen de mesurer la réussite d’un projet. Le temps, c’est de l’argent. Il y a plusieurs façons de suivre le temps : si vous utilisez une solution de gestion de projets comme Hive, vous disposez d’un excellent système de suivi du temps, ainsi que de feuilles de temps directement dans l’outil. C’est idéal pour les grandes équipes qui veulent suivre le temps passé sur les projets ou les tâches. Hive est une option robuste, mais vous pouvez aussi choisir un outil plus léger comme Toggl, axé principalement sur le suivi du temps. Peu importe l’outil que vous choisirez, il est recommandé de découper le temps consacré en périodes plus courtes afin de mieux comprendre où il passe. Par exemple, combien de temps avez-vous consacré à la planification du projet par rapport à l’exécution? Comment cela se compare-t-il aux projets précédents?

Évolution interne et satisfaction à l’égard du projet

Si le projet sur lequel vous travaillez est plutôt une initiative interne, une excellente façon d’en mesurer la réussite est de tenir compte de l’évolution et de la satisfaction des employés. Si vous êtes gestionnaire, vous voulez idéalement confier à vos coéquipiers des projets qui les stimulent et les intéressent à la fois.  À la fin d’un projet, vous pouvez sonder les membres de l’équipe sur leur épanouissement : ont-ils aimé travailler sur ce projet? Ont-ils eu le sentiment de progresser vers des initiatives plus vastes qui comptaient pour eux? Ont-ils acquis de nouvelles compétences? Garder les employés enthousiastes et mobilisés est excellent pour la santé globale d’une organisation; c’est donc un indicateur de réussite de projet à considérer.

Mesurer la réussite d’un projet avec Hive

Définir des indicateurs de réussite réalistes est la meilleure façon d’évaluer vraiment la performance globale de votre équipe, et un outil de gestion de projets peut vous aider dans cette tâche importante. Hive Goals vous permet de le faire de façon efficace, automatisée et précise. Il vous suffit de fixer vos objectifs et de décider comment vous voulez les mesurer. Vous pouvez suivre votre progression selon :

• les actions terminées;

• l’état des sous-objectifs;

• des valeurs numériques.

Si vous voulez connaître le temps total consacré à un projet, utilisez le suivi du temps de Hive. Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer le temps que prend une tâche. Hive vous laisse choisir entre un suivi automatique ou manuel du temps par action. Activez le minuteur dans votre carte d’action pour qu’il suive le temps à votre place, ou ajoutez-le à la fin de la journée, de la semaine ou du mois. Avec Hive Goals, vous pouvez aussi :

• créer un, dix, vingt objectifs ou plus pour votre équipe, afin que chacun comprenne à quoi il contribue;

• centraliser et automatiser le suivi et la production de rapports sur vos objectifs;

• importer dans Hive des données d’autres systèmes pour simplifier les opérations et les rapports;

• partager votre ou vos objectifs, les attribuer aux coéquipiers concernés, suivre l’activité et vous donner une échéance;

• comprendre où en sont votre équipe et votre organisation par rapport à un objectif ou à un ensemble d’objectifs;

• repérer facilement les éléments « sur la bonne voie » grâce à des codes de couleur;

• exporter facilement toute l’information pertinente au moment de faire le point sur la progression, les réalisations et les accomplissements.

Hive Goals peut vous aider à accomplir bien davantage pour la réussite de votre entreprise. Envie de commencer? Démarrez dès aujourd’hui votre essai gratuit de Hive Goals!

En somme, mesurer la réussite d’un projet n’a rien d’un processus simple. Quand vous voulez mesurer la réussite à la fin d’un projet, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs, surtout du temps investi et de l’atteinte des grandes étapes que vous vous étiez fixées. Mais n’oubliez pas que la réussite d’un projet ne repose pas toujours sur des indicateurs : elle peut être plus floue lorsqu’il s’agit de la satisfaction globale, à l’interne comme à l’externe.