Le guide pour animer des réunions entre fuseaux horaires

Les équipes mondiales sont un pilier de l’avenir du travail : selon le rapport de la SHRM, réalisé avec Globalization Partners, le tiers des entreprises sondées ont des équipes réparties dans plusieurs pays. Le rapport indique que les équipes mondiales collaborent davantage et demandent moins d’entretien que les équipes locales. Elles font toutefois face à un défi que les équipes locales ne connaissent pas : tenir des réunions entre fuseaux horaires.

Parmi les services qui travaillent le plus souvent avec des équipes mondiales, les ressources humaines et les ventes arrivent en tête, à 63 % et 62 % respectivement, suivis des TI et des opérations (57 %) et du marketing (41 %). Parmi les personnes sondées, 86 % des équipes mondiales se réunissent au moins une fois par semaine, et elles sont 12 % moins susceptibles de signaler des problèmes avec leurs collègues. Pourtant, les équipes internationales citent la gestion des réunions entre fuseaux horaires parmi leurs plus grandes difficultés.

Se réunir entre fuseaux horaires peut donner des maux de tête. Si vous travaillez avec une équipe mondiale, les courriels et les plateformes de messagerie peuvent vous sembler plus simples qu’une rencontre en visioconférence. Beaucoup d’équipes misent sur la communication asynchrone, et d’après la SHRM, la plupart des équipes mondiales transmettent l’information par courriel. Or, une vraie relation humaine est au cœur de la cohésion de toute équipe. Pour donner le meilleur de vous-même et éviter le travail en vase clos, vous devez communiquer avec votre équipe autrement que par écrit.

Les équipes américaines utilisent la « règle du début d’après-midi »

Pour bien gérer les réunions entre fuseaux horaires, commencez par une seule chose : la règle du début d’après-midi. Elle est particulièrement utile aux équipes américaines, car elle convient bien aux quatre fuseaux horaires du pays : l’Est (EST), le Centre (CST), les Rocheuses (MST) et le Pacifique (PST).

La règle est simple : planifiez vos réunions en début d’après-midi, vers 13 h ou 14 h, heure de l’Est. Pour la côte ouest, il est alors 10 h ou 11 h au plus tôt, heure du Pacifique. À ce moment-là, vos collègues de la côte ouest sont réveillés et prêts pour la journée, ceux du centre se préparent à dîner ou viennent de terminer leur repas, et votre équipe de la côte est est pleine d’énergie pour l’après-midi. Avec une réunion en début d’après-midi, personne ne doit se lever trop tôt ni veiller trop tard, même en travaillant avec des collègues de l’autre côté du pays.

Vous pouvez aussi appliquer cette règle avec des équipes d’Amérique du Sud, car beaucoup de pays y partagent des fuseaux horaires semblables à ceux des États-Unis. Certains pays, comme le Guatemala, le Honduras, le Salvador, le Mexique et le Nicaragua, suivent l’heure du Centre (CST), tandis que Cuba, Haïti, la Colombie, l’Équateur, le Panama et le Pérou, entre autres, suivent l’heure de l’Est (EST). Le Venezuela et certaines régions du Brésil sont aussi à l’heure de l’Est.

Rencontrez-vous à mi-chemin

Planifier des réunions entre fuseaux horaires demande de la souplesse et de la communication, surtout si votre entreprise américaine travaille avec des équipes en Europe. Sur la côte est, la plupart des grandes villes européennes ont de cinq à sept heures d’avance et suivent l’heure moyenne de Greenwich (GMT). C’est un peu plus délicat qu’avec un écart de deux heures, car les gens de la côte est doivent la plupart du temps réserver leurs matinées aux réunions avec leurs collègues européens. Si vous voulez rencontrer des collègues en Afrique, rappelez-vous qu’ils suivent aussi l’heure GMT, tout comme certaines parties du Moyen-Orient, comme l’Arabie saoudite, la Turquie, le Yémen et l’Iran.

Sur la côte ouest, la marge est encore plus mince : le décalage avec des villes comme Londres, Paris, Berlin ou Prague est de huit à dix heures. Si vous bloquez de 8 h à 10 h, vos collègues européens se connectent de 16 h à 18 h. Malheureusement, il reste peu de latitude, à moins de vouloir se réunir en dehors des heures de bureau habituelles.

Alternez matins et soirs

Si votre équipe internationale est répartie entre les États-Unis, l’Europe, l’Asie et l’Australie, les choses se compliquent encore. Sur la côte est, il peut être difficile de se réunir avec des pays qui ont de huit à douze heures de décalage, comme Shanghai, Pékin, New Delhi, Tokyo ou Sydney.

Il n’y a malheureusement aucun moyen de contourner le problème : vous devrez vous lever très tôt ou rester tard au travail pour ces réunions, et vos coéquipiers feront sans doute de même. À moins d’être un lève-tôt convaincu et que votre collègue soit déjà un oiseau de nuit, essayez d’alterner les horaires pour que ce soit équitable (par exemple, vous vous levez tôt pour une réunion et vous restez tard pour une autre).

Organisez votre horaire autour des réunions mondiales

Si votre équipe mondiale doit échanger un certain nombre de fois par semaine, en direct ou en différé, sortez des sentiers battus pour résoudre vos problèmes de fuseaux horaires.

Si vous prévoyez des réunions fréquentes avec un énorme décalage horaire entre les membres de l’équipe, profitez-en pour travailler de façon flexible. Parlez à votre gestionnaire ou à votre équipe pour travailler en mode asynchrone ce jour-là, aux heures qui conviennent le mieux selon la réunion. Vous pouvez aussi prévoir un ou deux jours par semaine où toute l’équipe est en ligne pendant la même période de trois heures, puis consacrer le reste de la journée au travail individuel, qui n’exige pas beaucoup de communication en temps réel.

Les outils font toute la différence

Enfin, vous n’avez pas à tout faire seul pour vous réunir entre fuseaux horaires : de nombreux sites et applications peuvent vous guider dans la planification. Un horaire Calendly s’ajuste automatiquement au fuseau horaire indiqué par la personne invitée. Microsoft Teams ajuste aussi les fuseaux horaires lorsque vous envoyez une invitation à un participant. Pour faire les calculs vous-même, il existe aussi plusieurs ressources gratuites en ligne, comme World Meeting Planner ou World Time Buddy. Les équipes mondiales sont la marque de toute entreprise internationale qui fonctionne bien. Elles offrent d’excellentes occasions de collaborer et d’en apprendre sur la culture, l’inclusion et la communication. Sur le plan logistique, par contre, elles demandent un peu d’efforts, et planifier une réunion entre fuseaux horaires peut se compliquer. Heureusement, une fois ces obstacles surmontés et un flux de travail avantageux pour tous établi dans votre équipe mondiale, le résultat est presque toujours une synergie plus fluide qui profite à la productivité de chacun.