Prendre des décisions en équipe : appliquer les règles de procédure de Robert aux réunions de travail

C’est officiel. Les réunions sont maintenant la partie de la journée de travail que la plupart des gens aiment le moins. Pourtant, elles sont souvent essentielles en milieu de travail. Qu’elles se tiennent en personne, au téléphone ou par appel vidéo, elles peuvent aider une équipe à se rallier autour d’une mission commune, d’une campagne ou d’une mise à jour de l’entreprise. Choisir quand, où et comment tenir des réunions semble demander des compétences particulières, et les dernières années ont jeté une lumière crue sur la question de leur nécessité. Pour déterminer l’efficacité ou l’importance d’une réunion, il est essentiel d’avoir une stratégie. C’est là qu’entrent en scène les règles de procédure de Robert (Robert’s Rules of Order). Selon RobertsRules.com, « Robert’s Rules of Order est le principal guide de procédure parlementaire en Amérique. Il est utilisé par plus d’associations professionnelles, d’organisations fraternelles et d’administrations locales que toute autre référence. » Publiées pour la première fois en 1876, ces règles portent le nom du colonel Henry Martyn Robert, ingénieur militaire de l’armée des États-Unis. Il en a rédigé la première ébauche après qu’on lui eut demandé de diriger une réunion dans son église. Disons simplement que la réunion ne s’est pas bien déroulée. C’est de la confusion et du désordre que sont nées ces règles. (Après coup, on voit toujours plus clair, après tout.)

Homme structuré, avec une formation en processus, il a créé une liste de principes pour tenir des réunions publiques. Ces règles aident les groupes à traverser le processus décisionnel de façon unifiée. Les règles de procédure de Robert permettent à chacun de faire entendre son opinion et sa voix. Elles créent une dynamique qui satisfait la majorité et permet de faire avancer à peu près n’importe quel dossier. Ces règles ont été adoptées par de nombreuses organisations formelles et sont utilisées par des conseils d’administration partout dans le monde.

Alors, comment ces règles en apparence rigides peuvent-elles s’appliquer à votre réunion d’équipe habituelle? Comment créer un environnement qui les respecte, dans le contexte de travail hybride que nous traversons actuellement?

Présentez une proposition

Peu importe l’ampleur du sujet, la réunion que vous tenez a une raison d’être. Réfléchissez à la ou aux raisons de votre proposition. Les propositions sont des énoncés ou des enjeux soumis à la discussion du groupe. Elles présentent le sujet à débattre, et la plupart des réunions modernes en comportent, même si elles sont moins formelles que dans un contexte de débat. Par exemple, si vous travaillez en marketing, vous vous réunissez peut-être pour décider laquelle de trois propositions à des clients sera retenue en premier dans votre prochaine campagne. Chacune des trois propositions serait considérée comme une proposition distincte.

Pour que l’équipe reste centrée sur le sujet et productive, la majorité des points soulevés pendant la réunion devraient entrer dans l’une des catégories de propositions suivantes.

Proposition principale

Les propositions principales présentent un nouveau point à l’équipe ou à l’auditoire.

Proposition subsidiaire

Les propositions subsidiaires sont présentées pour modifier ou influencer la façon de traiter la proposition principale. Si vous présentez une proposition subsidiaire – ou une règle contextuelle propre à votre réunion – vous voudrez la mettre aux voix avant la proposition principale. En termes simples, c’est comme l’entrée avant le plat principal.

Proposition privilégiée

Une proposition privilégiée est une question importante sans lien avec les affaires en cours. On peut la soulever, mais avec tact. On la traite souvent après le sujet principal de la réunion.

Proposition incidente

Si vous hésitez sur la façon d’aborder la prise de décision lors d’une réunion donnée, vous pouvez présenter une proposition incidente. Elle aide le groupe à clarifier les questions qui pourraient surgir sur le processus décisionnel, et elle devrait être examinée avant la discussion du sujet principal. (Posez vos questions tôt et souvent!)

Proposition de mise sur la table

Si les tensions sont vives ou si la personne qui dirige la réunion juge qu’il n’est pas nécessaire que tout le monde soit à l’appel ou au bureau, une proposition de mise sur la table peut être présentée. Cela met fin à la proposition initiale, et vous n’aurez pas besoin de reporter la réunion.

Proposition d’ajournement

Si le groupe n’arrive pas à s’entendre, s’il y a des désaccords entre les parties ou si le temps alloué à la réunion est écoulé, toute personne qui participe à la réunion peut proposer de mettre la décision sur la table. En pratique, cela retarde la réunion et donne à l’équipe plus de temps pour examiner le processus.

En milieu de travail, il est important de tenir compte du temps que la décision peut exiger si vous présentez une proposition d’ajournement. Pensez à de nouvelles dates et heures pour reporter la réunion pendant que l’équipe est encore réunie, car vous voulez vous assurer que l’équipe respecte les échéances qu’elle a envers l’entreprise ou vos clients!

Informez l’équipe

La personne qui a convoqué la réunion en sait souvent plus sur le sujet que les autres participants. Si aucun document écrit ni exemple n’est disponible avant le début de la réunion, le leader ou les leaders concernés (p. ex. le chef du service qui prend la décision, les membres de l’équipe qui mènent la campagne, le chef de la direction, etc.) voudront expliquer ce que la proposition ou l’enjeu signifie pour l’entreprise et comment il touchera les membres de l’équipe par la suite. Il est très important de donner du contexte sur l’enjeu afin que tout le monde aborde le processus décisionnel avec les connaissances nécessaires pour avancer.

Dirigez la réunion

Il y a six façons de faire avancer le processus décisionnel une fois la réunion ouverte. (Dans un appel Zoom, le temps commence souvent par ces mots préenregistrés : « Cette réunion est enregistrée. ») Le processus devrait être assez simple et peut tout à fait s’utiliser dans un cadre décontracté ou plus formel.

Proposition

Une personne présente à la réunion lève la main ou signale qu’elle souhaite s’adresser à la présidence ou à la personne qui dirige la réunion.

Appui

Un deuxième membre appuie la proposition et fait part de ses réflexions à l’équipe. Au cinéma et à la télévision, vous entendrez littéralement la personne qui appuie dire : « J’appuie la proposition » ou « J’appuie. »

Reformulation de la proposition

Pour que tout le monde comprenne bien le sujet en cause, la personne qui dirige la réunion reformule la proposition.

Débat

Les personnes présentes peuvent exprimer leurs idées et leurs préoccupations, en débattant essentiellement du sujet initial.

Vote

La personne qui dirige la réunion reformule encore une fois la proposition en clarifiant les questions ou les réflexions en suspens. Elle demande d’abord les votes en faveur et les compte. Ensuite, elle demande les votes contre.

Annonce du vote

Les personnes qui ont convoqué la réunion annoncent officiellement les résultats, et les prochaines étapes sont attribuées. Souvent — et surtout dans le milieu de travail moderne — les prochaines étapes sont communiquées lors de réunions individuelles ou d’équipe après la décision, ou même envoyées par courriel ou par un système de GRC sous forme de tâches pour les membres de l’équipe.

Oui, les règles de procédure de Robert sont plutôt désuètes - elles ont littéralement été rédigées au XIXe siècle — mais elles peuvent être très utiles dans de nombreuses situations. Envisagez d’utiliser une partie de cette structure et de prendre des notes sur le résultat la prochaine fois que vous aurez une décision à prendre, surtout dans un cadre professionnel. Cela fera sans aucun doute des merveilles pour le moral et favorisera un plus haut niveau de respect au bureau.