Comment améliorer la collaboration d’équipe grâce à la vidéo

Cet article est rédigé par CloudApp, une application d’entreprise pour les enregistrements d’écran, les captures d’écran et la création de GIF. Le milieu de travail moderne change rapidement, et nous nous éloignons de plus en plus du bureau principal, ce qui réduit les occasions de collaborer et de profiter de la compagnie des collègues. Les technologies infonuagiques, les avantages liés au travail flexible et les préoccupations de santé persistantes exposent tous les secteurs à des bouleversements importants. Garder votre équipe sur la même longueur d’onde et unie dans le travail sera un défi pour bien des gestionnaires. Heureusement, il existe un outil rassembleur qui a déjà fait ses preuves pour favoriser la concentration et la communication : la collaboration par vidéo. Pour en tirer le plein potentiel, afin de respecter les échéances, de faire collaborer les équipes et de garder tout le monde de bonne humeur, il faut la voir autrement que comme un webinaire de 90 minutes avec un seul conférencier. Nous avons donc préparé ce survol du rôle de la vidéo, de ses avantages et des premiers pas à faire.

Clarifier la collaboration

Les mauvaises réunions sont les pires, et elles peuvent nuire au travail d’équipe. Les gens peuvent s’ennuyer et se désintéresser, et une réunion mal menée peut même créer de l’hostilité lorsqu’elle cherche des coupables au lieu de résoudre des problèmes. Nous voyons la vidéo comme un moyen efficace de contrer ce risque. Plus de la moitié de la main-d’œuvre américaine actuelle affirme qu’elle collaborerait davantage et serait plus productive en équipe si elle disposait d’outils visuels. La vidéo rend donc les gens plus ouverts au travail en commun. Elle montre aussi clairement comment les équipes peuvent collaborer et communiquer. Une réunion ou une séance vidéo indique non seulement qui parle, mais permet aussi à votre équipe de partager des documents et d’autres renseignements sans interruption. Il devient très facile de partager un ordre du jour et une liste de tâches et d’objectifs, puis d’amener les gens à en discuter et à échanger les ressources s’y rapportant. Hive Notes est une excellente option pour cela aussi : vous pouvez attribuer des actions et des prochaines étapes à partir d’une note dans Hive. La vidéo nous incite à porter attention et à travailler ensemble, et elle va bien au-delà de la simple responsabilisation.

Encourager tout le monde à participer à la collaboration par vidéo

Remplacer les réunions téléphoniques par des appels vidéo a un avantage formidable : vous voyez qui participe, au lieu d’essayer de vous rappeler qui a pu se joindre à l’appel et qui n’a pas pu. La vidéo peut sembler un outil de surveillance, mais c’est en fait un outil de participation plus intelligent. Vous pouvez noter qui s’est exprimé sur un sujet, repérer les équipes et créer des occasions de discussions approfondies. Si certains membres de l’équipe hésitent à prendre la parole, la vidéo rappelle aux leaders de leur réserver du temps. Vous pourriez aussi remarquer une expression qui signifie : « J’ai une idée… Ceci fonctionnerait peut-être mieux… Puis-je poser une question? »  De plus, des outils de collaboration vidéo comme Vocal Video permettent de créer de puissantes vidéos de témoignages. C’est particulièrement utile en équipe lorsqu’un membre a résolu un problème ou atteint une étape importante. Partager cette réussite avec le reste de l’équipe sous forme de vidéo favorise la collaboration, motive les autres et leur fait découvrir des façons de résoudre les problèmes. Au moins 70 % de notre communication est non verbale. Sans vidéo, vous manquez donc beaucoup de choses pendant un appel. Donnez aux leaders les bons outils pour bâtir un environnement plus collaboratif et pour faire participer les personnes timides, réticentes ou effacées.

Enseigner la collaboration par clavardage vidéo

Tout leader sait que les objectifs s’atteignent grâce au travail d’équipe. Nous pouvons le dire à notre personnel, mais la différence se fait quand nous leur apprenons à travailler ensemble. La collaboration a besoin d’une force directrice, et c’est d’autant plus important que bien des entreprises adoptent pour la première fois des équipes et des travailleurs à distance. Vous devez donc démontrer précisément comment vous voulez que votre équipe collabore. Expliquez-lui non seulement le fonctionnement (par exemple, comment ouvrir Zoom, écrire un message direct dans Slack ou utiliser les commentaires dans Hive), mais aussi pourquoi c’est essentiel. Le travail d’équipe et la collaboration doivent faire partie de votre culture d’entreprise; si ce n’est pas déjà le cas, cela commence aujourd’hui. Parlez des objectifs et des valeurs de votre entreprise, et de la raison pour laquelle ils exigent du travail d’équipe. La collaboration améliore votre capacité à accomplir le travail, mais elle répartit aussi la charge et garantit que quelqu’un sera prêt à vous aider quand vous en aurez besoin. Le rôle de la collaboration par vidéo dans tout cela est de garder la communication et le travail d’équipe personnels. Quand on se voit en demandant de l’aide, on fait preuve de plus d’empathie et on est plus enclin à aider. La vidéo, les GIF et les autres éléments visuels peuvent aussi faciliter la compréhension des besoins.  Pensez au service des TI. Un courriel décrivant un problème et accompagné d’un enregistrement d’écran de ce qui se passe peut franchir d’emblée les barrières de langage, puisque les professionnels des TI et les gens des autres services n’emploient pas toujours les mêmes termes pour parler des tâches ou des technologies. Quand nous partageons une technologie ou un besoin, la vidéo peut devenir un langage universel. À moins d’utiliser d’excellents modèles de courriels d’accueil pour logiciels SaaS et de fournir des détails approfondis par écrit, le clavardage vidéo peut être la meilleure solution. Le moment d’enseignement consiste à montrer à votre équipe comment utiliser la vidéo pour faire une capture d’écran, créer un GIF ou simplement partager son écran pendant une réunion pour clarifier un point. Passez en revue vos flux de travail pour trouver d’autres occasions, dont certaines peuvent être facilitées par la vidéo :

• Lors de la création d’un blogue ou de matériel de marketing, les concepteurs et les rédacteurs peuvent collaborer tôt pour accélérer la production du contenu. Inviter les ventes à un appel vidéo quand tout est prêt pour la production permet de montrer le contenu en cours de création et de trouver des façons de l’utiliser, ou d’utiliser des éléments connexes, pour renforcer les campagnes.

• Les réunions en vidéo aident les gens à rester engagés et à porter attention. C’est aussi un moyen efficace de renforcer ce qui est important : si tout le monde a l’air de s’ennuyer ou veut fermer sa caméra, cela aurait peut-être pu être un courriel.

• Les appels vidéo et conférences de formation de groupe avec partage d’écran peuvent clarifier des points et permettre à chacun de poser des questions sur un processus. Les gens peuvent aussi échanger des trucs et astuces, ce qui améliore la façon dont tout le monde utilise vos technologies.

• Améliorez la collaboration et le travail en remerciant votre équipe. Vous voulez que ce soit spécial? Prenez le temps d’enregistrer le message et de le partager sur le canal Hive. C’est un remerciement public, mais aussi personnel, qui montre que vous avez pris le temps de le créer rien que pour eux.

Collaboration = plaisir 

Passons maintenant aux choses amusantes. La vidéo est très stimulante et peut être beaucoup de plaisir. C’est vrai pour la diffusion en direct et pour la vidéo enregistrée, de même que pour des éléments connexes comme les images animées et les GIF. Elle peut aider votre équipe à jouer et à partager. S’amuser ensemble améliore la collaboration, rend les équipes plus créatives, favorise les interactions positives et rend tout votre personnel plus productif. Que faire avec la vidéo? Heureusement, les possibilités sont nombreuses :

• Des appels vidéo et des conférences où vous faites des jeux et des exercices de consolidation d’équipe. Faites les fous ensemble, organisez une chasse au trésor visuelle ou un « Je vois », et bien plus encore.

• Partagez des vidéos YouTube (appropriées) que vous aimez sur les canaux Hive ou Slack de l’entreprise réservés aux sujets non liés au travail.

• Créez une vidéo pour expliquer votre produit, mais réfléchissez à la façon d’y intégrer ce que vous aimez et utilisez des modèles After Effects pour amplifier l’impact de vos vidéos. Voici une entreprise de logistique qui utilise Game of Thrones pour expliquer son service.

• Faites un GIF amusant de votre façon différente de faire les choses en télétravail, que ce soit préparer le café, faire des copies ou laisser le chat vous remplacer pour demander où en sont vos rapports TPS.

• Invitez chacun à envoyer une photo de son espace de travail ou une vue de celui-ci, et créez un collage animé.

Jouez au travail. Quand vous enthousiasmez tout le monde au sujet de leur emploi et de leurs projets, vous obtenez généralement de meilleurs résultats et plus de livrables à temps. De plus, cela encourage le partage et la collaboration, car il est facile de s’assurer que tout le monde est inclus.

La nouvelle collaboration s’ajoute à l’existant

Une chose à retenir sur la collaboration, alors que le monde envisage davantage de télétravail : c’est une nouvelle façon de se connecter, surtout si vous y ajoutez le clavardage vidéo en direct. Inciter votre équipe à utiliser la vidéo pour collaborer doit être perçu comme un ajout, et non comme un remplacement des communications existantes. C’est particulièrement vrai pour les réunions. La nouvelle collaboration est une couche qui s’ajoute au travail en place. Vous pouvez donc ajouter un élément vidéo à votre réunion debout hebdomadaire pour encourager la participation et mieux présenter l’état des projets. Il faudra toutefois continuer d’encourager les gens à travailler ensemble, à créer des vidéos, à partager du contenu et à interagir davantage en dehors de ces réunions habituelles. La main-d’œuvre change, et la vidéo remplacera le saut au bureau d’un collègue dans bien des cas. Si c’est le cas pour votre entreprise et votre équipe, encouragez de nouvelles activités qui remplacent ou reproduisent ces interactions, au lieu d’essayer de les faire entrer de force dans les réunions existantes.

Donner aux gens les bons outils

Tout cela dépend de la disponibilité des bons outils vidéo. Il faut donc donner aux leaders et aux membres de l’équipe l’accès à un outil de vidéoconférence, que vous préfériez vous réunir dans Zoom, GoToMeeting ou autre chose. Assurez-vous ensuite que tout le monde peut capturer et enregistrer son écran. La plupart des systèmes offrent des outils intégrés pour cela, comme QuickTime sur Mac. Windows cache un peu plus le sien, avec un enregistreur d’écran dissimulé dans la barre de jeu Xbox, mais vous pouvez utiliser le raccourci clavier touche Windows + Alt + R pour lancer un enregistrement; une fenêtre contextuelle cliquable vous mènera à l’emplacement de stockage à la fin. Si vous prévoyez de partager ces enregistrements d’écran ou ces tutoriels sur YouTube, vous pouvez aussi utiliser un créateur de vidéos YouTube pour modifier et personnaliser n’importe quel fichier vidéo existant. Et grâce à un outil de téléchargement de vignettes YouTube, les employés peuvent enregistrer les vignettes lorsqu’elles contiennent des renseignements importants sur la réunion, comme des graphiques, des pages titres et plus encore.  Il existe aussi des outils comme CloudApp qui donnent à vous et à toute votre équipe accès à des outils de collaboration précis, à des créateurs de GIF et de vidéos, à des outils de collage, et qui s’intègrent aux logiciels de gestion de la relation client et à d’autres logiciels pour partager entre équipes ou avec les clients. Trouvez une solution qui facilite la capture, la création et le partage de vidéos et d’images, afin que votre équipe n’ait qu’un seul nouvel outil à apprendre. La collaboration par vidéo peut être une occasion extraordinaire pour votre équipe de s’engager, de s’amuser un peu et de travailler ensemble. Encourager ces interactions les aide non seulement à performer, mais les rend aussi plus susceptibles d’aimer travailler dans votre entreprise, ce que tout bon gestionnaire souhaite.