5 éléments à inclure dans chaque énoncé de travail

Les chefs de projet d’expérience savent que, pour le travail à accomplir, « définir la relation » est essentiel. Eh oui : tout comme des attentes claires peuvent profiter à votre vie amoureuse, elles comptent aussi au travail quand vous lancez un projet. C’est là qu’intervient l’énoncé de travail, un document qui vous épargnera bien des maux de tête plus tard.

« J’aimerais que plus d’équipes sachent que rédiger un énoncé de travail peut réduire la frustration et l’effort à long terme. Prendre le temps de comprendre les besoins du projet et la façon dont ses objectifs seront atteints permet aux équipes de poser des questions et de cerner les risques, ce qui précise le contexte du projet et renforce l’adhésion à la définition du succès », explique Allison Pollard, coach et consultante en organisation. « Quand les équipes participent à la rédaction de l’énoncé de travail, elles sont aussi plus aptes à ajuster leurs plans par la suite, au fil des problèmes et des changements. »

Qu’est-ce qu’un énoncé de travail et que contient-il?

Un énoncé de travail est une description détaillée d’un projet et du travail à effectuer pour le mener à bien, tel que convenu par toutes les parties prenantes concernées. Il comprend des renseignements comme les objectifs du projet, les échéanciers et les jalons, les livrables, les tâches individuelles et les résultats attendus. Autrement dit, il précise ce qui doit être fait, qui s’en charge, d’ici quand, et quels résultats attendre. Il définit le projet, attribue les responsabilités et met tout le monde sur la même longueur d’onde quant à l’exécution du travail, pour avancer avec clarté.

Facteurs importants à considérer dans un énoncé de travail

En plus des renseignements de base ci-dessus, il est essentiel d’intégrer deux facteurs clés à chaque énoncé de travail pour réussir, selon Allison Pollard :

« Pour assurer le succès, un énoncé de travail devrait inclure (1) une description des clients du projet et de la valeur du produit pour eux, et (2) des indicateurs qualitatifs et quantitatifs des résultats du projet », dit-elle.

• Description des clients du projet et de la valeur du produit pour eux

« La description des clients du projet et de la valeur du produit pour eux devrait mettre en évidence ce qui distingue le produit et le rend attrayant pour les clients. Elle comprend aussi des renseignements sur le produit et sur les mesures que l’équipe prendra pour le livrer aux clients », ajoute-t-elle.

Selon elle, cette définition précise les limites du travail pour l’équipe et pour toutes les personnes associées au projet.

• Indicateurs qualitatifs et quantitatifs des résultats du projet

Vous pensez peut-être que livrer le projet et suivre le plan suffit. Mais ce n’est pas synonyme de réussite. Pour cette raison, l’énoncé de travail doit absolument inclure des mesures qui définissent le succès. « Pour réaliser la vision de l’organisation, l’énoncé de travail devrait inclure les indicateurs d’un résultat de projet réussi. En décrivant ces indicateurs comme les intentions qualitatives et quantitatives de ce que signifie "terminé" pour l’ensemble du projet, on donne à l’équipe des filtres pour ses décisions futures, qui la maintiendront alignée sur la réussite », affirme Allison Pollard.

Erreurs courantes dans un énoncé de travail

Avant de rédiger votre énoncé de travail, soyez au courant des erreurs courantes qui peuvent faire trébucher vos ambitions en gestion de projets.

La première consiste à confier à une seule personne, qu’il s’agisse d’un responsable de produit ou de quelqu’un d’autre, la rédaction de l’énoncé de travail sous forme de liste de livrables proposés accompagnée d’un échéancier, puis à ne solliciter l’équipe qu’ensuite pour la révision et l’adhésion, selon Allison Pollard.

« Cela découle souvent de la croyance sous-jacente qu’il faut maximiser la productivité des équipes et éliminer les activités qui les éloignent du codage et des tests logiciels. Malheureusement, cela incite les équipes à se comporter en simples exécutantes », explique-t-elle.

« En négligeant la compréhension qu’a l’équipe des besoins du projet et en insistant trop sur les livrables, les entreprises seront frustrées par les retards de projet et auront du mal à gérer la portée et les priorités, parce que les équipes ne sont pas en mesure de faire par elles-mêmes ce qu’il faut ni de formuler des recommandations. »

Il faut aussi éviter l’erreur subtile de ne pas discuter de ce qui est exclu de l’énoncé de travail. Mary Beth Imbarrato, consultante en gestion de projets, en gestion du changement et en planification stratégique, affirme que discuter de ce qui est hors de la portée permet de s’assurer que tout le monde sait très clairement ce qui est « inclus » et ce qui est « exclu ».

Elle ajoute qu’un énoncé de travail devrait être figé dès le départ, dans la mesure du possible. « Beaucoup, beaucoup de projets échouent parce que la portée n’a jamais été figée et que les gens continuent d’y ajouter des éléments. Un projet, par définition, a une fin. En ajoutant sans cesse à la portée, vous obtenez un projet sans fin. » Et s’il dure indéfiniment, ce n’est plus un véritable projet : c’est un signe évident que votre énoncé de travail n’a pas atteint son objectif.

Liste de vérification de l’énoncé de travail

Mary Beth Imbarrato a partagé une liste de vérification utile à garder en tête pendant que vous mettez la dernière main à votre document. Si vous pouvez répondre avec confiance aux questions suivantes, vous avez entre les mains un énoncé de travail plutôt solide :

1. Quel problème essayons-nous de résoudre avec ce projet?

2. La portée reflète-t-elle ce qu’il faudra livrer pour résoudre ce problème?

3. La portée est-elle assez concrète pour être planifiée efficacement et livrée?

4. À quoi ressemble le succès une fois cette portée livrée?

5. Une fois cette portée définie livrée, le projet sera-t-il terminé?

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