Qu’est-ce que la gestion de projets?

La gestion de projets est une pratique ancienne. Elle existe depuis des milliers d’années et a évolué au fil du temps, au rythme des progrès technologiques. La définition technique de la gestion de projets est « comprendre et définir certains critères et objectifs, puis gérer l’application de processus, de compétences, de méthodes, de livrables, d’outils et de techniques pour atteindre ces objectifs avec des ressources limitées ».

En termes simples, la gestion de projets s’assure que votre projet va dans la bonne direction et que toutes les personnes concernées déploient assez d’efforts pour produire tous les livrables dans le respect du budget et des délais définis.

Histoire de la gestion de projets

Vous êtes-vous déjà demandé depuis combien de temps le concept de gestion de projets existe? La réponse courte et directe : depuis toujours. Oui, vous avez bien lu : la gestion de projets existe depuis aussi longtemps que l’être humain.

Prenez les grandes pyramides de Gizeh, les aqueducs de la Rome antique, la Grande Muraille de Chine ou encore le Panthéon. Tous étaient de vastes projets complexes qui faisaient intervenir de nombreuses personnes, chacune gérant un volet de leur réalisation. Ces projets gigantesques avaient une « gestion de projets », même si le terme est apparu bien plus tard, vers les années 1950.

Les origines de la gestion de projets

Contrairement au monde moderne, dans l’Antiquité, il n’y avait pas beaucoup de fondations et d’organisations pour partager et soutenir le processus de gestion de projets tel que nous le connaissons aujourd’hui.

Les archéologues n’ont toujours pas de certitude et débattent de la façon dont les pharaons ont bâti des structures aussi massives et gigantesques, mais une chose est sûre : il y avait une forme de gestion sous-jacente des différentes tâches en cause.

Des documents anciens témoignent de l’utilisation de la gestion de projets dans la construction des pyramides, chacun des quatre côtés ayant des gestionnaires responsables de l’achèvement de leur travail. Il en va de même pour la Grande Muraille de Chine, construite en 208 av. J.-C. : leur recours à la gestion de projets était très avancé pour l’époque. Il n’y avait sans doute pas de structure de répartition de la charge de travail, ni de littérature sur la gestion de projets ou de tâches, mais il y avait indéniablement un solide leadership et une solide gestion à l’œuvre.

Chronologie de la gestion de projets moderne

La gestion de projets moderne, telle que nous la connaissons aujourd’hui, est née au XXe siècle et a progressé à pas de géant. La liste ci-dessous présente brièvement l’histoire de la gestion de projets moderne.

• Henry Gantt (1861-199) est reconnu comme l’un des pères de la gestion de projets moderne, et c’est à lui que l’on doit le diagramme de Gantt, un diagramme de planification, en 1920. Le projet du barrage Hoover, en 1931, reposait sur ce diagramme.

• En 1956, l’AACE (American Association of Cost Engineers) a été fondée. Elle est l’une des principales sociétés internationales pour les spécialistes du contrôle de projets, les gestionnaires de projets, les planificateurs, les ingénieurs en coûts et les estimateurs de coûts. L’objectif premier de cette association est de planifier, d’échelonner et d’évaluer l’estimation des coûts des projets.

• En 1957, la CPM (méthode du chemin critique) a vu le jour. La société Dupont a inventé cette méthode, dont l’objectif premier était de prévoir la durée des projets.

• En 1958, la PERT (technique d’évaluation et de revue de programme) a été inventée, dans le but premier d’analyser et de comprendre les tâches nécessaires pour mener à bien le projet.

• En 1962, la WBS (structure de découpage du travail) a été créée par le DOD (le département de la Défense des États-Unis). Il s’agissait essentiellement d’une arborescence hiérarchique de tous les livrables nécessaires à l’achèvement du projet, et elle demeure l’un des outils de gestion de projets les plus utilisés.

• En 1965, l’IPMA (International Project Management Association), la première association internationale de gestion de projets, a été fondée. L’objectif premier de cette association est de promouvoir et de diriger le domaine professionnel de la gestion de projets.

• En 1960, le PMI (Project Management Institute) a été lancé comme organisme sans but lucratif. Le PMI propose le CAPM (Certified Associate in Project Management) et le PMP (Project Management Professional). Le travail le plus important de cet institut est son guide publié, le PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Ce guide est considéré comme l’un des outils les plus essentiels et les plus cruciaux de la gestion de projets dans le monde d’aujourd’hui.

• En 1984, le Dr Eliyahu Goldratt a présenté la TOC (théorie des contraintes) dans l’un de ses romans, « Le But ». La théorie des contraintes est une philosophie de gestion dont l’objectif premier est de cerner les contraintes auxquelles une organisation fait face et de les résoudre par une restructuration.

• En 1986, un modèle de développement agile pour les logiciels, appelé Scrum, un style de gestion de projets, a été présenté. Il a été annoncé dans un article de revue de gestion, « The New Product Development Game », publié à Harvard par Nonaka et Takeuchi, et il est encore utilisé pour les projets de développement logiciel.

• En 1989, l’EVM (gestion de la valeur acquise), une nouvelle technique de gestion de projets qui aide à repérer les écarts entre le travail prévu et le travail réalisé, est apparue.

• En 1989, une méthode d’environnement contrôlé appelée PRINCE a été mise au point par le gouvernement britannique et est devenue la norme pour tous les projets de systèmes d’information de l’État britannique. PRINCE a été révisée et améliorée pour devenir PRINCE2 en 1996.

• En 1997, la CCPM (gestion de projets par chaîne critique) a été inventée par Eliyahu, à partir de sa théorie des contraintes. Les principales caractéristiques de la CCPM sont de gérer les ressources et de déterminer les heures de début et de fin de plusieurs tâches.

Des évolutions ultérieures, comme le manifeste agile en 2001, le cadre de gestion du coût total en 2006, la 4e édition du PMBOK en 2008, la 5e édition du PMBOK en 2012, etc., ont apporté encore plus de valeur au processus de gestion de projets.

De nouvelles étapes, des outils en constante évolution et de nouvelles études continuent de voir le jour, et l’histoire moderne de la gestion de projets évolue sans cesse.

Le cycle de vie de la gestion de projets

Comme nous l’avons décrit plus tôt, la gestion de projets est un concept très vaste et complexe, et plusieurs éléments entrent en jeu en même temps. Une personne est toujours chargée de superviser toutes les tâches : le gestionnaire de projet. De nombreuses parties prenantes peuvent être concernées, et la planification se fait selon leurs attentes. Le gestionnaire de projet contrôle et suit l’équipe pour assurer l’exécution adéquate et dans les temps de chaque livrable, dans les limites du budget et des délais définis. De nos jours, avec les avancées et les progrès de la technologie, il est inévitable d’utiliser un logiciel de gestion de projets, comme Hive. Poursuivez votre lecture pour comprendre le cycle de vie complet de la gestion de projets.

1. Lancement du projet

La toute première étape de tout projet consiste à lancer l’idée et à rassembler une documentation complète sur l’objet de votre projet. Vous pouvez utiliser un modèle de charte de projet prêt à l’emploi, disponible sur Internet, pour gagner du temps et de l’argent. Il est toujours conseillé d’organiser une réunion détaillée avec toutes les parties prenantes, les membres de l’équipe et toutes les autres parties concernées pour définir les objectifs, l’échéancier et le budget. Vous pouvez ensuite passer aux étapes suivantes, énumérées ci-dessous.

2. Planification du projet

Le succès de chaque projet dépend de la qualité de la planification initiale. Vous devriez y consacrer tous vos efforts et tout votre temps pour vous assurer qu’à long terme, chaque étape est clairement indiquée dans votre plan de projet afin que le projet se déroule sans heurts. Suivez les étapes ci-dessous pour rendre votre planification de projet plus efficace et plus efficiente :

• Cerner le projet : comme nous l’avons décrit dans la section de départ, vous devez décomposer tous les éléments que vous voulez que votre projet livre et ce qu’ils impliquent. Par exemple, si votre but ultime est d’ouvrir un magasin, c’est très vaste et ouvert. Vous devez d’abord déterminer le type de magasin que vous voulez et les objectifs à long terme que vous souhaitez atteindre.

• Définir les objectifs et les buts : une fois que vous avez cerné votre projet en le précisant, vous devez établir de façon pragmatique les objectifs et les buts que vous voulez atteindre tout au long de votre projet. Les objectifs peuvent être, par exemple, « mettre en place un agent conversationnel de soutien à la clientèle en libre-service » pour votre outil SaaS, mais le but serait « améliorer le temps de réponse moyen aux demandes de soutien à la clientèle ».

• Déterminer les tâches nécessaires : en gardant à l’esprit les objectifs et les buts, vous pouvez ensuite commencer à établir les tâches nécessaires pour atteindre chaque objectif du projet. Il est important de ne pas descendre trop dans le détail au début de cette planification. Une bonne règle générale : pour chaque objectif à atteindre, les tâches nécessaires pour y arriver devraient être de 5 à 6, à un niveau plus général. Selon le degré de détail que le plan de projet doit avoir, vous pouvez ensuite diviser chacune de ces tâches en un ensemble plus détaillé de « sous-tâches ».

• Former une équipe : c’est une étape importante, car elle aide à déterminer les ressources nécessaires pour réaliser chaque volet du projet. Si une tâche n’a pas les ressources nécessaires, elle peut bloquer l’ensemble de votre projet ou un objectif essentiel à atteindre. Vous devrez non seulement cerner et former l’équipe élargie, mais aussi l’équipe de projet de base qui mènera le processus de gestion de projets.

• Créer un échéancier : selon la taille, la main-d’œuvre et le budget du projet, vous devez d’abord décider du temps qu’il faudra pour réaliser votre projet en estimant l’effort nécessaire à chaque tâche. Vous devrez présenter toutes vos tâches et cerner les dépendances entre elles pour vous en faire une idée claire.

• Rétroaction et ajustements : une fois votre plan initial terminé selon les étapes précédentes, partagez-le avec toutes les parties prenantes et tous les membres concernés du projet pour recueillir leur rétroaction. Vous devrez faire des ajustements en fonction de la rétroaction reçue, surtout en ce qui concerne les estimations d’effort pour chaque tâche.

3. Exécution du projet

Une fois votre projet planifié adéquatement, il est temps de lancer et d’exécuter ces plans. C’est la phase la plus importante du cycle de vie du projet, car elle produit les résultats et les livrables que vous transmettrez ensuite aux principales parties prenantes. Cela signifie aussi que c’est généralement la plus longue phase du processus. Les responsables de projet devraient se concentrer sur les objectifs suivants pendant la phase d’exécution :

• Gérer les personnes et les équipes. Pour exécuter un projet avec succès, les responsables de projet doivent bâtir une équipe très performante et s’assurer que tout le monde comprend les différents objectifs du projet. Ils peuvent favoriser l’harmonisation de la vision en tenant des réunions, des discussions et des suivis fréquents avec des personnes et des groupes de membres de l’équipe.

• Suivre le plan de projet. Pour exécuter le projet comme prévu, il est crucial de suivre le plan de projet, de se concentrer sur les indicateurs de performance déterminés et de mettre en place des mesures de contrôle de la qualité. Tous les projets connaissent des embûches imprévues pendant la phase d’exécution. Un gestionnaire de projet doit donc aussi être flexible, anticiper les défis et savoir quand le plan doit être ajusté.

• Communiquer l’information à toutes les parties concernées. Pour s’assurer que le projet répond aux attentes et se déroule bien, les gestionnaires de projet doivent communiquer tant à l’interne qu’à l’externe. Cela peut aller de la rétroaction aux membres de l’équipe interne à la présentation des résultats aux parties prenantes.

4. Performance et contrôle du projet

Une fois l’exécution lancée après la planification, il est très difficile de garder votre projet sur la bonne voie comme prévu. Planifier ne signifie pas nécessairement que le projet sera terminé à temps; il faudra revoir, examiner et suivre le projet. Voici quelques conseils pour suivre votre progression et votre performance :

• Revoir le projet : vérifiez régulièrement l’avancement du projet en définissant un intervalle de revue, et veillez à ne jamais manquer votre date de revue, afin de vous assurer que tout le monde dans votre équipe fait son travail. Une bonne façon d’y arriver est de tenir des réunions-minute hebdomadaires avec l’équipe de projet pour cerner les blocages ou les contraintes à régler.

• Communication : une communication constante et régulière avec l’équipe de projet est la clé pour mener le projet dans la bonne direction. De plus, il faut communiquer avec les ressources dépendantes et les parties prenantes.

• Flexibilité : soyez flexible avec votre équipe de projet et faites confiance à son expertise. De plus, la flexibilité devrait aussi être intégrée à votre planification de projet, avec suffisamment de jours de marge en cas de retards.

• Conseils et orientations : donnez toujours des orientations et des conseils à votre équipe, et veillez à lui fournir toutes les ressources nécessaires pour que le projet se déroule sans heurts.

• Gestion du temps : une gestion efficace du temps est cruciale pour que votre équipe atteigne ses jalons avec succès. Voici quelques conseils pour mieux gérer le temps et prioriser la charge de travail pendant un projet :

  • Déléguez des tâches : ne perdez pas votre temps à faire toutes les tâches vous-même. Vous pouvez toujours confier des tâches à de nouveaux membres compétents de l’équipe si vous êtes débordé.

  • Priorisez intelligemment toutes les tâches : placez toujours les tâches essentielles en tête de votre liste de priorités et ne les remettez jamais à plus tard. Partagez vos réflexions et vos idées avec l’équipe et recueillez ses commentaires pour prioriser vos tâches au besoin.

  • Calculez les tâches de demain : cette pratique vous aidera à anticiper tous les obstacles que vous pourriez rencontrer dans les temps à venir. Vous pouvez apporter à l’avance les changements nécessaires pour éviter les obstacles possibles. Avec un outil comme Hive, vous pouvez voir quelles tâches à faire sont prévues à quelle date, ce qui est très utile.

5. Clôture du projet

Une fois les phases d’exécution et de suivi terminées, il est temps de clore le projet. C’est sans doute la phase la plus importante du processus de gestion de projets, car elle consiste à régler tous les détails en suspens et à évaluer le succès global du projet.

• Évaluer le succès du projet. C’est le moment où les responsables de projet comparent les objectifs de la planification initiale et déterminent si le projet a été terminé à temps, est resté dans les limites du budget et a atteint les résultats visés. C’est aussi l’occasion de tirer des leçons des résultats du projet. Y a-t-il eu des échecs qu’on peut éviter à l’avenir? Des réussites que vous pouvez reproduire dans votre prochain projet?

• Clore les contrats. Après avoir établi que tout le travail a été réalisé conformément au plan et à la portée du projet, les responsables doivent mettre fin aux contrats et payer toutes les parties en conséquence. C’est crucial pour éviter de futures obligations découlant de paiements incomplets ou de contrats toujours ouverts.

• Remise du projet. Les responsables de projet créent généralement un dossier de remise à la fin du projet. Il s’agit du sommaire final du projet qui sera remis au client, et il est le plus souvent présenté sous forme de cartable, de chemise ou de document numérique. Comme il s’agit d’un document destiné au client, vous voudrez peut-être faire appel à des professionnels du design pour qu’il soit visuellement attrayant et conforme à vos deux marques.

Outils de gestion de projets

À l’ère moderne, la technologie aide à mener l’ensemble du processus de gestion de projets pour faciliter la vie et gagner en efficacité. Voici quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion de projets :

• Hive : Hive est un outil de gestion de projets complet et tout-en-un qui aide les équipes de toutes tailles à collaborer plus efficacement. Parmi ses principales fonctionnalités, on compte un système de clavardage natif, un courriel natif et plus de 1 000 intégrations avec les meilleures applications. Hive permet aussi de visualiser le travail dans des vues de projet flexibles, notamment les vues Gantt, Kanban, calendrier, portefeuille et tableau. Vous pouvez essayer Hive dès maintenant avec un essai gratuit de 14 jours ici.

• Trello : Trello est un excellent choix pour les petites équipes ou les personnes qui cherchent un outil de gestion de projets simple. Cet outil repose sur des tableaux Kanban, une méthodologie de gestion de projets qui utilise un tableau distinct pour chaque projet. Les cartes sont la base de Trello et peuvent être organisées en différentes phases sur le tableau.

• Asana : Asana est très convivial et peut servir à gérer des projets de toutes tailles. Des tâches et des sous-tâches peuvent être attribuées à des personnes ou à des équipes, qui peuvent toutes communiquer au sein de la plateforme pour garder les communications simples et organisées au même endroit.

• Basecamp : Basecamp est un outil complet qui permet de regrouper les tâches en projets, où les équipes peuvent communiquer et travailler ensemble. Avec des fonctionnalités comme les babillards de messages, les listes de choses à faire et la planification, cette plateforme vise à réunir tous vos outils au même endroit.

• Zoho Projects : ce logiciel de gestion des tâches aide les équipes à découper les projets en parties gérables. Un aspect unique de Zoho est sa fonctionnalité Blueprint, qui permet de cartographier l’ensemble de votre flux de travail et d’automatiser les tâches lorsque c’est possible. C’est idéal pour améliorer l’efficacité de votre équipe.

• Podio : Podio rassemble tous les aspects d’un travail sur une seule page, ce que reflète son slogan axé sur « le contenu, le contexte et la conversation ». L’outil s’intègre aussi à des applications, ce qui permet aux équipes de tout consulter au même endroit. Sa conception vise également à favoriser le partage et la reconnaissance entre pairs, ce qui contribue en fin de compte à bâtir de belles cultures d’équipe.

Techniques de gestion de projets

Maintenant que nous avons exploré quelques excellents outils de gestion de projets, passons en revue les différents styles de gestion de projets. Lorsqu’on examine les différents styles, il est utile de cerner les aspects du style qui vous convient, afin de pouvoir choisir le meilleur outil de gestion de projets pour vous.

1. Gestion de projets Scrum

La gestion de projets Scrum est un processus adaptable qui mise sur la transparence, la flexibilité et une communication planifiée régulièrement entre tous les membres de l’équipe. Dans Scrum, les personnes jouent divers rôles au sein de l’équipe pour guider le projet du début à la fin. Les sprints sont aussi un élément clé du flux de travail Scrum, car ils guident les membres de l’équipe à travers une courte période de travail intense pour atteindre un objectif précis. Parmi les excellents outils de gestion de projets Scrum, on compte Hive, Wrike et MeisterTask.

2. Gestion de projets en cascade

L’approche en cascade de la gestion de projets est plus rigide et méthodique dans la façon dont elle organise les étapes d’un projet du début à la fin. Elle utilise un modèle linéaire du temps pour diviser un projet en plusieurs parties, qui sont ensuite réalisées l’une après l’autre. Visuellement, ces étapes distinctes, du début à la fin d’un projet, peuvent être vues comme de l’eau qui ruisselle vers le bas : les phases s’enchaînent comme une cascade, de haut en bas. Les diagrammes de Gantt sont un élément clé de la méthode en cascade, et quelques outils qui peuvent vous aider à créer d’excellents diagrammes de Gantt sont Hive, Redbooth et ProjectManager.

3. Gestion de projets Lean

La gestion de projets Lean désigne un système où un projet est géré de manière à réduire au minimum le gaspillage à chaque étape ou tâche. Cela signifie que vous n’utilisez que la quantité exacte d’efforts, de ressources et de travail nécessaire pour accomplir quelque chose. C’est pourquoi le terme « lean » (« maigre », « allégé ») a été introduit : il crée une méthode plus allégée de gestion d’une équipe, d’un projet, de clients et d’autres activités internes de l’entreprise. Le Kanban est un élément clé du système de gestion de projets Lean, et parmi les outils qui offrent la vue Kanban, on compte Trello, Hive et MeisterTask.

Comment devenir gestionnaire de projet?

De nombreuses organisations, comme Hive, jouent un rôle essentiel dans l’amélioration des processus de gestion de projets. Si vous voulez devenir gestionnaire de projet, voici quelques points à considérer. D’abord, envisagez un cours de gestion de projets ou une certification. Cela vous aidera à perfectionner l’ensemble de vos compétences en gestion de projets. Un autre aspect important pour devenir gestionnaire de projet est de comprendre les outils que vous pourriez utiliser. Si le domaine vous intéresse, il est essentiel de tester un outil grâce à un essai gratuit de deux semaines pour comprendre comment ils fonctionnent tous. Si vous vous intéressez à un poste en gestion de projets, quelques grandes entreprises offrent des postes en gestion de projets très lucratifs, comme mentionné ci-dessous.

• Cisco

• Microsoft

• Southern California Edison

• Jacobs

• SAIC

• Ericsson

• Accenture

Nous espérons que cet article vous a appris quelque chose sur la gestion de projets. N’hésitez pas à laisser vos commentaires ou vos questions dans la section des commentaires ci-dessous.