Comment bien mener une réunion de planification de sprint

Que vous appliquiez la méthodologie Agile au quotidien ou que vous la découvriez à peine, elle comporte de nombreuses étapes, de nombreux termes et de nombreux rôles à comprendre. Il y a les scrum masters, les backlogs, les rétrospectives, les burndowns… on dirait que la méthode Agile a son propre langage. Pourtant, il y a une raison pour laquelle plus de 71 % des entreprises de développement logiciel ont adopté les principes Agile en 2020. Bien appliquée, la méthode Agile permet aux équipes de lancer de nouvelles fonctionnalités et de développer des logiciels plus vite que jamais. Heureusement, nous nous attaquons aujourd'hui à un seul aspect de l'approche Agile : les réunions de planification de sprint. Ces réunions sont l'une des 4 cérémonies de Scrum, une méthodologie précise qui s'inscrit dans l'approche Agile, plus vaste. Ces cérémonies Scrum, ou réunions, sont toutes des éléments essentiels du processus de développement Agile. Elles définissent le cadre qui aide les équipes à collaborer et à accomplir leur travail. 

Les 4 cérémonies Scrum sont les suivantes :

1. Planification du sprint 

2. Mêlée quotidienne (Daily Scrum)

3. Revue de sprint 

4. Rétrospective de sprint

Quand vous planifiez et tenez toutes ces réunions, y compris la planification de sprint,  veillez à ce qu'elles soient aussi efficaces et productives que possible. Les cérémonies ne doivent pas être des réunions pour le simple plaisir de se réunir. Quand les membres de l'équipe ont l'impression que leur calendrier déborde, ils risquent davantage de perdre de vue l'intérêt des principes Agile. C'est pourquoi nous vous donnons toute l'information et tous les outils dont vous avez besoin pour mener une réunion de planification de sprint de façon efficace 

D'abord, qu'est-ce qu'un sprint?

Pour parler des réunions de planification de sprint, il faut d'abord préciser leur sujet : le sprint. Alors, qu'est-ce qu'un sprint exactement, et pourquoi est-il important dans la méthode Agile? Les sprints sont des périodes fixes, ou cycles de développement, à l'intérieur du processus de développement global. Ils sont un élément central de l'approche Agile, qui privilégie des cycles de développement plus courts et des lancements de fonctionnalités plus fréquents. Ces cycles courts, ou sprints, permettent aux équipes de répondre rapidement aux demandes de fonctionnalités et de s'adapter aux besoins des clients. Un sprint dure généralement de 2 à 4 semaines, selon son ampleur et sa portée. 

Comment mener une réunion de planification de sprint

Pour faire simple, les réunions de planification de sprint réunissent les équipes pour planifier un sprint à venir et en fixer les objectifs. Ces réunions doivent être collaboratives et inclusives, et donner à tous les membres de l'équipe la possibilité de s'exprimer sur le travail à venir. Comme pour toute autre réunion, il existe des bonnes pratiques pour qu'elle se déroule bien et que le temps soit bien utilisé. Voici 4 bonnes pratiques pour mener une réunion de planification de sprint. 

1. Préparez la réunion. 

Avant même le début de la réunion, le Scrum Master et le responsable de produit Scrum (product owner) devraient se rencontrer pour discuter de quelques points. Il est important que toute l'équipe de développement participe aux décisions, mais cette préparation permet de garder l'équipe alignée sur les objectifs stratégiques plus larges et d'orienter la réunion.  Pour préparer la réunion, le Scrum Master et le responsable de produit devraient :

• Déterminer l'échéancier et l'objectif globaux du sprint.

• Évaluer la capacité de l'équipe.

• Appliquer les constats ou les leçons des sprints précédents. 

• Passer en revue le backlog du sprint en cours.

2. Créez un ordre du jour et suivez-le. 

Comme pour toute réunion, un ordre du jour est extrêmement utile pour établir les attentes et garder tout le monde concentré pendant une réunion de planification de sprint. Votre ordre du jour peut être aussi détaillé que vous le souhaitez, tant qu'il fournit un cadre pour ce dont on discutera. Il est important de le partager avec tous les participants avant le début de la réunion. Vous pouvez le faire par courriel, dans un Google Doc, ou même dans des diapositives PowerPoint. Mais pour faire passer vos notes de réunion au niveau supérieur, créez votre ordre du jour dans Hive. Une fois partagé avec toute votre équipe, il peut devenir votre centre de collaboration. Hive Notes permet aux équipes de : 

• Prendre des notes en temps réel dans un document partagé

• Créer des actions à partir du texte d'une note 

• Assigner des actions à des collègues, à des projets existants ou à de nouveaux projets 

Une fonctionnalité comme Hive Notes peut améliorer la productivité globale de vos réunions. Hive est le seul outil de gestion de projets qui permet de créer de nouvelles actions ou d'ajouter des actions existantes à des notes. C'est particulièrement utile pour les réunions de planification de sprint, puisque vous pouvez intégrer les éléments du backlog directement dans la note. Plus besoin de passer sans cesse d'une fenêtre ou d'un logiciel à l'autre. 

3. Le backlog du sprint. 

Pendant ces réunions, les membres de l'équipe examinent le backlog du sprint et choisissent les éléments à inclure dans le prochain sprint. Ce backlog comprend toutes les tâches nécessaires pour atteindre l'objectif stratégique, et il peut être mis à jour et modifié tout au long du projet. Si un élément n'est pas terminé pendant un sprint donné, il retourne dans le backlog. Si les équipes constatent que quelque chose d'autre est nécessaire à la réalisation du projet, de nouveaux éléments peuvent s'ajouter au backlog.  Les tâches du backlog se répartissent en 4 catégories :

1. Récits d'utilisateur : unités de développement qui décrivent une fonction du produit du point de vue de l'utilisateur.

2. Bogues : erreurs de code découvertes à l'usage ou lors des tests.

3. Refactorisation : restructuration du code existant pour améliorer son fonctionnement actuel.

4. Acquisition de connaissances : collecte de l'information nécessaire pour réaliser une tâche.

Une fois votre backlog examiné, vous devriez choisir un ensemble de tâches et les points d'effort qui leur sont associés pour le sprint. Ce sera une décision d'équipe, fondée sur l'objectif précis du sprint. Ces choix doivent garantir que le sprint est réalisable.  Estimez le temps requis.  Une fois tous les éléments du backlog examinés et une idée claire des tâches qui seront abordées pendant votre sprint, il est temps de considérer le temps et l'effort que chacune exige. Les équipes utilisent différentes mesures pour cela, mais le temps (nombre d'heures) et la taille (S/M/L) sont deux descripteurs courants.  Quand on parle de l'effort requis, il est important d'entendre le plus de points de vue possible. Un membre de l'équipe peut savoir quelque chose qu'un autre ignore, et des estimations de temps justes sont essentielles pour terminer le sprint à temps.  Si vous utilisez un logiciel de gestion de projets comme Hive, vous pouvez même assigner des estimations de temps à chaque tâche. Cela aidera les développeurs à gérer judicieusement leur temps et à reconnaître le moment où des ajustements s'imposent. Évaluez la capacité de l'équipe.  Une fois que vous savez combien de temps chaque élément du backlog prendra, déterminer la capacité globale de l'équipe vous aidera à trouver la meilleure combinaison d'éléments à inclure dans le sprint. La capacité de l'équipe se calcule habituellement en additionnant les heures disponibles de chaque membre pendant toute la durée du sprint.  Par exemple, imaginons que votre équipe compte 6 développeurs disponibles 8 heures par jour. Il y a 5 jours par semaine de travail, et votre sprint dure 3 semaines. Vous multiplieriez : 

(6 personnes) x (8 heures par jour) x (5 jours par semaine) x (3 semaines) = 720

Ce calcul montre que la capacité de votre équipe est de 720 heures pour ce sprint. Si vous choisissez une combinaison de récits qui totalisent environ 720 heures, en laissant idéalement quelques heures libres pour absorber les imprévus, votre équipe devrait avoir la capacité de terminer à temps les éléments du sprint.  Encore une fois, il est important d'inclure tous les membres de l'équipe dans les discussions sur le backlog du sprint, surtout ceux qui exécutent les tâches au quotidien. S'ils sont responsables de les accomplir, leur point de vue et leur engagement sont essentiels pour fixer des objectifs réalistes et atteignables. Ce sont eux qui doivent concrétiser le travail, et ils connaissent leur marge de manœuvre et leur disponibilité mieux que quiconque. 

4. Finalisez votre plan de sprint.

Avec toute cette information, vous pouvez trouver le juste équilibre de votre équipe, où :

• La liste de tâches répond à l'objectif du sprint. 

• L'équipe comprend ce qu'exige chaque tâche. 

• La capacité de l'équipe permet de réaliser les tâches. 

Une fois votre liste de tâches de sprint établie et tout le monde sur la même longueur d'onde, vous pouvez conclure votre réunion et vous mettre au travail! N'oubliez pas que la réunion de planification de sprint sert à la planification initiale. Les choses ne se dérouleront peut-être pas exactement comme prévu, et vous devrez peut-être ajouter de nouvelles tâches, en mettre d'autres en pause, et même en retourner certaines dans le backlog. Ce n'est pas grave. Les réunions de planification de sprint visent à donner aux développeurs les moyens de réussir, mais l'adaptabilité et l'innovation joueront aussi un rôle majeur pour créer le meilleur produit final. Utilisez-vous d'autres bonnes pratiques dans vos réunions de planification de sprint? Si oui, nous aimerions les connaître. Laissez-nous un commentaire ci-dessous et dites-nous lesquelles!