Reprendre le contrôle quand on a trop de travail

Vous regardez votre horaire de la semaine et l’anxiété monte : encore une semaine avec trop de travail. Mais vos tâches sont-elles vraiment si difficiles, ou est-ce plutôt l’idée d’être débordé qui vous accable? Peut-être pensez-vous avoir trop de travail, alors qu’il suffit en réalité d’un petit changement d’état d’esprit et d’un peu de gestion du temps pour reprendre le contrôle de votre journée.

Trop de travail, ou le mauvais type de travail?

Il se peut que vous ne travailliez pas forcément trop, mais que vous fassiez le mauvais type de travail pendant trop d’heures d’affilée.

Une recherche de la Harvard Business Review montre que 41 % des travailleurs du savoir passent du temps sur des tâches qui leur procurent peu de satisfaction personnelle, parce que d’autres pourraient très bien s’en charger. Ces tâches comprennent le travail de bureau ou les « corvées administratives », les réunions excessives et une collaboration inefficace entre les services. Les répondants ont jugé ces tâches de faible valeur pour l’entreprise et sans utilité personnelle.

Malheureusement, vous pouvez avoir l’impression de vous y consacrer en tant que membre d’équipe serviable et solidaire. Dans bien des cultures d’entreprise, il est important de donner l’impression que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Comme l’a dit un participant à l’étude de Harvard : « Je veux avoir l’air occupé et productif. L’entreprise valorise l’esprit d’équipe. »

Ainsi, même si ces tâches sont ennuyeuses, de faible valeur ou peu pratiques à accomplir, vous vous sentez obligé de tenir bon. Après tout, il est plus facile de baisser la tête et de faire sa part que d’avoir des conversations délicates avec votre gestionnaire ou vos collègues au sujet du flux de travail.

Trop de travail, ou trop de temps?

Ensuite, vous n’avez peut-être pas vraiment trop de travail. Vous travaillez peut-être simplement trop longtemps et vous utilisez mal votre temps. Nous connaissons tous la recherche qui montre à quel point la productivité chute quand on travaille plus de 50 heures par semaine. Or, avoir l’impression d’avoir trop de travail mène à travailler le soir et la fin de semaine, ce qui, selon l’étude, réduit la production globale par heure. Même s’il peut sembler que la meilleure façon de gérer trop de travail est d’allonger ses heures, cela fait peut-être plus de mal que de bien. En fin de compte, le sentiment d’urgence lié aux échéances, aux tâches à accomplir ou aux jalons à atteindre vient de l’organisme qui s’autoalimente qu’est la culture d’entreprise. Si un transfert de données de routine est traité comme un projet d’envergure, les employés peuvent avoir constamment l’impression de manquer de temps, même s’ils n’ont qu’une charge de travail modérée. Se faire bousculer au bureau par des collègues ou des gestionnaires crée de l’anxiété, un sentiment d’infériorité et du ressentiment chez les employés, et rend souvent le travail inutilement épuisant. Même si vous avez beaucoup à faire, l’angoisse qui vous suit comme un nuage sombre peut faire paraître les plus petites tâches comme des exploits insurmontables.

Comment gérer un trop-plein de travail?

Si vous commencez à sentir que vous avez trop de travail, il existe plusieurs façons de reprendre un peu de contrôle sans nuire à votre rendement ni à vos relations avec l’équipe.

Réduisez le travail de bureau

Si vous avez l’impression de vous noyer dans le travail administratif, essayez de travailler intelligemment plutôt que fort. Vous trouverez du plaisir à automatiser, à déléguer et à vous abstenir de faire ce qui ne semble pas servir vos objectifs. L’étude de Harvard mentionnée plus haut a révélé que lorsque les travailleurs tentaient consciemment de réduire leur participation aux tâches ou aux réunions de faible valeur, ils libéraient en moyenne six heures de tâches administratives et deux heures de réunions dans leur horaire.

Retirer ces tâches de votre horaire ne vous donnera pas seulement l’impression d’être moins occupé. Vous vous sentirez aussi moins épuisé. Déléguer peut se faire avec soin, avec bienveillance et dans le respect mutuel. Pour l’automatisation, commencez petit et trouvez l’outil qui vous convient le mieux, sans exiger l’adhésion des autres membres de l’équipe. Vous pouvez aussi chercher des astuces et des trucs pour le logiciel que votre équipe utilise déjà, puis en partager quelques-uns pour que tout le monde cesse d’avoir l’impression d’avoir trop de travail.

Ralentissez et soyez intentionnel

Même si vous avez des échéances ou des jalons pressants à respecter, une autre façon de ne plus avoir l’impression d’être dépassé est de ralentir. Une étude tirée du livre Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done montre que plus un employé se sent pressé par la culture de son entreprise ou par sa direction, plus il travaille d’heures. Malheureusement, c’est un peu contre-intuitif, car les données indiquent aussi que les employés connaissent une chute marquée de leur productivité à la huitième heure. De leur journée.

Si vous vous sentez pris au piège par le besoin de rapidité de vos collègues ou de votre gestionnaire, ayez une conversation sérieuse sur la valeur que la pression du temps ajoute à la qualité du travail. Prenez le pouls de chacun sur le flux de travail et n’adoptez pas simplement le sentiment d’urgence de votre équipe sans y réfléchir consciemment. Vous pourriez découvrir que parler de votre façon de fonctionner en groupe marque un tournant dans votre manière de travailler ensemble.

Éliminez les tâches de faible valeur

Il est tout à fait possible que vous ne puissiez ni automatiser, ni déléguer, ni abandonner vos tâches de faible valeur, parce qu’elles font partie des fondations sur lesquelles reposent vos projets plus créatifs. Cela ne veut pas dire pour autant que vous devez vous sentir écrasé par un trop-plein de travail. Des outils d’autoévaluation peuvent vous aider à établir les priorités de votre liste de choses à faire afin de répartir les tâches de façon à ne pas vous sentir submergé.

Par ailleurs, une excellente façon d’être occupé sans se sentir trop occupé est de bien utiliser les creux de votre journée. Vous pouvez planifier des pauses et les prendre délibérément en inscrivant à votre horaire une marche, une collation ou même une courte méditation. Vous pouvez aussi garder une petite liste de tâches qui demandent peu de temps. Dès que vous avez quelques minutes libres, cochez-en une. À la fin de la journée, vous aurez l’impression d’avoir beaucoup accompli sans stress excessif.