Comment les 4 D de la gestion du temps peuvent sauver votre liste de tâches

Des études montrent qu’une gestion efficace des tâches améliore le rendement au travail et le bien-être. Malheureusement, il existe tant de techniques de gestion du temps qu’il peut être décourageant de trouver celle qui vous convient. Pour rester simple, adoptez les 4 D de la gestion du temps : une façon efficace et gagnante de cocher chaque élément de votre liste de tâches.

Que sont les 4 D de la gestion du temps?

Les 4 D de la gestion du temps sont une technique créée par Daniel Johnson pour son livre de 1991, Career Comeback: Taking Charge of Your Career. Elle a toutefois été popularisée neuf ans plus tard par Jack Canfield, formateur en entreprise, entrepreneur et coauteur de la série Chicken Soup for the Soul. Pour Canfield, les 4 D forment un aide-mémoire de quatre catégories de traitement des tâches, qui accélèrent le travail et simplifient les processus.

Les 4 D sont :

- Le faire dès maintenant

- Le différer

- Le déléguer

- Le détruire (ou le supprimer)

Cette méthode simple de gestion des tâches sert partout, des ateliers de leadership à la méthode de la boîte de réception vide (Inbox Zero). Selon Canfield, une tâche classée dans l’un de ces quatre groupes devient essentielle ou non essentielle. Cette priorisation automatique vous aide à établir une marche à suivre pour les tâches qui arrivent.

1. Le différer

La première clé des 4 D de la gestion du temps, c’est de différer les tâches. Différer une tâche ne veut pas dire la faire plus tard, car les obligations s’accumulent alors, ce qui crée de l’anxiété inutile et une charge de travail écrasante. Beaucoup de gens appliquent la règle des deux minutes : si une tâche immédiate, comme un courriel ou la demande d’un collègue, prend plus de deux minutes, vous la différez en l’inscrivant à votre horaire à un autre moment.

Cela dit, cette règle ne convient pas à tout le monde, surtout si la tâche qui vous tombe dessus est urgente. En créant vos propres règles et votre propre système de classement des tâches, vous transformez le report en productivité plutôt qu’en procrastination.

Conseil : soyez attentif

Différer une tâche peut parfois la faire tomber dans l’oubli, surtout si vous la remettez pour des raisons qui ne sont pas vraiment pratiques. Posez-vous ces questions pour savoir si vous différez pour les bonnes raisons :

• Est-ce que j’attends la réponse de quelqu’un d’autre?

• Est-ce que je remets cette tâche parce qu’elle prendra trop de temps?

• Est-ce que je retarde cette tâche parce qu’elle ne me plaît pas? Pourquoi ne me plaît-elle pas?

• Ai-je une échéance ferme pour terminer cette tâche?

• Quand puis-je m’attendre à m’y mettre?

2. Le déléguer

Ensuite, pour perfectionner votre gestion du temps, essayez de déléguer une partie de votre charge de travail. Vous pouvez confier du travail à un pigiste, demander à un collègue de vous donner un coup de main ou assigner une tâche à une personne que vous gérez. En déléguant ce que d’autres peuvent faire plus vite et avec plus de précision que vous, vous libérez du temps pour les dossiers plus pressants.

Malheureusement, déléguer en adoptant un ton d’autorité, comme si vous donniez un ordre, peut nuire à vos relations de travail. Mettez l’accent sur la collaboration : vous travaillez tous ensemble pour atteindre l’objectif commun de terminer une tâche.

Conseil : la délégation va dans les deux sens

Déléguer ne veut pas dire jouer au patron ni exercer de pression. Le secret d’une bonne délégation, c’est de la faire avec courtoisie, pour que la personne se sente appréciée pour une compétence précise plutôt que chargée de la corvée de quelqu’un d’autre.

Assurez-vous que les attentes sont claires, que l’autre personne se sent appréciée pour son aide et que vous pourrez lui rendre la pareille quand ce sera possible. Au bout du compte, la délégation va dans les deux sens, et chacun devrait quitter l’échange avec le sentiment d’avoir acquis de l’expérience.

3. Le détruire

Vous vous demanderez ensuite si une tâche peut être abandonnée ou supprimée. Un courriel collectif des RH ou un avis d’activité au bureau peut aller directement dans la corbeille. Mais qu’en est-il d’une demande d’information ou d’un courriel d’un coéquipier? Ou d’une tâche qui n’a plus de raison d’être après un virage dans votre plus récent projet?

Certaines tâches ne valent tout simplement pas votre temps ni votre énergie, et il est tout à fait correct de les retirer de votre liste, surtout si elles prennent beaucoup de temps et ne contribuent à aucun objectif ou jalon précis.

Conseil : restez courtois

Même si vous retirez une tâche de votre liste, essayez de bien informer toutes les personnes concernées par l’action que vous éliminez. Abandonner une tâche ne veut pas dire manquer de politesse. En fait, vos prochaines tâches pourraient être plus difficiles à accomplir si vos coéquipiers vous voient comme une personne difficile plutôt que comme une personne axée sur les priorités. Soyez donc aimable tout en gagnant du temps, et assurez-vous que vos raisons d’abandonner des tâches sont bien définies.

4. Le faire dès maintenant

Le dernier D correspond à une tâche à accomplir immédiatement. Ce sont les tâches qui comportent un élément d’urgence, comme une échéance, une communication importante ou un autre dossier pressant. Selon Canfield, cette étape doit toujours venir en dernier, car les tâches doivent d’abord passer par les trois premiers D pour déterminer si elles peuvent être traitées de façon plus productive.

Appliquer ce D ne consiste pas seulement à en finir : il s’agit de terminer la tâche aussi vite et aussi bien que possible, ce qui exclut le multitâche. Selon Tempo, la productivité peut chuter jusqu’à 45 % quand vous faites plusieurs choses à la fois.

Conseil : automatisez vos actions

Faire une tâche, c’est plus que d’en faire une à la fois. Pour vraiment accomplir les choses de la façon la plus efficace possible, essayez d’automatiser certaines tâches répétitives. Que vous comptiez sur un logiciel de gestion de projets comme Hive pour envoyer des courriels de suivi ou que vous utilisiez simplement un modèle pour certaines demandes, plusieurs moyens permettent de transformer les tâches que vous devez réellement exécuter en routines simples.

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