Comment décloisonner les équipes au travail

À mesure que les organisations grandissent, leurs divisions se multiplient, au sens propre comme au figuré. Les fonctions précises ont été décentralisées et déléguées. Les composantes des organisations sont ainsi devenues de plus en plus spécialisées et distinctes, sous la forme de silos d'équipes. Ça semble une bonne idée? Pas tout à fait. Les organisations ont besoin d'une chose de plus que de la spécialisation : la collaboration et la cohésion d'équipe. Toutes les organisations qui réussissent ont en commun une communication efficace et un climat de collaboration. Or, des silos d'équipes, c'est-à-dire des équipes isolées, se forment quand les groupes travaillent chacun de leur côté plutôt qu'ensemble. La productivité et l'efficacité en souffrent, et les progrès ralentissent. La cohésion d'équipe est essentielle pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Si l'on ne décloisonne pas les silos, il est impossible de bâtir une équipe unie, productive et communicative. Nous savons qu'il est difficile de rapprocher les équipes et de décloisonner une organisation. Voici donc quelques conseils pour vous aider. 

Quelles sont les causes des silos d'équipes au travail?

Les silos ont leur place et leur raison d'être, mais ce n'est pas au sein d'une équipe. Les silos se créent quand des personnes aux objectifs et aux compétences semblables se regroupent pour former un groupe fermé. Ces personnes partagent une vision ainsi que des ressources, et forment souvent un département autonome. Cela peut devenir un casse-tête logistique, surtout quand l'entreprise veut miser sur la cohésion d'équipe pour maximiser la productivité. Il est difficile d'empêcher la création de silos, surtout dans les organisations qui reposent sur des unités spécialisées, mais c'est la « mentalité de silo » que les gestionnaires doivent surveiller. La « mentalité de silo » désigne des départements distincts qui gardent l'information ou les ressources pour eux, au détriment des autres départements ou de l'organisation dans son ensemble. Cette logique du « nous contre eux » entraîne une concurrence inutile : la formation de silos d'équipes est le talon d'Achille des organisations efficaces.

[caption id="attachment_7985" align="aligncenter" width="900"] Photo : MIT Sloan Management Review[/caption]

Qu'est-ce que la mentalité de silo?

Les organisations modernes comptent généralement des silos verticaux et horizontaux. Les silos horizontaux se trouvent à travers la hiérarchie, entre des départements du même niveau. Il existe aussi des silos verticaux, entre les gestionnaires de niveau supérieur et les employés de niveau inférieur d'une même équipe. Dans ces situations, la communication entre les silos est limitée ou déformée.  On voit facilement comment les silos peuvent devenir inefficaces. Pourtant, la plupart des entreprises ne se rendent même pas compte qu'ils existent. C'est que les silos sont intangibles. Ils s'intègrent à la culture de l'entreprise. Seule l'inefficacité opérationnelle confirme leur existence. Cette inefficacité se manifeste par des symptômes :

• Retards dans l'atteinte des résultats — L'organisation peut ne pas respecter ses échéances. Cela se voit souvent au moment de la livraison des produits ou des services, que ce soit à un autre département ou à l'utilisateur final.

• Rivalité entre les départements — Les équipes peuvent refuser d'assumer leur part de responsabilité quand les choses tournent mal. Elles se renvoient la faute et se distinguent des autres équipes.

• Utilisation inefficace des ressources — Cela se produit quand les résultats ne sont pas à la hauteur des efforts investis. Les ressources ne sont pas bien utilisées et les équipes se complaisent. Les progrès sont minimes ou inexistants, et personne ne prend la responsabilité du retard.

• Confusion — Chaque équipe peut ignorer les objectifs globaux. Souvent, elle ne connaît ni les autres départements ni leurs fonctions. Quand vient le temps de collaborer à un projet, elle ne sait pas à qui s'adresser ni comment le faire.

Comment prévenir les silos au travail

Selon un rapport, 94 % des employés de bureau considèrent la collaboration d'équipe comme une priorité au travail. Cela prouve une chose importante : les gens comprennent que la collaboration est cruciale pour la réussite de l'organisation. Alors pourquoi est-elle si souvent absente des milieux de travail? La réponse tient au manque de cohésion d'équipe. Les silos assurent la collaboration entre les départements, mais la collaboration au sein d'un même département fait souvent défaut.  L'objectif d'une organisation devrait être de décloisonner les équipes à distance et de multiplier les liens entre elles. Les départements spécialisés peuvent exister, mais ils ne devraient pas succomber à la « mentalité de silo » et commencer à restreindre l'information. Les occasions de collaborer devraient exister entre les départements comme à l'intérieur de chacun. C'est là que les outils de collaboration comme Hive deviennent utiles. Hive permet à vos équipes de collaborer en continu et de partager l'information dont elles ont besoin pour réussir à long terme. Des projets publics avec des sous-tâches et des actions favorisent la circulation de l'information en vue d'un objectif commun, ce qui est essentiel quand vous voulez bâtir la confiance et optimiser l'efficacité. En plus d'utiliser un outil de gestion de projets, des exercices axés sur la cohésion d'équipe peuvent aider à surmonter les silos organisationnels. Voici quelques exemples d'exercices qui peuvent aider à décloisonner par la cohésion d'équipe :

Un pour tous, tous pour un

La plus grande erreur des gestionnaires face aux silos d'équipes est d'en ignorer la cause profonde. Les silos organisationnels existent parce qu'il n'y a pas de facteur unificateur commun. Les équipes sont plus investies dans les objectifs de leur équipe ou de leur département que dans ceux de l'organisation. La solution évidente est alors de favoriser l'adhésion à la vision de l'organisation. La mission et la vision de l'organisation devraient faire partie intégrante de sa culture. La vision ne devrait pas être un énoncé vague. Elle devrait plutôt être un objectif concret et atteignable auquel tout le monde peut s'identifier. Chez Hive, chaque équipe a ses propres objectifs OKR départementaux, mais ils se regroupent tous en quelques catégories communes à plusieurs équipes de l'organisation. Par exemple, tout le monde connaît nos objectifs mensuels de revenu annuel récurrent, et nous y travaillons tous ensemble, que ce soit l'équipe d'ingénierie qui conclut un important achat d'expansion grâce au lancement d'une nouvelle fonctionnalité, ou l'équipe du marketing qui veille à ce que le bassin de prospects reste bien rempli.  Quand les gens sont unis par le besoin ou le désir d'atteindre un objectif commun, ils travaillent ensemble pour y arriver plus vite. Cette collaboration est une forme de cohésion d'équipe spontanée : les personnes et les équipes se rapprochent d'elles-mêmes pour atteindre le but visé.

L'effet IKEA 

L'effet IKEA est un phénomène fascinant qui explique pourquoi certaines personnes s'investissent davantage dans les produits qu'elles ont aidé à créer. Il s'agit d'un biais cognitif : on préfère davantage les produits et les idées auxquels on a contribué. L'importance de la contribution n'a pas d'incidence : l'effet IKEA peut servir à accroître l'engagement des employés. Chez Hive, une équipe entière se consacre à l'innovation interne, l'« Innovation Pod ». Tout le monde peut lui soumettre une idée, et les meilleures sont réalisées sous forme de véritables fonctionnalités dans Hive. C'est bénéfique, car nos équipes s'investissent davantage dans la réussite des idées, des produits ou des services quand elles participent à leur création. Elles adoptent alors des comportements qui assurent cette réussite, comme la collaboration et la coopération avec les autres départements. Cette collaboration crée des liens durables entre les départements et fait tomber les barrières des silos. Au bout du compte, elle accroît la productivité, la confiance, le moral, l'efficacité et l'innovation.

Interaction entre les départements

Les formations et les réunions interdépartementales sont un outil essentiel pour décloisonner l'organisation. En participant à des formations interdépartementales, les gens peuvent favoriser un climat de collaboration avec les autres départements. Ces formations sont nécessaires pour élargir leur compréhension de l'organisation et de ses composantes, mais elles aident aussi les équipes à comprendre les fonctions des autres équipes et à voir comment elles s'inscrivent dans l'ensemble de l'organisation. La compréhension est au cœur de la cohésion d'équipe. Les formations interdépartementales donnent aux équipes une précieuse occasion de créer des pistes de coopération et de nouer des liens avec des équipes qu'elles n'auraient normalement pas l'occasion de côtoyer. Par ailleurs, d'autres occasions d'interaction entre les départements peuvent prendre la forme d'activités hors équipe, comme des repas. Par exemple, quand une nouvelle personne se joint à Hive, deux ou trois autres employés de Hive, extérieurs à son équipe, l'invitent à dîner. Depuis que nous travaillons à distance chez Hive, nous avons aussi ajouté des 5 à 7 virtuels et d'autres activités virtuelles pour offrir régulièrement des occasions de faire connaissance avec des gens à l'extérieur de son équipe immédiate. Ces activités sans lien avec le travail peuvent remonter le moral et tisser des relations qui favoriseront aussi une meilleure collaboration pendant les heures de travail. De plus, des réunions interdépartementales entre les gestionnaires de différents départements peuvent aussi être utiles. Elles permettent aux gestionnaires d'harmoniser les objectifs de leur département avec ceux des autres départements et de l'organisation. Cette collaboration peut ensuite se répercuter sur les autres membres du département et améliorer la coopération à tous les niveaux, pas seulement chez les gestionnaires.

La collaboration virtuelle au service de la cohésion d'équipe 

Nous le savons tous, les milieux de travail sont aujourd'hui virtuels et de nombreux employés font du télétravail. Cela change les occasions de créer des liens significatifs. Les personnes qui travaillent bien ensemble sur le plan individuel sont plus susceptibles de développer un esprit d'équipe et de collaborer en groupe. Une solution viable pour maintenir la collaboration et un milieu de travail productif est d'utiliser des applications de clavardage d'équipe. Des applications comme Slack et Hive peuvent offrir différents canaux pour chaque équipe ainsi que pour toute l'organisation. On conserve ainsi les avantages des silos spécialisés sans la limite sur la communication. En interagissant avec d'autres équipes et d'autres personnes, les gens peuvent travailler à la cohésion d'équipe dans un cadre différent du milieu de travail traditionnel.  Parfois, les départements ne collaborent pas parce qu'ils n'ont pas les moyens appropriés de le faire. Partager régulièrement l'information avec plusieurs départements peut être fastidieux. Grâce à la collaboration virtuelle et aux outils de gestion de projets, les organisations peuvent simplifier ce processus. Heureusement, les avancées des logiciels de télétravail permettent de partager rapidement l'information et de rester en contact, peu importe où l'on travaille.

Conclusion

Les silos répondent à un objectif de très court terme. Ils aident à atteindre les objectifs immédiats de leur équipe ou de leur département, mais à long terme, la productivité et l'efficacité de l'ensemble de l'organisation en souffrent, surtout quand elle veut croître. La circulation continue et libre de l'information apporte innovation, enthousiasme et empathie. Une circulation restreinte de la créativité ou de l'information dans un seul département ralentit donc l'innovation et la croissance, et doit être évitée à tout prix. L'efficacité opérationnelle commence là où la « mentalité de silo » prend fin. En dépassant les silos départementaux et en privilégiant la cohésion d'équipe, les organisations peuvent atteindre leurs objectifs plus rapidement et plus efficacement. 

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