11 conseils pour des réunions Zoom productives

Partout dans le monde, on utilise Zoom à de nombreuses fins, mais les réunions virtuelles figurent parmi les usages les plus courants. Dans notre récent sondage sur le télétravail, 91 % des répondants ont dit utiliser actuellement des outils de vidéoconférence au travail. Les outils de vidéoconférence (comme Zoom!) sont devenus essentiels pour que les collègues restent connectés et mobilisés dans ce nouveau monde du télétravail. C’est pourquoi nous avons rassemblé quelques-uns de nos conseils préférés pour les réunions Zoom. Pour mesurer à quel point Zoom est devenu incontournable depuis un an, il suffit de regarder le nombre de personnes qui participent chaque jour à des réunions Zoom. À la fin de 2019, Zoom comptait environ 10 millions de participants quotidiens. Ce nombre a bondi à 200 millions en mars 2020, au début de la pandémie, puis à 300 millions en avril 2020. Bref, Zoom est là pour rester. C’est pourquoi nous avons déniché les moyens les plus simples d’optimiser votre temps et de bien communiquer pendant vos réunions Zoom, peu importe d’où vous appelez. Voici 9 trucs et astuces Zoom faciles à utiliser dès votre prochaine réunion.

1. Intégrez Zoom aux outils que vous utilisez déjà.

Si votre équipe utilise déjà des outils de télétravail pour collaborer en ligne, vous pouvez probablement utiliser Zoom directement dans ces outils. Grâce à plus de 1000 intégrations Zoom offertes sur le Zoom Marketplace, vous pouvez relier Zoom à de nombreuses étapes de votre flux de travail.  Voici quelques-unes des meilleures intégrations Zoom pour tenir des réunions sans accroc avec les outils que vous utilisez déjà :

• Zoom et Hive : Créez des réunions Zoom dans l’outil de gestion de projets Hive. Lancez rapidement des réunions à partir des projets et des conversations, sans quitter le tableau de bord ni ouvrir une autre fenêtre

• Zoom et Google Suite : Affichez vos réunions Zoom dans Google Agenda, ajoutez des liens Zoom à des réunions existantes et planifiez des réunions Zoom directement depuis la fenêtre de Google Agenda. 

• Zoom et Salesforce : Planifiez et lancez des réunions avec vos prospects directement depuis votre tableau de bord Salesforce.

• Zoom et Zapier : Déclenchez des événements et des actions automatiques liés à vos réunions ou à vos webinaires Zoom. 

• Zoom et Slack : Lancez des réunions Zoom à partir de n’importe quel message Slack grâce à un simple raccourci. Vous pouvez aussi voir quand les participants se joignent à la réunion ou la quittent, et partager les enregistrements des réunions dans Slack.

2. Utilisez le réglage de mise en sourdine automatique.

Rien n’est plus gênant que de se joindre à une réunion Zoom et d’oublier de couper son micro. C’est peut-être le plus important de nos conseils pour les réunions Zoom. Des bruits de respiration bizarres aux chasses d’eau en passant par les conversations embarrassantes, il existe d’innombrables mèmes qui prouvent à quel point ce petit bouton de sourdine est important.  Heureusement pour tout le monde, Zoom propose un réglage qui coupe automatiquement votre micro lorsque vous vous joignez à un appel. En un clic, vous vous épargnez de futurs moments gênants et vous cessez de chercher frénétiquement le bouton de sourdine chaque fois que vous rejoignez un appel.  Pour activer cette fonction dans Zoom, allez dans Paramètres > Audio, puis cochez la case « Couper mon micro en rejoignant une réunion ».

3. Enregistrez vos réunions.

Tout le monde connaît ce moment où l’on voudrait pouvoir rembobiner la réunion. Que vous ayez mal compris quelqu’un, que vous n’ayez pas pris des notes assez vite ou que vous ayez simplement décroché quelques secondes, il est difficile d’absorber chaque information pendant une réunion. C’est pourquoi il est utile d’enregistrer vos réunions Zoom.  La fonction d’enregistrement de Zoom capte la vidéo, l’audio et le texte du clavardage, pour que vous puissiez y revenir et partager la réunion avec les personnes qui n’ont pas pu y assister. Selon votre forfait, les utilisateurs de Zoom ont accès à l’enregistrement local ou infonuagique, ou aux deux. L’enregistrement local sauvegarde la vidéo et l’audio de la réunion sur votre ordinateur et est offert aux utilisateurs des forfaits gratuit et payants. L’enregistrement infonuagique téléverse commodément vos réunions enregistrées dans le nuage de Zoom, où vous pouvez les partager et les visionner de n’importe où. Il est réservé aux utilisateurs de forfaits Zoom payants. Conseil de pro : si vous utilisez la version gratuite de Zoom et souhaitez tout de même consulter et partager vos enregistrements en ligne, téléversez vos enregistrements locaux sur une plateforme de partage de fichiers comme Dropbox. C’est un excellent conseil pour les réunions Zoom : il garde tout le monde sur la même longueur d’onde et fait avancer l’équipe.

4. Utilisez un arrière-plan virtuel.

Ce n’est un secret pour personne : la plupart des gens travaillent actuellement dans des « bureaux à domicile » de fortune, et monsieur et madame Tout-le-Monde n’ont probablement pas l’espace idéal pour chaque appel Zoom. Si vous n’avez pas envie de faire visiter votre salon ou votre chambre à vos collègues, les arrière-plans virtuels de Zoom peuvent vous tirer d’affaire. C’est l’un de nos conseils préférés pour les réunions Zoom, car il vous permet de laisser libre cours à votre créativité! Pour changer votre arrière-plan Zoom, ouvrez l’application de bureau et allez dans Paramètres > Préférences > Arrière-plans et filtres > Arrière-plans virtuels. Vous pouvez y sélectionner une image préchargée ou cliquer sur « + » pour téléverser la vôtre. Où trouver d’autres arrière-plans virtuels à télécharger pour Zoom? Pour des options simples, vous pouvez parcourir la bibliothèque d’arrière-plans virtuels de Zoom et y télécharger ce qui vous plaît. Vous pouvez aussi chercher en ligne d’autres options amusantes, comme ces intérieurs chics de West Elm ou ces magnifiques arrière-plans inspirés de voyages.  Si vous avez vraiment envie de créativité, vous pouvez même créer votre propre arrière-plan, comme nous l’avons fait chez Hive. Des arrière-plans Zoom personnalisés sont un excellent moyen de renforcer la culture d’entreprise tout en gardant un air professionnel lors des appels avec les clients.

5. Allumez votre caméra.

Lorsqu’une partie de l’équipe est au bureau et que les autres sont dispersés à différents endroits, réussir une réunion hybride peut être difficile. Pour éviter que les employés présents sur place paraissent plus engagés que les membres de l’équipe à distance, les entreprises peuvent proposer un guide d’étiquette des réunions virtuelles qui recommande aux travailleurs à distance d’allumer leur caméra. Lorsqu’il est impossible de garder la caméra allumée pendant toute la réunion, on peut encourager les télétravailleurs à participer au moyen de réactions et de commentaires dans le clavardage.

6. Utilisez les salles de petits groupes.

Les grandes réunions sont utiles pour transmettre l’information à tout le monde en même temps, mais il est parfois utile de répartir les gens en petits groupes pour qu’ils fassent connaissance ou pour un remue-méninges. Les « salles de petits groupes » de Zoom sont la solution virtuelle à ce problème : elles favorisent la collaboration et permettent à chacun de s’exprimer lors des grandes réunions. C’est l’un de nos meilleurs conseils pour les réunions Zoom dans les grandes organisations et les grandes équipes. L’administrateur ou le propriétaire de votre organisation doit activer les privilèges des salles de petits groupes avant que la fonction puisse être utilisée. Les utilisateurs doivent aussi vérifier que leurs propres paramètres sont activés. Pour ce faire, allez dans le menu de navigation de votre portail Zoom et cliquez sur Paramètres > Réunion > Salle de petits groupes. Assurez-vous que la fonction est activée. Si le commutateur est grisé, le paramètre n’a pas été activé pour votre organisation. Une fois la fonction activée, les animateurs de réunion peuvent répartir les participants en plus petits groupes. L’animateur peut créer jusqu’à 50 sessions différentes, affecter les participants à un groupe précis ou les répartir au hasard. Il peut se joindre à chaque salle, passer d’un groupe à l’autre et mettre fin aux sessions à tout moment. Une fois les salles fermées, tous les participants se retrouvent dans la salle de réunion principale. 

7. Utilisez un logiciel de suppression du bruit.

Presque toutes les « listes d’étiquette Zoom » mentionnent un même sujet : le bruit de fond. Que le télétravail vous amène à participer à des appels depuis la maison, un café ou un espace de cotravail, un bruit imprévu peut toujours survenir en plein milieu de l’appel. Oui, vous pouvez rester en sourdine, mais que faire quand c’est à votre tour de parler et qu’un chantier bruyant fait rage sous vos fenêtres?  La solution? Un logiciel de suppression du bruit. Des applications comme Krisp facilitent plus que jamais l’élimination du bruit de fond pendant vos réunions, et c’est pourquoi un logiciel de suppression du bruit est un conseil important pour les réunions Zoom. Cette application dotée d’IA s’intègre à plus de 800 outils (dont Zoom!) pour éliminer le bruit indésirable et l’écho des deux côtés de vos appels de vidéoconférence. Elle fonctionne aussi avec vos écouteurs ou votre casque, de sorte que vous n’avez rien à changer à vos réunions : il suffit de la télécharger et de l’utiliser. 

8. Mettez en place une salle d’attente.

Si vous prévoyez une réunion très confidentielle, mieux vaut mettre en place une salle d’attente et admettre individuellement les participants vérifiés. Cela empêche le « Zoombombing », c’est-à-dire l’intrusion de participants indésirables dans des réunions Zoom auxquelles ils ne devraient pas assister. Pour configurer une salle d’attente, allez dans « Gestion du compte », puis dans « Paramètres du compte ». Ensuite, cliquez sur « Réunion » et activez le paramètre de la salle d’attente.

9. Protégez vos réunions par un mot de passe.

Pour ajouter une couche de sécurité, vous pouvez exiger un mot de passe pour vos réunions Zoom. La fonction de mot de passe de Zoom est idéale, car elle permet de définir des mots de passe à l’échelle d’une réunion, d’un groupe ou même de tout un compte, pour l’ensemble des réunions et des webinaires organisés dans votre entreprise. Si vous êtes propriétaire ou administrateur du compte, vous pouvez imposer des exigences de mot de passe ou verrouiller les paramètres de mot de passe pour tous les autres utilisateurs du compte. Vous pouvez aussi utiliser des protections et des outils supplémentaires qui vous aident à protéger la confidentialité et la sécurité de vos réunions.

10. Désactivez les autres notifications.

Nous avons tous assisté à une réunion Zoom interrompue par les sonneries d’une plateforme de clavardage, de notifications de courriel ou de messages texte provenant de l’ordinateur portable de quelqu’un. Et il y a de fortes chances que vous ayez été cette personne au moins une fois. Que faire pour éviter ces interruptions, et le léger embarras qui les accompagne, pendant vos réunions Zoom? Prenez soin de couper vos notifications avant le début de la réunion.

Vous pouvez vérifier les paramètres de chaque application ou plateforme, ou fermer complètement l’application pour être tout à fait tranquille. Sur la plupart des systèmes d’exploitation, vous pouvez aussi couper les notifications de tout votre ordinateur. Si vous travaillez sur un Mac, activez le mode « Ne pas déranger ». Le même paramètre s’appelle « Assistant de concentration » sous Windows. Et une fois votre ordinateur réglé, n’oubliez pas de mettre aussi votre téléphone en sourdine : on ne sait jamais quand un appel importun de télémarketing risque d’arriver, par les temps qui courent.

Nous espérons que ces conseils et astuces pour les réunions Zoom vous aideront à mener vos réunions virtuelles plus efficacement, au bénéfice de toute votre équipe et de vous-même. Y a-t-il autre chose que nous devrions ajouter? Dites-nous vos conseils pour les réunions Zoom dans les commentaires ci-dessous, et nous pourrions bien les ajouter.

11. Préparez un ordre du jour clair.

Donnez le ton à une réunion avant même qu’elle commence. Préparez un ordre du jour bien pensé qui précise les principaux objectifs et les points à aborder, et partagez-le avec les participants. Au début de la réunion, lisez l’ordre du jour pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Gardez les participants mobilisés tout au long de la réunion avec l’application Hive Notes pour Zoom. Cette fonction vous aide à transformer les points de discussion en mesures concrètes en temps réel. Conseil de pro : utilisez les notes à fils de discussion pour suivre l’avancement et préparer les prochaines réunions. Toujours gratuit, aucun compte Hive requis.