Qu'est-ce qu'une machine à café virtuelle et comment peut-elle profiter à votre équipe?

Avant que des expressions comme travail hybride fassent partie de notre vocabulaire, il y avait les discussions autour de la machine à café. Même si vous pouvez sans doute vous passer des commérages de corridor, les lieux physiques qui rendaient la vie de bureau un peu plus humaine et intéressante avant la pandémie vous manquent peut-être. C'est là qu'intervient la machine à café virtuelle, une solution numérique pour favoriser les rencontres informelles avec vos collègues.

Qu'est-ce qu'une machine à café virtuelle?

Une machine à café virtuelle peut prendre place dans une application de messagerie ou lors d'un appel Zoom. Elle remplit la même fonction que la machine à café du bureau : faciliter les échanges sociaux entre des collègues qui travaillent peut-être dans des équipes différentes (et maintenant à des endroits différents).

« Chez Toptal, nous avons créé une machine à café virtuelle dans notre intranet, qui regroupe plusieurs sujets, des "amoureux des animaux" aux "mamans qui travaillent", en passant par la "rénovation domiciliaire" et le "club de lecture". Chacun alimente son propre canal dans le Slack de l'entreprise, où des sujets sont aussi générés automatiquement par l'application Donut dans certains cas », raconte Michelle Labbe, directrice des ressources humaines de Toptal, une entreprise entièrement à distance qui compte plus de 1 000 membres d'équipe principaux et un réseau de plus de 10 000 pigistes.

« Donut envoie au canal une question ou une suggestion sur un sujet approprié, et les réponses peuvent susciter des liens et des conversations qui n'auraient peut-être pas eu lieu autrement. »

Les avantages d'une machine à café virtuelle

Les machines à café virtuelles renforcent la culture d'entreprise et créent un sentiment de camaraderie et de collaboration au sein d'équipes dispersées géographiquement. « On se creuse beaucoup la tête pour trouver comment garder les équipes entièrement à distance et hybrides collaboratives et soudées, et les efforts pour garder les gens en contact autour de sujets plus personnels peuvent être très bénéfiques », affirme Mme Labbe.

« Comme la machine à café du bureau, une machine à café virtuelle peut aider à créer des liens plus profonds en dehors des réunions de routine, qui s'en tiennent surtout aux affaires courantes. »

Une machine à café virtuelle crée des moments naturels de consolidation d'équipe très différents, par exemple, d'une activité d'équipe organisée une fois par trimestre.

Conseils pour créer une machine à café virtuelle

Mais tout comme certains 5 à 7 sur Zoom se sont avérés décevants, il est facile qu'une machine à café virtuelle tourne mal. Selon Mme Labbe, cela arrive souvent quand une entreprise en met une en place sans entretenir cet espace. Voici ses conseils pour créer avec succès une machine à café virtuelle pour votre équipe.

1. Gardez les choses fraîches

« Quel que soit le format de votre machine à café virtuelle, gardez-la dynamique, recommande Mme Labbe. Trouvez des façons de lancer la conversation et d'encourager des échanges réguliers, qu'ils portent sur le travail ou sur des sujets personnels. »

Par exemple, vous pouvez créer une pause-café quotidienne pour instaurer un rituel où les gens se réunissent pour une jasette virtuelle décontractée. Ou proposer des sujets de conversation comme les destinations de vacances ou les sports préférés. Vous pouvez même inciter les gens à utiliser la machine à café virtuelle en organisant des concours et des jeux avec de petits prix de participation.

2. Répartissez les sujets dans leurs propres canaux

Vous voudrez aussi répartir les sujets dans leurs propres canaux de communication. Que vous utilisiez une plateforme de messagerie comme Hive ou une plateforme de communication interne, créez différents fils de conversation qui permettront aux gens de se rencontrer autour d'un intérêt précis ou d'avoir envie de participer à une discussion. Si vous laissez le cadre de la discussion trop ouvert, sans point de départ, votre machine à café virtuelle s'essoufflera probablement.

3. Recueillez les idées de votre équipe

Dans cet esprit, recueillez des idées de sujets auprès de votre équipe. « La machine à café est là pour eux et pour soutenir les liens au sein de l'équipe. Ils devraient donc avoir leur mot à dire sur les sujets », affirme Mme Labbe.

4. Créez un espace sûr

Enfin, il est important de créer un espace sûr où les gens se sentiront à l'aise de participer. La machine à café sert à s'amuser et à être authentique, mais pour que cela fonctionne, les limites professionnelles restent essentielles. « Même si la machine à café virtuelle vise à favoriser la camaraderie et la communication dans l'équipe grâce à des discussions amusantes, vous voulez vous assurer que cela demeure un espace professionnel », ajoute-t-elle. « Évitez les problèmes éventuels en donnant aux employés des paramètres clairs pour communiquer. Ce qui s'applique à votre politique de communications internes pour les courriels, par exemple, lorsqu'on parle de travail, devrait s'appliquer à votre machine à café virtuelle. Il ne doit y avoir aucune place pour les grossièretés, le harcèlement, les menaces, etc. »