7 façons d’améliorer la communication d’une équipe à distance

Il n’est pas facile de maîtriser la communication d’une équipe à distance. Les membres de l’équipe cherchent comment collaborer sans la commodité d’être réunis au même endroit, au même moment. Selon le rapport 2020 de Buffer sur l’état du télétravail, 20 % des télétravailleurs éprouvent des difficultés de collaboration et de communication.  Des défis comme les malentendus, les problèmes d’horaire et les réunions en ligne inefficaces nuisent à la communication d’une équipe à distance. Ces problèmes réduisent aussi la productivité de l’équipe et peuvent causer des conflits. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’avec les bonnes stratégies, votre équipe à distance peut améliorer sa façon de travailler et de communiquer.  La communication alimente la productivité de l’équipe, et un manque de communication peut nuire à la collaboration et paralyser le travail. Que pouvez-vous donc faire pour l’éviter? Dans leur livre Work From Anywhere: A Handbook on Working Remotely—Successfully—for Individuals, Teams, and Managers, les autrices Kristen Janene-Nelson et Lisette Sutherland expliquent que, pour communiquer efficacement, les équipes à distance doivent y mettre un effort constant et volontaire.

Conseils pour la communication d’une équipe à distance

Chaque équipe a son propre style de communication. Il est donc important d’essayer différents outils et processus pour déterminer ce qui sera le plus utile à votre équipe et ce qui assurera la communication à distance la plus fluide. Lisez la suite pour découvrir 7 façons d’aider votre équipe à distance à mieux communiquer. 

1. Utilisez les meilleurs outils 

Si la communication d’une équipe à distance était une maison, les outils en seraient les fondations. Sans technologie, il serait impossible de collaborer depuis des endroits différents, à des moments différents. Les outils fournissent les plateformes où se déroulent le partage de fichiers, la gestion de projets et les conversations. Ils stimulent la productivité de l’équipe, offrent de la visibilité et rendent la collaboration possible. Les options sont nombreuses, mais les outils les plus essentiels au télétravail se répartissent dans les catégories suivantes :

• Outils de gestion de projets : Le choix du meilleur outil de gestion de projets peut aider votre équipe à suivre les projets, à mesurer les progrès et à partager l’information. Hive est une excellente plateforme pour les équipes de toutes tailles et favorise la communication à distance la plus efficace

• Logiciels de vidéoconférence : Utilisez Zoom pour tenir des appels vidéo et collaborer en temps réel.

• Applications de communication d’équipe : Chaque équipe a besoin d’une application de clavardage, comme Slack, où les conversations ont lieu et où l’information importante est partagée. C’est encore mieux si vous pouvez connecter votre Slack à Hive. Pensez aussi à un RPV gratuit ou payant pour la sécurité, surtout si vous travaillez à distance en dehors de chez vous.

• Outils de partage de fichiers : Synchronisez et partagez vos fichiers en toute sécurité avec des applications de stockage infonuagique comme Google Drive, Dropbox ou Studocu.

• Applications d’enregistrement d’écran : Des applications comme Screenpal, Loom, les solutions de rechange à Loom et CloudApp vous permettent d’enregistrer votre écran pour transmettre des connaissances, expliquer des problèmes et donner des directives. 

2. Établissez des lignes directrices de communication

Il est faux de croire qu’une fois les bons outils en place, tout le reste ira de soi. La communication efficace dans les équipes à distance ne naît pas spontanément.  Il faut établir des lignes directrices ou des règles qui encadrent l’utilisation des outils et la façon de travailler en général. Elles aident toute votre équipe à éviter les erreurs courantes : communiquer en vase clos, inclure tout le monde dans une conversation destinée à une seule personne, et répondre lentement. Les lignes directrices que vous fixez doivent déterminer comment, quand et où la communication a lieu. Tenez aussi compte des fuseaux horaires et des horaires différents au moment d’établir les règles. Voici quelques lignes directrices importantes à préciser dès le départ :

• Quel est le délai standard pour répondre et pour accomplir les tâches?

• Quels sont les canaux de communication établis pour chaque type d’information? Avez-vous un logiciel précis pour la communication avec les clients et un autre pour la communication interne de l’équipe?

• Quels types de communication doivent être synchrones ou asynchrones? 

• Dans quels canaux ou services devez-vous investir : avez-vous besoin de forfaits de téléphonie locale ou d’un outil de vidéoconférence?

Il est plus facile de travailler ensemble quand tout le monde s’entend sur les comportements attendus. 

3. Réduisez la communication synchrone 

Les appels vidéo servent habituellement à remplacer les réunions en personne. C’est parce que les appels vidéo transmettent le mieux les signaux verbaux et non verbaux nécessaires à une communication efficace au sein d’une équipe à distance.  Mais comme le nombre de personnes qui ressentent la fatigue de Zoom a augmenté, il faut réduire les appels vidéo continus. De plus, dans les équipes réparties, la communication synchrone est limitante. Il est difficile de collaborer avec des gens qui vivent dans d’autres fuseaux horaires et qui ont des horaires différents. Pour y remédier, les équipes à distance doivent réduire la communication en temps réel et accroître la communication asynchrone. Les outils de conversion de texte en vidéo peuvent être très utiles à cet égard. En convertissant du texte en vidéo, les équipes peuvent présenter leurs idées de façon plus engageante et plus attrayante visuellement, sans avoir recours à la vidéoconférence en temps réel.  La communication synchrone ne doit pas être abandonnée complètement, car elle a encore sa place dans le télétravail, mais un équilibre sain entre ces deux modes de communication à distance donnera des résultats remarquables à votre équipe.  

4. Tenez de meilleures réunions en ligne 

Pour la plupart des gens, le télétravail est formidable, jusqu’à ce qu’ils doivent assister à une réunion. Les réunions en ligne sont pénibles à cause de la façon dont elles sont menées. Contrairement aux réunions en personne, les réunions virtuelles doivent être plus courtes, plus réfléchies et axées sur les résultats.  Amber Naslund, consultante en contenu chez LinkedIn, donne ce conseil pour mener des réunions à distance efficaces : « ...dans un monde virtuel, les réunions sont un mécanisme nécessaire, et quand elles sont bien menées, elles peuvent être précieuses, utiles et un excellent moyen de créer des liens avec les gens. Mais plus que jamais, nous devons réfléchir à la façon dont nous demandons du temps aux autres, et nous devons faire preuve d’empathie, de compréhension et d’attentes raisonnables quant à ce qu’une personne peut caser dans une journée de travail, même si elle n’a pas à se déplacer jusqu’à un bureau ou chez un client. » Respectez le temps de tout le monde et essayez de réduire les réunions inutiles. Une question bien connue, mais souvent oubliée, doit être posée : « Cette réunion pourrait-elle être un courriel? » Si c’est le cas, annulez la réunion et faites gagner du temps à tout le monde. Si cette réunion Zoom doit vraiment avoir lieu, envoyez un ordre du jour à l’avance aux personnes qui doivent y assister. Recueillez à l’avance les préoccupations et les suggestions pour que toutes les opinions soient entendues, puis réglez ce qui peut l’être avant d’entrer en réunion. Vous pouvez utiliser une application de prise de notes comme Hive Notes pour créer et partager des ordres du jour, ainsi que pour collaborer aux notes de réunion en temps réel.   Prendre des notes de réunion est un autre excellent moyen d’améliorer la communication à distance. Quand vous utilisez un outil de notes en ligne  comme Hive Notes, tout le monde reste sur la même longueur d’onde et repart avec des prochaines étapes claires.  Réduire la durée des réunions et se concentrer sur les enjeux importants est la meilleure façon de communiquer avec les employés à distance. Les rencontres individuelles ne devraient contenir que l’information qui doit être transmise. Si d’autres personnes doivent être au courant de la discussion, envoyez-leur un message. 

5. Travaillez à voix haute

Kristen Janene-Nelson et Lisette Sutherland décrivent le travail à voix haute comme le fait de rendre son travail observable par les autres pour que les membres d’une équipe à distance restent au courant des progrès de chacun. Mais contrairement à un bureau physique, nous ne pouvons pas nous voir à l’œuvre. Il est donc facile de conclure qu’aucun travail ne se fait.  Parler de votre travail et tenir activement les membres de l’équipe au courant de vos progrès augmente la visibilité et la confiance. Utilisez un outil de gestion de projets pour suivre le travail les uns des autres. Le meilleur de travailler à voix haute, c’est que cela réduit le besoin de réunions.  Une excellente façon de « travailler à voix haute » est d’utiliser un outil de gestion de projets comme Hive. Quand vous collaborez et communiquez dans le même outil que celui où vous gérez vos projets et vos campagnes, il est facile de voir où se font les changements et les progrès. Si vous vous demandez ce que font vos collègues, envisagez un outil de gestion de projets pour soutenir votre équipe et gagner en clarté.

6. Ayez des conversations ouvertes

Dans les équipes à distance, la communication se fait souvent en vase clos (courriels et messages privés). Dans un bureau,  on entend facilement les conversations et on intervient pour offrir des suggestions utiles.  Les conversations ouvertes remplacent ces échanges. Les conversations ouvertes en ligne devraient avoir lieu dans un canal réservé à cet effet dans l’outil de communication de votre équipe, comme Hive ou Slack. Si vous vous sentez ambitieux et que vous voulez une personnalisation complète, vous pouvez aussi créer une application pour gérer plus efficacement la communication avec les membres de votre équipe. Utiliser un outil de création d’applications sans code est l’un des moyens les plus faciles d’y arriver sans compétences en programmation. Mais il est important d’encadrer leur utilisation pour que les conversations ne dérapent pas. Cela nous amène à la question : « quels types d’échanges devraient se faire à découvert? » Pilar Orti, directrice de Virtual not Distant, recommande de se poser deux questions :  « Les membres de mon équipe auraient-ils tiré profit du fait que cet échange se déroule à découvert? A-t-on perdu quelque chose, ou risqué de perdre quelque chose, en ayant eu cette conversation en privé? » Pour encadrer les échanges, elle recommande de « poser des questions dont la réponse peut intéresser les autres, de partager une partie de la réflexion derrière vos décisions, de faire savoir aux autres ce que vous avez appris sur ce qui se passe dans l’organisation, etc. » Il ne s’agit pas de tenir tout le monde au courant de tout ce que vous avez fait pendant votre journée. La communication au sein d’une équipe à distance est un processus dynamique. Elle exige aussi beaucoup d’actions réfléchies et de travail. Mais l’effort en vaut la peine. Votre équipe collaborera mieux et se fera davantage confiance. Et le meilleur dans tout ça? Vous aurez probablement moins de réunions à suivre. 

7. Parlez-en quand les choses se compliquent

Les équipes hybrides peuvent choisir quand tenir des réunions en personne et des réunions virtuelles. Il est souvent préférable de traiter les enjeux complexes ou délicats en personne et en tête-à-tête. Toutefois, ce n’est pas toujours possible. Parler des sujets compliqués plutôt que d’envoyer des courriels ou des messages, ou de laisser des notes, donne de meilleures chances de régler le problème. Même à distance, une conversation fait gagner du temps, favorise une meilleure compréhension et encourage la prise de décisions, et c’est pourquoi c’est l’une de nos principales stratégies de communication pour les équipes à distance. « Bien écouter est le genre de compétence qui profite non seulement de l’enseignement, mais aussi de l’accompagnement : une formation spécialisée et continue, donnée par quelqu’un qui connaît vos forces, vos faiblesses et, surtout, vos habitudes », ont écrit Robin Abrahms et Boris Groysberg, chercheurs à la Harvard Business School. Quand les choses se compliquent au travail, le clavardage vocal est bien utile!