Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail?

Avez-vous souvent des projets vastes et complexes qui semblent impossibles à terminer? Vous arrive-t-il de constater qu’une tâche est à moitié faite et attend que quelqu’un d’autre la termine, mais que la direction à suivre n’est pas claire? Si c’est le cas, il est peut-être temps d’envisager de créer une structure de répartition du travail (SRT).   La plupart des équipes et des entreprises assurent le suivi et le détail de leur SRT à l’aide d’un logiciel de gestion de projets ou d’un outil de travail. Nous avons un faible pour Hive. Mais ne nous croyez pas sur parole. Un logiciel de gestion de projets comme Hive permet de regrouper au même endroit la collaboration d’équipe, y compris la SRT, les projets et les livrables. Une SRT décompose la structure d’un projet en livrables gérables, qui peuvent ensuite être confiés à des personnes ou à des équipes précises. Cela permet de s’assurer que tous les aspects du projet sont pris en compte et qu’aucune tâche n’est oubliée ni laissée à moitié faite. La mise en place d’une SRT peut demander un certain temps au départ, mais une fois terminée, elle vous simplifiera grandement la vie, à vous et à votre équipe. Nous vous suggérons aussi d’utiliser des modèles ou des projets existants dans votre outil de gestion de projets préféré comme référence, afin de ne pas réinventer la roue chaque fois que vous en avez besoin d’une nouvelle.

Le « travail » dans la structure de répartition du travail

Pour créer une SRT efficace, vous devez comprendre les objectifs de votre projet et ce qui doit être livré pour qu’il soit une réussite. Une fois ces renseignements en main, vous pouvez commencer à créer votre structure de répartition du travail. Pour cerner ces objectifs et les prochaines étapes, vous devez d’abord définir et regrouper les lots de travaux (LT) propres au projet. Un lot de travaux est un livrable ou un ensemble de livrables regroupés. Pensez à un projet, à un sous-projet ou à une sous-tâche comportant de nombreux livrables. Chaque élément d’un lot de travaux n’est généralement qu’une partie de quelque chose de plus grand (le projet, par exemple). Ces éléments, réalisés un à un, et leurs résultats font avancer l’objectif global du projet et gardent tout sur la bonne voie.  Voici quelques exemples de lots de travaux :

• Créer une page d’atterrissage

• Rédiger du contenu

• Développer le code frontal

• Appeler le client 

Comme vous pouvez le constater, les lots de travaux sont précis et concrets. Cependant, leur portée est aussi relativement petite comparativement à l’ensemble du projet. C’est voulu, car un lot de travaux doit pouvoir être réalisé par une seule personne ou équipe dans un délai raisonnable, sans dépendre de l’achèvement des tâches des autres.

Comment les lots de travaux s’intègrent à votre SRT

Votre SRT doit être créée selon un format hiérarchique, avec les tâches de plus haut niveau en haut et celles de plus bas niveau en bas. Cette structure vous permet de voir la situation d’ensemble tout en vous rapprochant des détails précis au besoin. La première étape consiste à énumérer tous vos lots de travaux au plus haut niveau de votre SRT. Une fois tous les lots de travaux cernés, vous pouvez commencer à les décomposer en tâches plus petites. Ces tâches plus petites formeront les niveaux inférieurs de votre SRT. Prenons un exemple : nous créons un nouveau site Web. Notre lot de travaux pourrait ressembler à ceci : Créer une page d’accueil

1. Rédiger le texte

2. Choisir les images

3. Concevoir la mise en page

4. Développer le code

5. Tester les fonctionnalités

Remarquez comment chaque étape du lot de travaux est décomposée en tâches plus petites et plus faciles à gérer? Cette structure vous permet de voir exactement ce qu’il faut faire pour mener le projet à terme. Chaque tâche sous « créer une page d’accueil » doit ensuite être confiée à des membres de l’équipe pour qu’ils s’occupent de chacune des étapes du projet. Elles suivent un ordre descendant, et généralement, une tâche doit être terminée avant de passer à la suivante.

En quoi la SRT est-elle utile à la gestion de projets?

L’un des avantages d’une structure de répartition du travail est qu’elle vous aide à mieux comprendre la portée de votre projet. Quand vous décomposez un projet en tâches plus petites, vous voyez plus facilement ce qu’il faut faire et vous pouvez repérer les risques éventuels. Une SRT vous permet aussi de déléguer plus efficacement. Quand toutes les tâches sont clairement définies, il est plus facile de les confier aux membres de l’équipe et de suivre leur progression. Chacun sait ainsi ce qu’il doit faire et pour quand. Une SRT peut aussi améliorer la communication et la transparence entre les membres de l’équipe. Quand toutes les tâches sont présentées de façon claire et concise, il y a moins de place pour les malentendus et la confusion. Avec une plateforme de gestion de projets (comme Hive) pour suivre les tâches, les membres de l’équipe peuvent voir qui travaille sur quelle tâche et repérer les goulots d’étranglement ou les problèmes éventuels.

Bâtir une structure de répartition du travail efficace

Parler d’une SRT, c’est une chose; en bâtir une, c’est une autre paire de manches. C’est une étape importante et souvent négligée de la gestion de projets, mais prendre le temps d’en créer une peut aider l’équipe à mieux maîtriser le processus et la gestion du temps. Passons à l’action. La création d’une structure de répartition du travail comporte quatre étapes de base :

Étape 1 : définir les objectifs de votre projet

La première étape consiste à définir les objectifs de votre projet. Quel est l’objectif final de votre projet? Que souhaitez-vous accomplir? Une fois les objectifs bien compris, vous pouvez commencer à creuser ce que vous devez réaliser avec vos tâches précises.

Dans Hive, c’est simple : il suffit d’ajouter un nouveau projet à votre espace de travail à l’aide du bouton bleu « + » dans le coin supérieur droit. Vous n’avez pas encore de compte Hive? Inscrivez-vous ici (c’est gratuit).

Étape 2 : décomposer le projet en tâches plus petites

L’étape suivante consiste à décomposer votre projet en tâches plus petites. Ces tâches doivent être précises, mesurables, atteignables, pertinentes et limitées dans le temps (SMART). Chaque tâche doit pouvoir être réalisée par une seule personne ou équipe dans un délai raisonnable. Aucune tâche n’est trop compliquée : elle est de la bonne taille et réalisable. C’est ici qu’interviennent nos lots de travaux. Conseil à retenir : en décomposant le projet en tâches plus petites, ne perdez jamais de vue l’objectif final. Toutes les tâches doivent contribuer ensemble à atteindre les objectifs du projet : il ne doit y avoir aucune exception.

Étape 3 : confier les tâches aux membres de l’équipe

Une fois toutes les tâches cernées, il est temps de les confier aux membres de l’équipe. Là encore, tenez compte des compétences et de l’expérience de chacun au moment de répartir le travail. Vous devrez aussi tenir compte de la charge de travail de chaque membre pour vous assurer que personne n’est submergé.

Dans votre projet Hive, vous pouvez ajouter des tâches ou des sous-tâches et les confier à des collègues de votre organisation. Vous pouvez aussi les attribuer à des remplaçants ou à des utilisateurs externes, ce qui aide à suivre les livrables qui ne relèvent pas directement de votre équipe.

Étape 4 : créer un échéancier

La dernière étape consiste à créer un échéancier pour votre projet. Il doit comprendre les dates de début et de fin de chaque tâche, ainsi que les échéances des jalons intermédiaires. Un échéancier clair aide tout le monde à rester sur la bonne voie et à terminer le projet à temps.

Nous vous recommandons d’afficher votre SRT dans la vue Gantt de Hive pour bien comprendre l’échéancier global et les dépendances. Les dépendances sont un excellent moyen de garder votre équipe concentrée sur ses tâches et de comprendre quels éléments et quelles échéances dépendent d’autres éléments du projet.

Les meilleurs outils pour bâtir une SRT

Vous pouvez certes écrire votre SRT sur une feuille de papier avec un stylo, mais de nombreux outils offerts aujourd’hui peuvent vous rendre plus efficace et vous faire passer au numérique. Hive est un outil de gestion de projets qui aide les entreprises à attribuer des tâches, à créer des échéanciers et à suivre l’avancement, le tout au même endroit. Avec Hive, votre SRT peut être décomposée en tâches plus petites et plus faciles à gérer, ce qui améliore la communication et la transparence entre les membres de l’équipe, garde tout le monde sur la bonne voie et assure que le projet est terminé à temps. Des programmes comme Lucid Chart et Miro sont aussi extrêmement utiles pour créer les diagrammes de base de votre SRT. Ces outils vous permettent de créer les cartes qui structurent le flux de travail de votre projet, avec des fonctions de collaboration et des diagrammes simples à partager avec l’équipe. Toutefois, créer le flux de travail visuel de votre SRT n’est que la moitié du processus. Après la création visuelle, il vous faut un outil pour détailler chaque étape du cycle de vie du projet, et pour cela, vous devez choisir un excellent outil de gestion de projets. Avez-vous votre propre processus de SRT? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous!