Como criar uma semana de trabalho comprimida para a sua equipe

As semanas de trabalho comprimidas podem estar em alta, mas também são mal compreendidas. A coach de produtividade Donna McGeorge, autora de The 1-Day Refund: Take Back Time, Spend it Wisely, está aqui para explicar o conceito de semana de trabalho comprimida, e a Hive está aqui para ajudar você a implementá-la com a sua equipe.

O que é uma semana de trabalho comprimida?

Uma semana de trabalho comprimida é uma jornada que pega a sua semana de cinco dias, longa e cansativa, e a condensa em uma semana de quatro dias. O número de horas trabalhadas pode variar, e os horários podem mudar bastante, mas quem já adotou a semana comprimida garante que ela muda o jogo. "A Perpetual Guardian, empresa de serviços financeiros da Nova Zelândia, descobriu que as pessoas não tiveram dificuldade em entregar uma carga de trabalho em tempo integral em 4 dias", diz McGeorge. "O resultado foi menos estresse, funcionários mais felizes e um aumento de 20% na produtividade."

McGeorge afirma que existem três tipos de semana de trabalho comprimida: as que reduzem os dias trabalhados, as que reduzem um pouco as horas e as que espremem 40 horas de trabalho em quatro dias completos.

Empregadores que pagam por dia ou por hora costumam adotar uma semana em que só se pagam os dias trabalhados.

"Esse é o mais comum", diz McGeorge. "As pessoas trabalham menos dias e recebem proporcionalmente."

Para quem tem salário fixo, McGeorge diz que semanas de quatro dias com 40 horas estão entre os formatos mais comuns. Mas esse modelo parte do princípio de que você precisa de 40 horas para chegar aos resultados desejados, o que pode não ser uma crença muito precisa.

O melhor modelo, segundo McGeorge, é, infelizmente, um dos menos comuns: semanas de quatro dias com 32 horas, com o mesmo salário de uma semana de cinco dias.

"Esse modelo reconhece que podemos obter os mesmos resultados com menos horas. A Lei de Parkinson diz que o trabalho se expande para preencher as horas disponíveis. Então, ao reduzir o tempo, as pessoas podem se sentir mais focadas e produtivas."

Por que comprimir a sua semana de trabalho?

Comprimir a semana de trabalho traz inúmeros benefícios, mas o principal é a melhora da sua qualidade de vida. Os dados sobre semanas comprimidas são categóricos: o equilíbrio entre vida pessoal e profissional melhora quando você tem um dia extra de folga, e você se concentra mais nas tarefas essenciais quando está de fato trabalhando, em vez de tentar preencher as horas com tarefas menores.

"Na Austrália, era comum ter uma quinzena de nove dias ou uma folga mensal programada (RDO, de Rostered Day Off), acrescentando 45 ou 25 minutos a cada dia de trabalho", diz McGeorge. "Isso permitia que as pessoas resolvessem assuntos pessoais para os quais antes usavam o horário de trabalho e resultou em uma redução drástica de licenças médicas e pessoais." Isso inclui consultas médicas, dentista, cuidado com os filhos ou até atividades normalmente espremidas nas poucas horas do fim de semana, como ir ao mercado ou fazer aulas de ginástica.

"No geral, as semanas comprimidas reduzem o tempo de deslocamento, principalmente se a pessoa trabalha de casa", acrescenta McGeorge. "Se considerarmos que a maioria dos trajetos levava cerca de uma hora para cada lado, muitas pessoas que trabalhavam de casa já estavam fazendo as horas extras, então isso devolve um pouco mais de equilíbrio."

Além disso, uma semana de trabalho comprimida permite recuperar um estado mental mais intencional. Com menos tempo no escritório, você não vai simplesmente ignorar as notificações achando que vai vê-las depois; você sentirá a pressão de concluir tarefas mais rápido, falar com os colegas na hora, resolver problemas sem hesitar e acompanhar itens de ação sem atraso.

"A maioria das organizações que testaram a semana comprimida registrou aumentos de produtividade entre 20% e 25%", diz McGeorge.

Como implementar uma semana de trabalho comprimida

McGeorge tem um passo a passo para ajudar a sua pequena empresa a testar uma semana de trabalho comprimida, e a Hive tem ferramentas para apoiar a transição.

"Identifique a necessidade do negócio", começa McGeorge. Pense no motivo de implementar a semana comprimida: aprimorar a produtividade, promover um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional ou aumentar a retenção de pessoas.

Ao fazer um brainstorm, você pode descobrir que seus problemas têm soluções diferentes de simplesmente comprimir a semana, e pode concluir que a semana comprimida não é a opção certa para a sua organização ou equipe.

"Ela não serve para todos os ambientes, então precisa ser uma decisão estratégica", diz McGeorge.

O próximo passo é garantir que toda a equipe esteja alinhada daqui para a frente.

"Converse com os membros da equipe para saber o que eles querem e como querem trabalhar", diz McGeorge. Cada pessoa tem necessidades diferentes, e algumas podem preferir mais supervisão ou menos reuniões. Talvez até queiram a semana comprimida dividida por um dia de folga, ou folgar na segunda em vez da sexta. Encontre uma forma de atender a todos os pedidos de tempo, sem fechar as portas para a colaboração com quem não tem uma semana comprimida.

O burnout também é um risco quando as pessoas trabalham oito ou dez horas por dia, e elas podem não ter fôlego no início para manter o foco por tanto tempo. Não se sobrecarreguem e confirme que todos se sentem bem com a mudança antes que ela aconteça.

"Você também pode flexibilizar para mais ou para menos conforme as demandas ou os picos de carga de trabalho", acrescenta McGeorge. A Hive facilita acompanhar a sua capacidade: você pode examinar seus projetos atuais e futuros com ferramentas de resumo que combinam melhor com o seu jeito de pensar, usando recursos como Gantt ou Kanban.

Depois, lance a sua semana de trabalho comprimida, mas sem torná-la permanente. Aproveite para coletar dados sobre como os colegas se sentem, como o trabalho está andando e se eles sentem que a qualidade de vida melhorou.

"Faça um piloto ou um teste", explica McGeorge. "Por exemplo, a Microsoft Japão começou apenas dando as sextas-feiras de folga para toda a organização por cinco semanas. Eles descobriram que a produtividade subiu 40%, as reuniões ficaram mais eficientes e os funcionários disseram estar mais felizes."

"Identifique os benefícios que você busca e meça-os", continua McGeorge. "A MRL Recruitment, no Reino Unido, usou o modelo como estratégia de bem-estar, energia, felicidade, redução do estresse e retenção de equipe. A retenção foi de 95%, a produtividade aumentou 25% e as ausências de curta duração caíram 40%."

Quando o piloto terminar, você pode reunir dados sobre gerenciamento de tempo e identificar lacunas no processo. A Hive é a ferramenta perfeita para isso: o controle de tempo é simples e sem esforço, e acompanhar o andamento dos itens de ação nunca foi tão fácil.

Por fim, se a semana comprimida combina com você e com a sua equipe, leve-a para o próximo nível e torne-a permanente.

"Estenda o piloto ou o teste até estar pronto para valer", diz McGeorge. Ela conclui que muitas empresas, como a Buffer e a Shake Shack, já testaram a semana comprimida e não voltaram atrás.

"A Shake Shack, nos EUA, experimentou a semana de trabalho comprimida para melhorar a produtividade e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional", diz McGeorge, "e [ela] agora está ampliando o programa."

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