4 maneiras de acompanhar suas ações na Hive

Às vezes, tentar acompanhar as ações pode dar quase tanto trabalho quanto fazer as tarefas listadas nelas, o que resulta em prazos perdidos, mal-entendidos e frustração. Felizmente, a Hive tem formas práticas de gerenciar todas as suas ações com facilidade.

1. Uma matriz

A matriz de ações é uma ótima forma de se manter organizado e ágil, reduzindo as ações ao essencial: frequência, gatilhos, duração e membros da equipe. A matriz mostra não só qual é a ação, mas também quem a executa, quanto tempo ela vai levar e o que a desencadeia.

Uma matriz ajuda a acompanhar as ações porque permite controlar projetos grandes e pequenos.

Ao acompanhar ações recorrentes, coisas que acontecem todo ano, como aniversários ou tempo de casa, podem ser controladas com a mesma precisão de reuniões trimestrais, mesas-redondas mensais ou outros eventos repetidos. Assim, nada se perde na correria, e você pode criar lembretes para si mesmo com meses de antecedência, o que dá tempo para se preparar para marcos e reuniões importantes.

2. Históricos do cartão de ação

Outra ótima forma de acompanhar suas ações é ver o histórico do cartão de ação e conferir como ele mudou. Isso é especialmente útil quando você volta de férias ou trabalha em horários diferentes dos colegas com quem colabora em projetos específicos.

Ali você vê todo o histórico de quando ações ou subações foram alteradas ou criadas e quando tarefas foram atribuídas, concluídas ou passadas para outro colega. Se os prazos foram ajustados, se certas ações aguardam aprovação ou se anexos foram adicionados, você também vê todas essas mudanças no histórico do cartão de ação, sem conversas longas nem reuniões que tomam tempo.

3. Adicione datas de vencimento automaticamente

Se você se sente sobrecarregado ao lidar com datas de vencimento e prazos, pode parecer que surgem mais a cada ação concluída. A melhor maneira de controlar suas ações é garantir que os prazos não sejam incertos, criando prazos automáticos que correspondam ao fluxo de trabalho da sua empresa.

Assim, se você pensar em uma tarefa que precisa ser feita, não precisa colocá-la na lista de afazeres e transformá-la em ação depois. Você tem a liberdade de criar um cartão de ação a qualquer momento, para qualquer projeto futuro, e definir quando ele começa e qual é o prazo.

Você também pode aplicar um modelo de ação a um cartão de ação com prazos já incluídos. Por exemplo, se o fluxo de trabalho da sua empresa prevê uma semana para pesquisar um projeto, três dias para montar uma apresentação de slides e mais dois dias para preparar a apresentação, você pode aplicar esse fluxo a um cartão de ação à sua escolha. Isso elimina o chute no agendamento e mantém todos os membros da equipe informados.

4. Crie dependências

Se você já precisou pausar a sua parte de um projeto enquanto esperava um colega concluir a dele, sabe como é irritante conviver com a incerteza de não saber quando poderá voltar ao trabalho. Às vezes, a comunicação fica confusa nesse processo e causa tensão desnecessária entre colegas que, de resto, se dão bem. É aí que entram as dependências.

As dependências são um recurso do espaço de trabalho da Hive que pode ser adicionado a um cartão de ação. Elas indicam que você está esperando a conclusão de uma parte do projeto e, quando ela termina, a ação começa e avisa todas as pessoas ligadas a ela.

A Hive é a primeira plataforma de produtividade do mundo criada de forma democrática. Saiba como podemos ajudar você aqui.