A troca de contexto tem mesmo má fama?

Você pode achar que a troca de contexto é o flagelo da produtividade, mas talvez ela não seja tão ruim quanto parece. Se você se pega trocando de contexto e sente que não consegue largar o hábito, Jamie Flinchbaugh, fundador da JFlinch e autor de People Solve Problems, tem algumas dicas para fazer a troca de contexto trabalhar a seu favor.

O que é troca de contexto?

“É basicamente o foco do nosso cérebro passando de um ponto para outro”, diz Flinchbaugh. “Muitas vezes ela é vista como uma tarefa, mas nem toda tarefa exige o foco do nosso cérebro. É por isso que conseguimos andar e respirar ao mesmo tempo, além de falar e mascar chiclete.”

Isso significa que troca de contexto não é o mesmo que multitarefa. Na multitarefa, você faz várias coisas ao mesmo tempo. Na troca de contexto, você alterna entre duas coisas. Compare com um carro trocando de marcha: não dá para dirigir em duas marchas ao mesmo tempo e, se você trocar de marcha rápido demais, pode queimar o motor.

“Escrever um e-mail e ter uma conversa exigem o foco do cérebro”, diz Flinchbaugh. “Algumas pessoas dizem que isso é multitarefa, mas isso é em grande parte impossível. O que parece multitarefa é, na verdade, um monte de trocas rápidas de contexto.”

Por que a troca de contexto é ruim?

Muitos dos artigos e posts que você pode ler sobre troca de contexto dizem que ela é uma das maiores inimigas da produtividade, e às vezes com razão. Flinchbaugh afirma que a troca de contexto pode tirar o ritmo de uma tarefa, como passar o carro para outra marcha antes de ele pegar velocidade.

“Na maioria dos ambientes de escritório, criativos ou transacionais, nosso cérebro precisa dar atenção, criatividade, percepção ou simplesmente acompanhar o trabalho que temos à frente”, diz Flinchbaugh. “Nosso cérebro costuma estar um passo à frente, o que, em parte, nos permite manter o ritmo. Cada interrupção, parada e recomeço, ou troca, nos custa ritmo.”

Sem ritmo, a sua memória de trabalho não tem a chance de guardar informações importantes que ajudam a concluir a tarefa em andamento.

“Comece a escrever um e-mail longo e depois atenda o telefone”, diz Flinchbaugh. “Você vai ter que voltar ao e-mail, reler o que escreveu, lembrar o que queria escrever e só então retomar o ritmo. Agora tente ser interrompido três vezes. Fica muito difícil, muito rápido.”

Como trocar de contexto do jeito certo

Mudar de uma tarefa para outra rápido demais pode atrapalhar a conclusão de projetos, mas existem formas de usar a troca de contexto de um jeito que favoreça a produtividade em vez de drená-la.

1. Crie o seu próprio ambiente de trabalho

Por fim, você precisa conhecer seus limites e gerenciar seu fluxo de trabalho da forma que fizer mais sentido para você. Se a troca de contexto é passar para uma nova marcha, seu cérebro é o motor do carro e, no fim das contas, você é o motorista.

“Assuma a responsabilidade pelo seu pequeno microssistema e pelos resultados dele”, diz Flinchbaugh. “Você é pago para entregar um resultado. Se a troca de contexto está custando sua eficácia e eficiência, você precisa agir para melhorar isso.”

Em seguida, diz Flinchbaugh, se você sente que não vai bem no gerenciamento do tempo, comece aos poucos se quiser reduzir a troca de contexto.

“Não tente eliminar as interrupções, mas talvez comece com apenas um tipo de interrupção”, diz Flinchbaugh. “Ataque o problema pelos dois lados. Deixe seu trabalho mais resistente às trocas de contexto que você não controla, e tente também eliminar ou reduzir as causas das trocas de contexto que você controla ou influencia.”

2. Divida suas tarefas

Primeiro, para fazer a troca de contexto funcionar a seu favor, você precisa dividir tarefas maiores em partes menores e resolvê-las uma a uma. Se as tarefas forem sobrecarregantes demais, é mais fácil se distrair no meio delas. Quando as tarefas ficam administráveis, você as conclui com mais facilidade.

“Eu escrevi um livro, mas isso não era uma tarefa só”, diz Flinchbaugh. “Escrever um capítulo também não era. Escrever uma seção de um capítulo era uma tarefa, e terminá-la antes de aceitar até uma interrupção pequena, como olhar uma mensagem de texto recebida, é decisivo para a eficácia e a eficiência.”

Flinchbaugh compara cumprir uma tarefa a arrumar a mesa para o jantar de Ação de Graças. Se a sua missão é arrumar a mesa e você é interrompido o tempo todo por conversas, é provável que esqueça alguma coisa. Mas, se você dividir a tarefa em partes mais razoáveis, como colocar os garfos ou dobrar os guardanapos, terá tempo de conversar entre uma etapa e outra e ainda arrumar a mesa sem esquecer nada importante.

“Quando aumentamos a granularidade, temos, ao mesmo tempo, mais chance de adiar a interrupção, ainda que por pouco tempo, e de chegar a um ponto final bem-sucedido antes de responder à nova tarefa.”

3. Enfrente isso em equipe

Você não conseguirá trocar de contexto de forma produtiva se os seus colegas não facilitarem o seu trabalho evitando interrupções. Se você ou alguém da equipe tem dificuldade com a troca de contexto, tente conversar sobre as causas das interrupções.

“Você pode olhar as causas, como mudanças de agenda, ligações, um sistema de e-mail aberto e ativo, para ver se isso está acontecendo”, diz Flinchbaugh. “Se as notificações de e-mails recebidos aparecem e são abertas, você tem troca de contexto.”

Outra opção é trabalhar com os colegas para criar marcos que indiquem o fim de uma tarefa ou o momento de fazer uma pausa.

“Veja se as pessoas conseguem chegar a pontos finais predefinidos no trabalho sem interrupção”, acrescenta Flinchbaugh. “Desde que comecei esta tarefa, parei de trabalhar nela antes de terminar?’ Se não, você evitou a troca.”

Talvez a troca de contexto não seja tão ruim!

Embora a troca de contexto não tenha uma vantagem direta, diz Flinshbaugh, você sempre pode encontrar formas de trocar de contexto com eficácia se estiver atento ao processo. Passar de um assunto para outro custa tempo e energia mental. Quanto mais você praticar a troca nos momentos certos, mais itens de ação conseguirá tratar ao mesmo tempo.

“Há uma vantagem em saber trocar de contexto com eficácia”, conclui Flinchbaugh, “que é poder encaixar tarefas novas e urgentes sem prejudicar a eficácia nem a eficiência das tarefas iniciais.”