Como a matriz de Eisenhower pode revolucionar o seu gerenciamento de projetos

Focar nas coisas erradas no trabalho pode acontecer com os melhores de nós. É uma tendência humana: mesmo com boas intenções, se você não prioriza de forma ativa e intencional, é fácil perder a visão do quadro geral. É aí que entra a matriz de Eisenhower, uma ferramenta de priorização de tarefas muito simples que pode revolucionar o seu gerenciamento de projetos. “A matriz de Eisenhower é talvez uma das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos e de tempo que existem. É muito fácil de usar e traz uma clareza enorme para as suas tarefas e a sua carga de trabalho”, diz Jacob Udodov, fundador e CEO da Bordio, uma plataforma de gerenciamento de projetos e tarefas.

O que é a matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes: duas linhas e duas colunas. Tarefas urgentes versus não urgentes, e tarefas importantes versus não importantes. Uma tarefa pode ser urgente, mas não importante para as metas de uma equipe. Imagine, por exemplo, que uma seção do seu site saiu do ar. Você precisa resolver o problema o quanto antes, mas isso vai tirar tempo dos projetos que cumprem as suas metas mensais.

Tarefas importantes e urgentes são, claro, a maior prioridade, e tudo que não é importante nem urgente precisa ser questionado. “A matriz sugere dividir todas as tarefas em quatro categorias, de acordo com a urgência e a importância. Naturalmente, as tarefas urgentes e importantes precisam ser tratadas de imediato. Já as não urgentes e não importantes devem ser delegadas ou simplesmente descartadas”, diz Udodov.

A estrutura foi inspirada no ex-presidente dos EUA e oficial militar Dwight D. Eisenhower. O autor Stephen Covey pegou as ideias dele sobre tomada de decisão e as reorganizou em uma matriz no famoso livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”.

O que fazer com cada tipo de tarefa

Urgente & importante

Faça o quanto antes: tarefas urgentes deixadas de lado têm consequências, então esta precisa da sua atenção imediata.

Urgente & não importante

Resolva em breve: agende um horário para cuidar deste item de ação, porque é fácil demais adiá-lo.

Não urgente & importante

Delegue: isto ainda precisa ser feito, mas não precisa ser feito por você.

Não urgente & não importante

Descarte: pode tirar isto da sua lista de tarefas e não gaste o tempo de mais ninguém com isso.

Benefícios da matriz de Eisenhower

“A matriz funciona tão bem para muita gente porque dá uma visão geral visual e uma estrutura simples para o que precisa ser feito. Muitas vezes procrastinamos porque nos sentimos sobrecarregados, ou nos afogamos em trabalho sem importância e perdemos melhorias estratégicas. A matriz ataca esses problemas conhecidos de forma divertida e simples”, acrescenta ele.

“Quem pode nos definir com precisão a diferença entre o longo e o curto prazo! Principalmente quando os nossos assuntos parecem estar em crise, quase somos obrigados a dar a primeira atenção ao presente urgente, e não ao futuro importante”, disse o próprio Eisenhower.

Veja alguns dos benefícios de usar a matriz de Eisenhower.

Diga adeus ao trabalho sem propósito

Trabalho por trabalho mata a produtividade. A matriz de Eisenhower é uma forma simples e visual de rever as suas prioridades com regularidade e identificar onde você gasta esforço em atividades que não aproximam você das metas maiores.

Mais foco significa mais impacto

Refinar as prioridades e tirar algumas entregas da lista de tarefas significa ter mais energia para direcionar às prioridades principais. Esse foco se traduz em mais impacto e mais resultados.

Evite a armadilha de apagar incêndios o tempo todo

A matriz de Eisenhower também permite avaliar como você costuma usar o seu tempo. Se a maioria das suas tarefas cai na categoria “urgente”, pode ser sinal de que você vive apagando incêndios à custa de outras responsabilidades importantes. O ideal é ser proativo, e não reativo, então perceber as tarefas importantes que não são crises e reservar tempo para elas é fundamental.

Torne-se melhor em delegar

A estrutura também ajuda você a delegar melhor, pois incentiva você a descartar de vez as tarefas que não são urgentes nem importantes, ou a delegar algumas das que ainda precisam ser feitas.

Economize tempo e dinheiro

Você sabe o que dizem: tempo é dinheiro. Ao incentivar a priorização regular, a matriz de Eisenhower ajuda você a economizar recursos preciosos, principalmente quando você repete o exercício ao longo de um trimestre ou de um ano.

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