O guia definitivo para priorizar tarefas com sucesso

Sejamos sinceros: todos temos mais coisas no prato do que conseguimos realmente entregar. Nossas listas de tarefas raramente são concluídas por completo (confissão: tenho mais de 60 itens de ação na minha lista de tarefas na Hive a qualquer momento). E, nos raros momentos em que tudo finalmente está riscado da lista, isso é uma grande conquista.

Então, como vencer todas essas listas de tarefas sem deixar nada cair? A resposta está na priorização. Seja com tarefas estratégicas ou com a rotina do dia a dia, priorizar é essencial. Todos temos 24 horas por dia, mas o que faz toda a diferença é como usamos esse tempo e no que escolhemos investi-lo.

O que é priorização?

Priorizar é "a ação ou o processo de decidir a importância ou a urgência relativa de algo". Em termos mais simples, você identifica as tarefas mais importantes da sua lista e as coloca em ordem de importância. Classificar cada tarefa ajuda você a entender quais precisam ser concluídas primeiro, quais são mais urgentes e quais podem esperar, se for preciso.

A maioria de nós gasta tempo demais com o que é urgente e tempo de menos com o que é importante.  - Stephen R Covey

Quanto às tarefas que você quer gerenciar, existem 4 categorias diferentes. A primeira é a das tarefas únicas, que acontecem uma só vez. As tarefas recorrentes formam o segundo grupo: são as que acontecem de forma regular e repetida. A terceira categoria reúne os projetos, que são trabalhos maiores e pontuais. A quarta e última categoria é a dos problemas, ou seja, questões que surgem e precisam de atenção imediata. Os problemas provavelmente terão precedência sobre todo o resto, mas a forma de organizar as demais tarefas depende da sua preferência pessoal.

Benefícios científicos da priorização

O córtex pré-frontal é a parte do cérebro responsável por uma ampla gama de funções, desde ajustar comportamentos e reações emocionais até a priorização. O córtex pré-frontal está associado a categorias de tarefas chamadas de "funções executivas", definidas como "comportamentos de controle, de curto prazo e reflexivos". Entre as tarefas do córtex pré-frontal estão planejar, tomar decisões e resolver problemas — todos componentes essenciais da priorização. Por que é importante ativar essa parte do cérebro para priorizar tarefas? Por alguns motivos. Primeiro, priorizar ajuda a aliviar o estresse. Quando você tem um plano de ação definido, os níveis de estresse começam a cair. Além disso, estima-se que 25% da nossa felicidade esteja ligada à nossa capacidade de lidar com o estresse, o que significa que, quanto mais priorizamos e planejamos, mais felizes podemos ser. A priorização também é ótima porque motiva as pessoas a concluir as ações da lista de tarefas e, ao mesmo tempo, dá flexibilidade a longo prazo. Quando você tem de cinco a dez itens para concluir em um dia, fica muito mais motivado a avançar e riscá-los da lista, em vez de deixá-los passar para o dia seguinte. Na Hive, adoro poder marcar as coisas como feitas e movê-las para a seção "Concluídas" do meu quadro Kanban. É emocionante. Por fim, a priorização ajuda você a economizar tempo. Quando todas as tarefas estão alinhadas por ordem de importância, você passa rapidamente de uma para outra, sem se preocupar com qual fazer ou em que ordem. Isso poupa tempo valioso e energia mental.

Como priorizar tarefas

Para muita gente, a priorização profissional de tarefas começa assim que chega ao escritório. Então, comece o dia olhando as tarefas atribuídas especificamente a você. Não se deixe sobrecarregar nem se assuste achando que não vai dar conta em um único dia. Em vez de deixar pensamentos negativos entrarem, comece a planejar. Há algumas formas de começar a priorizar tarefas. A primeira é com papel e caneta. Pegue um caderno ou uma folha de papel e anote todas as tarefas que precisa terminar até o fim do dia. Depois, respire fundo e leia tudo o que escreveu. Uma alternativa, e muitas vezes mais eficiente, é usar uma plataforma de gerenciamento de tarefas como a Hive. Se você usa uma ferramenta como a Hive, todas as suas tarefas do dia já estarão programadas na plataforma e prontas quando você chegar ao escritório, junto com os detalhes do projeto ou da campanha a que pertencem. Ao trabalhar na Hive, a melhor forma de priorizar tarefas é dar o prazo "Hoje" às que você PRECISA concluir hoje e reagendar as demais para mais tarde na semana ou no mês. Você também pode ver as tarefas "Futuras" e "Concluídas" na Hive, o que ajuda a acompanhar o progresso geral do projeto e as necessidades futuras de priorização.

Agora que você tem a lista final de tarefas a concluir, pode definir a prioridade de cada uma. É fácil fazer isso no cartão de ação da Hive. Se você usa papel e caneta, basta destacar ou marcar a tarefa com uma estrela, ou escrevê-la no topo da lista. Isso ajuda você a entender que esta é a tarefa que precisa ser feita primeiro.

Se precisar de um jeito mais detalhado de priorizar, use matrizes de priorização de tarefas e outras ferramentas para criar um plano impecável para o dia.

Técnicas de priorização de tarefas 

Mestres que fazem da priorização uma prioridade criaram truques e técnicas para dominar essa arte. Esses métodos ajudam você a priorizar tarefas na sua vida. A seguir, vamos ver algumas das principais técnicas para aproveitar todo o potencial da priorização.

MoSCoW

[caption id="attachment_5068" align="aligncenter" width="754"] Imagem via Pinterest.[/caption] Dai Clegg, especialista em desenvolvimento de software, criou a técnica MoSCoW quando trabalhava na Oracle. É um dos métodos de priorização mais populares. A sigla reúne quatro categorias de prioridade: Must-Do (obrigatório), Should-Do (deveria fazer), Could-Do (poderia fazer) e Won't-Do (não fazer).

1. A primeira categoria, Must-Do, inclui as tarefas que você não pode deixar de fazer e que são as mais importantes.

2. Em seguida, o grupo Should-Do reúne os itens que são importantes, mas não tão vitais quanto as tarefas Must-Do.

3. As tarefas Could-Do são boas de fazer, mas não têm papel em melhorias de grande escala. Você pode pulá-las sem medo de perder algo.

4. Por fim, temos a categoria Won't-Do. Ela reúne apenas as tarefas que não valem o seu tempo.

Anote suas tarefas com cuidado e distribua-as pelas categorias disponíveis. Quando terminar, revise cada categoria e veja se as tarefas dentro dela combinam com a descrição.

Agora ordene a lista por categoria. Coloque as tarefas Must-Do no topo. Depois, as tarefas Should-Do e, em seguida, os itens Could-Do, e comece a concluir as tarefas nessa ordem. Por último, fique de olho nos itens Won't-Do e não perca tempo com eles.

Dica de especialista: termine todas as tarefas da primeira categoria e só então passe para a próxima. Não se apresse e mantenha a calma ao distribuir as tarefas em cada grupo.

Modelo Kano

[caption id="attachment_5069" align="aligncenter" width="685"] Imagem via Medium.[/caption] O modelo Kano (pronuncia-se "ká-no") foi criado por Noriaki Kano. É uma abordagem baseada nos diferentes níveis de satisfação do usuário com os recursos ou o comportamento de um produto. Noriaki Kano publicou esse modelo em 1984.

Embora existam várias formas de aplicar o modelo Kano, vamos descrever aqui a mais eficaz: dividir os itens do seu backlog nas categorias Must-Be, Attractive, One-Dimensional, Indifferent e Reverse.

Observe que esse método depende muito de pesquisas e entrevistas com usuários feitas antes da priorização.

1. Primeiro, temos a categoria Must-Be. Ela é exclusiva das tarefas que você precisa concluir para alcançar o objetivo final. Sem cumprir essas obrigações, não é possível avançar.

2. Na sequência, vem o grupo One-Dimensional. Essa categoria reúne os itens que talvez não sejam essenciais, mas são atraentes para os seus clientes.

3. Os recursos Attractive são aqueles que acrescentam satisfação extra ao seu fluxo de trabalho.

4. Todos os elementos, ideias e tarefas com o menor impacto possível pertencem à categoria Indifferent.

5. Jogue na seção Reverse todos os itens que incomodam e prejudicam o resultado geral.

O modelo Kano pode ser aplicado à rotina de qualquer pessoa e ajuda a priorizar tarefas e a entender a priorização de produtos. Mas ele é mais voltado para empresas que querem priorizar o processo de um produto específico.

Bubble Sort

O bubble sort é uma técnica que compara a importância de uma tarefa com os outros itens da lista. O ciclo continua até que cada tarefa tenha sido comparada com todas as outras. Assim, você consegue organizar a lista de acordo com a importância de cada tarefa.

Comece dispondo todas as tarefas na horizontal, em uma folha de papel, de forma aleatória. Depois, compare as duas primeiras tarefas e pergunte a si mesmo: "Qual tarefa é mais importante?" Escolha uma e mova-a para o lado esquerdo.

Em seguida, compare as duas tarefas seguintes e escolha a que tem mais peso. Essa tarefa vai para o lado esquerdo da matriz. Continue o processo até chegar ao fim da lista.

Depois, volte ao início e continue questionando a importância de cada tarefa. Por fim, verifique se todas as tarefas mais críticas estão à esquerda das menos relevantes.

Parabéns! Suas prioridades agora estão alinhadas da esquerda para a direita. Risque as tarefas da lista conforme for terminando.

Melhores gerenciadores de tarefas para priorização

Agora que você já conhece algumas técnicas básicas, outra forma de começar a priorizar tarefas é usar um software de gerenciamento de projetos ou uma plataforma de gerenciamento de tarefas. Aqui estão algumas ótimas ferramentas para levar a priorização a sério.

Hive

A Hive é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda equipes do Google, da Starbucks, da Comcast e da Toyota a trabalhar com agilidade. Um dos principais benefícios da Hive são as visualizações flexíveis de projetos, que permitem a cada pessoa da equipe trabalhar do seu jeito: em Kanban, Gantt, portfólio, calendário e muito mais. A Hive também tem mais de 1.000 integrações com ferramentas como Gmail, Salesforce, Zoom e Jira. Com a visualização "Minhas ações" da Hive, você vê facilmente todas as tarefas que vencem em breve. Dá para alternar rapidamente entre tarefas com prazo para hoje, amanhã, nos próximos 7 dias, 2 semanas ou 30 dias. Esse recurso nativo da Hive mostra o que precisa ser feito logo, ajudando você a priorizar e a escolher no que trabalhar em seguida. Experimente a Hive grátis por 14 dias e descubra por que milhares de equipes usam a Hive para manter as prioridades sob controle.

Trello

O Trello é outra ferramenta popular de gerenciamento de tarefas. Os recursos e a interface do Trello giram em torno de quadros Kanban, um componente central da metodologia ágil de gerenciamento de projetos. Os quadros Kanban permitem visualizar seu fluxo de trabalho, organizando as tarefas em diferentes categorias ou etapas. Da mesma forma, o Trello permite criar cartões e etiquetas de acordo com a sua estratégia. Você também tem acesso a listas intuitivas e etiquetas coloridas. Se quer criar quadros Kanban, mas precisa de recursos mais poderosos de gerenciamento de projetos, conheça a Hive ou uma destas outras alternativas ao Trello.

Asana

Gerencie projetos, suas tarefas pessoais e equipes com a Asana. Com essa ferramenta, você pode gerenciar tarefas, atribuí-las a usuários e priorizar o trabalho da equipe com base em projetos. A Asana tem uma interface muito amigável, que pode ser útil para você e sua equipe se vocês procuram algo adequado para iniciantes. Para conhecer outras ferramentas de gerenciamento de projetos com recursos semelhantes, veja esta lista das principais alternativas à Asana do mercado.

Evernote

Quer algo simples para organizar e ajudar a priorizar tarefas na sua vida? Como uma das ferramentas de anotações mais populares do mercado, o Evernote permite criar tarefas e acompanhá-las dentro das anotações. Uma das melhores formas de usar o Evernote para priorizar tarefas é criar anotações de "tarefas", em que você lista as mais importantes e planeja quais fazer primeiro. Também existem muitas outras alternativas ao Evernote (incluindo o Hive Notes!) que oferecem a mesma funcionalidade de lista de tarefas.

A priorização ajuda pessoas do mundo todo a fazer maravilhas no dia a dia. Ela ajuda a construir uma rotina produtiva que eleva o desempenho e a produtividade geral ao longo do tempo. Usar as ferramentas e técnicas que mencionamos aqui pode melhorar muito a sua vida. Quem não gostaria disso?