6 técnicas de tomada de decisão em grupo que economizam tempo nas reuniões

Levante a mão quem nunca participou de uma reunião que se arrasta, não termina com decisões concretas nem próximos passos e exige outra reunião para continuar a conversa. É de se esperar: é muito difícil chegar a decisões em grupo, então também há algumas coisas a considerar para dominar a tomada de decisão em grupo nas reuniões. “Na minha visão e na minha experiência, as pessoas não se ouvem nas reuniões, e o objetivo costuma ser mais defender o próprio ponto de vista do que entender os outros”, diz Marjan Najafi, CEO e cofundadora da Qyro.io, empresa suíça premiada que oferece soluções de bem-estar mental para líderes de negócios. “Isso torna incrivelmente difícil chegar a um consenso e faz todo mundo perder muito tempo. Também gera muita tensão na dinâmica da equipe.” Segundo ela, como a forma como gerenciamos e lideramos está evoluindo para ser mais inclusiva e menos hierárquica, é mais importante do que nunca trabalhar habilidades e táticas de tomada de decisão. “Isso é absolutamente fundamental, já que a definição de liderança está mudando de algo vertical e hierárquico para algo mais inclusivo.” Tomar decisões com eficácia é, portanto, bom para equipes e organizações, e também é algo que você pode cultivar de propósito. Felizmente, você não precisa torcer por um consenso para tomar decisões em reuniões em grupo. Experimente com sua equipe as seis técnicas de tomada de decisão em grupo abaixo.

1. Um minuto para chegar

Que tal usar o primeiro minuto da reunião para se centrar, em vez de ir direto aos negócios?

“Pode parecer contraintuitivo, mas estudos mostram que isso é extremamente eficaz. Chama-se ‘um minuto para chegar’. É uma técnica de atenção plena que ofereço aos meus clientes como coach executiva”, conta Najafi.

Conforme as pessoas entram na sala de reunião, convide os participantes a dedicar um minuto para concentrar a atenção na respiração, permitindo que o corpo e a mente se acalmem e se concentrem na atividade que está prestes a começar. “Mesmo levando só um minuto, faz muita diferença. As pessoas acabam se ouvindo melhor e ficando muito mais conscientes do ambiente ao redor. As decisões também podem ser tomadas com muito mais eficácia.”

2. Impacto, não intenção

Najafi também recomenda outra técnica de atenção plena que ela chama de “impacto, não intenção”. Ela é especialmente útil quando a tensão aumenta em torno de uma decisão.

“Quando perceber que está irritado ou frustrado com alguém, faça uma pausa e lembre-se da frase ‘impacto não é intenção’. Use [esse mantra] como lembrete de que provavelmente há mais por trás da história e fique curioso sobre o que está por trás do que você sente. Além disso, observe os filtros de conteúdo, sentimentos e identidade que podem estar conduzindo a conversa.”

Em outras palavras, separe a sua percepção de uma situação da situação em si. Perceba as experiências pessoais e as emoções que podem estar sendo projetadas na conversa por todos os lados. E sempre presuma a intenção positiva dos colegas de equipe.

Essa abordagem consciente ajuda você a se manter focado no que mais importa: ter uma discussão produtiva que leve a uma decisão.

3. Decisão por consentimento

A sociocracia é um sistema de governança baseado em criar ambientes psicologicamente seguros e organizações produtivas, e dá mais valor ao consentimento do que ao consenso, o que pode inspirar a sua abordagem de decisão nas reuniões. “Qual é a diferença? É um ajuste pequeno com grandes implicações! Veja como funciona. Imagine que há uma proposta na mesa e a equipe está conversando sobre ela. Em vez de perguntar ‘Todos concordam que devemos fazer isso?’, pergunte ‘Alguém tem objeções a fazer isso?’ ou ‘Há algum motivo para não fazer isso?’”, explica Ted Rau, líder de operações da Sociocracy For All.

“A diferença é que quem talvez preferisse outra ideia ainda pode dizer sim à proposta porque, sendo honesto consigo mesmo, ela pode funcionar tão bem quanto. Assim, não ficamos presos ao desejo de agradar a todos, que consome muito tempo e desgasta as equipes.”

Rau sugere obter uma resposta de cada pessoa. Em vez de apenas perguntar ao grupo e esperar o retorno, percorra a sala e faça contato visual ou verbal com cada membro da equipe. Pergunte se há objeções e convide cada um a questionar a proposta.

“Se ninguém tem objeções e todos foram consultados, é muito menos provável que as pessoas sabotem o plano de ação depois”, diz ele. “Mas isso só funciona se você criou um ambiente psicologicamente seguro, em que a opinião das pessoas é realmente bem-vinda. Caso contrário, é só fachada, e todo mundo sabe disso.”

4. Brainstorming sem interrupções

Outra técnica de decisão em grupo inspirada na sociocracia é fazer uma sessão de brainstorming, pedindo que cada pessoa fale por vez e evitando interrupções a todo custo.

“Não são permitidas interrupções, e cada pessoa tem a sua vez. Com um pouco de ordem, dá para eliminar o ruído e chegar às ideias de substância”, diz Lau. “O vaivém típico entre os membros da equipe costuma só desperdiçar tempo e desencorajar as pessoas a trazer suas ideias para a mesa.”

Depois, faça uma segunda rodada e peça a alguém que redija uma proposta a partir das ideias discutidas e a traga de volta para receber feedback na próxima vez, ou faça uma proposta na hora. Por fim, pergunte se há objeções, usando o método de consentimento descrito acima. “É possível chegar a uma decisão em 10 minutos, com cada contribuição indo direto ao ponto e incluindo todas as ideias”, segundo Lau.

5. Prós e contras

De técnicas de atenção plena a sistemas organizacionais progressistas, os métodos acima são menos comuns. Mas a boa e velha lista de prós e contras também pode fazer maravilhas na hora de tomar uma decisão em uma reunião em grupo.

“Acho isso muito eficaz para ter uma visão clara das vantagens e desvantagens de uma decisão que precisa ser tomada. Também ajuda muito o resto do grupo a ver por que você escolheria, ou não, determinada decisão”, diz Taylor Ryan, palestrante, empreendedor serial e CEO da agência de marketing Klint.

6. Votação múltipla

Ryan gosta de combinar prós e contras com uma abordagem de votação múltipla, em que há várias rodadas de votação até que as opções de decisão menos favorecidas sejam eliminadas. “Uso isso quando há muitas opções diferentes a considerar. É uma ótima forma de eliminar de maneira justa um monte de opções até sobrarem só algumas”, afirma.

“Quando sobram poucas, você pode usar os prós e contras de cada uma para chegar a uma decisão final. As duas técnicas acima podem parecer simples, mas são muito eficazes quando usadas juntas.”