Como chegar à caixa de entrada zero e como isso melhora sua produtividade

Todo mundo já passou por isso. É sexta-feira à tarde, sua cabeça está fritando e você só precisa de uma pausa do trabalho. Você passou o dia inteiro lendo e-mails em uma caixa de entrada que enche e esvazia o tempo todo, na casa das centenas, e seus olhos estão embaçados e cansados. De repente, lá está, como mágica. O número ao lado de "Caixa de entrada" na sua conta de e-mail é zero. Um belo ovo de ganso. Minutos atrás você estava morrendo e tudo doía, mas agora você é o campeão do mundo.

Os alertas vermelhos da caixa de entrada são a ruína da vida de quase todo mundo. Conforme o número sobe, a ansiedade sobe junto, e dá vontade de fugir do trabalho. Se você entrar ali, será que vai conseguir sair? Será que existe um fim à vista? Chegar à caixa de entrada zero é coisa de sonho, e a euforia que vem depois vale cada mensagem que você precisa revisar, por mais doloroso que pareça no momento.

O que é o método Inbox Zero?

O Inbox Zero é um método baseado nesse fenômeno. É um hábito desenvolvido para ajudar você a lidar com a sua caixa de entrada de e-mail. Ele mantém o número de mensagens recebidas baixo, se não zerado, o tempo todo. (Porque quem não quer sentir esse arrepio todos os dias da semana?) Criada pelo especialista em produtividade Merlin Mann em 2004, essa teoria existe quase desde que a internet está disponível ao público. Desde então, ela se expandiu conforme a situação em que você se encontra. Quem a usa no e-mail pessoal pode ter uma abordagem um pouco diferente de quem a usa na caixa profissional, mas a base para chegar lá é bem parecida. Criar o seu próprio método Inbox Zero também pode ser um pouco estressante. É uma prática que exige certo costume, mas não é impossível.

O método Inbox Zero, como desenvolvido por Mann, tem quatro passos simples: excluir, delegar, adiar e fazer.

Excluir

Quando um e-mail não é essencial para o seu trabalho ou para a tarefa em andamento, simplesmente exclua. É perfeitamente aceitável se livrar do que não ajuda você. Para quem é perfeccionista e quer garantir que todos os e-mails sejam respondidos no prazo, pode até doer um pouco. O método exige que você priorize a importância dos seus e-mails e o incentiva a excluir os que não atendem a essas prioridades. Se o remetente fizer um novo contato, aí você decide se quer ou não responder.

Delegar

Embora isso possa não se aplicar à maioria dos casos, se outra pessoa da sua equipe pode lidar melhor com um e-mail ou uma solicitação, fique à vontade para encaminhá-lo a ela – ou delegá-lo. Em cargos em que você não gerencia uma equipe, pode parecer estranho passar algo para um colega ou chefe, mas essa também é uma prática totalmente aceitável no ambiente de trabalho.

Adiar

Se há e-mails que você ainda não consegue resolver, ou que são para um projeto futuro, crie uma pasta no seu programa de e-mail para guardá-los. Você não quer que eles fiquem esquecidos, sem atenção, e sempre pode voltar a essa aba ou pasta depois. Para quem não organiza a caixa de entrada além do básico, como "caixa de entrada", "enviados" e "lixeira", fique à vontade para sinalizar ou marcar essas mensagens com estrela.

Fazer

Para os e-mails urgentes e atuais, basta responder. Reúna as respostas o mais rápido que puder e escreva o e-mail. Seja breve para resolver tudo logo e sinta-se ótimo quando o e-mail estiver completamente resolvido.

Benefícios de chegar à caixa de entrada zero

Chegar ao Inbox Zero traz muitos benefícios. Em um momento em que a saúde mental é claramente uma prioridade no ambiente de trabalho, é importante dar valor às pequenas coisas que ajudam você a se sentir calmo e estável no trabalho e em casa. Alguns motivos para adotar esse método são:

• Quando você está no Inbox Zero, as pessoas elogiam sua ética de trabalho. Você vai se sentir no topo do mundo.

• Chegar ao Inbox Zero faz com que o fluxo de mensagens de cada dia útil pareça muito mais fácil de administrar. (Afinal, parece que nunca há tempo suficiente.)

• Saiba que você respondeu a todos que aguardam suas decisões para seguir com tarefas e outras demandas. Seja um colega e amigo confiável. Afinal, ninguém gosta de ser ignorado. E às vezes os itens da sua caixa de entrada são muito urgentes.

• Deixá-los ali pode impedir você de viver experiências, participar de projetos e aproveitar outras grandes oportunidades.

• Reduza os episódios de ansiedade associados a certos círculos vermelhos e a números de 2, 3 e até 4 dígitos no computador e no celular. Pode ser quase impossível carregar um celular com caixas de e-mail quando você tenta evitar que os números continuem subindo.

Aqui estão alguns recursos importantes para ajudar você a chegar ao Inbox Zero quando o tempo é curto e a se manter assim de vez.

Use a função de busca

Se você sabe que não quer abrir e-mails sobre determinados assuntos, digite o assunto ou palavras-chave relacionadas na sua função de busca. Seu e-mail vai mostrar todas as mensagens não abertas que contêm a palavra-chave, e você pode excluí-las em massa. Mais uma vez, isso ajuda muito em caixas de entrada que recebem propostas de veículos de mídia e empresas com frequência.

Cancele inscrições

Se uma newsletter não é mais útil para você ou se você foi adicionado a uma lista de e-mails em massa que não traz nenhum benefício, cancele a inscrição. Pode ser chato encontrar o texto miúdo no fim do e-mail e passar por um processo de um a quinze passos para sair de uma lista, mas vale totalmente a pena.

Outra ótima forma de cancelar a inscrição em newsletters e e-mails recorrentes de contas parecidas (catálogos, anúncios, e-mails de marketing, propostas de empresas etc.) é o Unroll.me. Você pode criar uma conta gratuita com quase qualquer servidor de e-mail e percorrer a lista para cancelar várias inscrições desnecessárias bem rápido.

Crie modelos

Algumas pessoas se pegam digitando, ou copiando e colando, os mesmos trechos de texto várias vezes ao longo do dia. Se você é uma delas, considere criar modelos na sua plataforma de hospedagem de e-mail. Propostas, respostas a propostas e atualizações semanais para a equipe servem para muitas situações de comunicação na sua semana de trabalho. Assim, você insere um e-mail rapidamente, sem perder tempo procurando em um documento externo ou nas anotações do computador, ajusta o que for preciso e envia bem depressa. Outra forma de economizar tempo e agilizar sua comunicação é enviar as atualizações semanais como um e-mail em massa para as pessoas da sua equipe. Mesmo usando um modelo, não faz sentido enviar manualmente o mesmo e-mail para várias pessoas da empresa.

Reserve um horário

Prepare-se para ter sucesso nessa área reservando um tempo para revisar seus e-mails todos os dias úteis. Para algumas pessoas, podem bastar 15 minutos por dia. Para outras, especialmente as que recebem propostas na caixa de entrada a qualquer hora do dia, pode ser um pouco mais difícil.

Para começar, principalmente se você tem muitos e-mails na caixa de entrada, reserve cerca de uma hora. Sugerimos aproveitar o período depois das suas tarefas prioritárias do dia, por volta do meio-dia. Assim, as pessoas têm espaço para responder o que for necessário ao longo do dia. Para quem acha que isso é pedir demais, existem outros métodos. Seja qual for sua escolha, tente não deixar esse tempo invadir a sua vida pessoal ou o horário fora do expediente. Afinal, é uma tarefa de trabalho e deve caber na sua jornada normal.