10 dicas para maximizar a produtividade

O conceito de "trabalhar" mudou drasticamente ao longo da última década. Tarefas que antes eram relegadas a um cubículo escuro agora podem ser concluídas virtualmente, tanto que, em uma pesquisa de 2017, 43% dos americanos afirmaram ter passado algum tempo trabalhando de casa ao longo do ano. Os projetos também passaram por uma espécie de metamorfose. Mas, em vez de se tornarem mais isoladas, a maioria das tarefas relacionadas a projetos exige maior conectividade.

Tanto as mudanças nos ambientes de trabalho quanto o aumento da conectividade significam que as pessoas precisam ser mais eficientes e organizadas do que nunca. Por isso, para ajudar você, reunimos nossas dez principais dicas para maximizar a produtividade — desde realmente fazer uma pausa para o almoço até consolidar a comunicação.

1. Organize-se

Nada prejudica mais a produtividade do que a desorganização. E não estamos falando de uma mesa bagunçada (embora isso também possa se tornar um problema) — estamos nos referindo a coisas como uma gestão de projetos desordenada, sobreposição na atribuição de tarefas e reuniões ineficientes. Especialmente com o aumento de pessoas trabalhando em casa, a organização e o planejamento entre as equipes são mais cruciais do que nunca. Recomendamos a utilização de softwares de gestão de projetos e comunicação como o Slack ou a Hive para ajudar a colocar tudo em ordem na sua equipe.

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2. Tire um tempo para o almoço

Isso pode parecer óbvio, mas as pessoas esquecem de realmente fazer um intervalo para o almoço. Pesquisas mostram que pessoas que fazem pausas para o almoço regulares de mais de 40 minutos têm um melhor desempenho em seus trabalhos depois, em comparação com aquelas que abrem mão disso. Então vá em frente, aproveite o seu bolo e coma-o também (bolo no almoço é normal, né?); você e sua equipe só têm a ganhar com isso.

3. Seja honesto

Isso deveria ser óbvio, mas precisa ser repetido: procure sempre ser o mais honesto possível em todas as discussões de equipe ou de negócios, transações, decisões, etc. A honestidade é a marca registrada de uma liderança eficaz, produtiva e voltada para o crescimento.

Por quê? É simples: a honestidade promove mudanças saudáveis, enquanto a desonestidade gera uma cultura de segredo e escassez. Pesquisas e estudos mostram que pessoas que trabalham em um ambiente onde não confiam ou não acreditam em seus colegas de trabalho são infelizes e insatisfeitas. Isso não parece nada produtivo.

4. Use IA

A IA (Inteligência Artificial) se tornou um termo da moda na última década. Mas como ela pode ajudar você no trabalho? Você pode usar a IA para automatizar e-mails para um melhor tempo de resposta de e-mails, filtrar tarefas qualitativas e prever a carga de trabalho ao longo da semana. A Hive integra IA na própria plataforma, fornecendo notificações em tempo real alimentadas por aprendizado de máquina que alertarão você sobre anomalias na produtividade da sua equipe, maximizando, assim, a produtividade.

5. Tire cochilos

Curiosidade: Pessoas que trabalham privadas de sono têm um desempenho muito inferior. Dormir na mesa de trabalho pode ser o pior pesadelo de algumas pessoas, mas talvez seja hora de repensar essa mentalidade. Pesquisas mostram que um cochilo curto, até mesmo de vinte minutos, pode dar tanta energia quanto uma xícara de café. Portanto, se você tiver recursos, siga o exemplo do Google e considere instalar um espaço de relaxamento especial para os funcionários.

Mas, obviamente, cochilar ainda não substitui uma boa noite de sono. Se você estiver começando a notar um (ou mais) membros da nossa equipe com aparência cronicamente cansada, pense em agendar uma reunião individual para ver como você pode ajudar a equilibrar a carga de trabalho deles.

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6. Estabeleça limites

O estabelecimento de limites é uma parte importante, se não a mais importante, de cultivar a confiança e a produtividade em uma equipe. Definir limites garante que os membros da equipe respeitem os momentos de disponibilidade e descanso uns dos outros — ou seja, quando não há problema em entrar em contato com alguém fora do expediente — e valorizem as tarefas específicas atribuídas a cada pessoa.

7. Otimize a comunicação

Ficar alternando entre e-mail, Instant Messenger, G-Chat e outras ferramentas pode desperdiçar uma enormidade de tempo. Você também pode facilmente perder tarefas ou afazeres vitais nessa confusão. A solução é simples: faça sua equipe concordar em se comunicar em um único lugar e meio, como a Hive. Em 2019, a Hive está lançando integrações com o Gmail e o Outlook para facilitar a sua vida.

8. Escute

Como líder de equipe ou gestor, é fácil cair no hábito mental de falar em vez de escutar. Na sua próxima reunião, reserve um minuto para ouvir com mais atenção as necessidades da sua equipe — isso ajudará você a gerenciar equipes eficazes e produtivas, que, por sua vez, gerenciarão e executarão projetos de sucesso. Você pode até pensar em limitar ativamente o tempo que fala em uma determinada reunião e fazer perguntas para garantir que todos tenham a chance de expressar seus pensamentos.

9.  Torne-se um solucionador de problemas

Se você está em busca de dicas de produtividade, as chances são altas de que você já seja um "solucionador de problemas" no sentido tradicional. Líderes e gestores devem, em sua essência, ser solucionadores de problemas. Você precisa olhar para a sua equipe a partir de uma visão panorâmica, ao mesmo tempo em que se mantém sintonizado com os projetos, problemas e pontos problemáticos de menor escala. Comunicar-se abertamente com sua equipe sobre questões e obstáculos é fundamental.

10. Conheça as pessoas que você está atendendo

Agora, esta dica é interessante, principalmente porque é engraçado (e alarmante) a frequência com que ela é esquecida. Ao liderar sua equipe, a Estrela Guia de todos deve ser como eles estão trabalhando para atender ao cliente. Isso não só ajuda a unir todos em torno de um objetivo comum, mas também promove um senso de comunidade e continuidade — todos vocês estão trabalhando juntos para levar o projeto adiante e maximizar a eficiência.

Aproveite essas dicas e coloque-as em prática

Agora que você obteve alguns insights sobre como trabalhar melhor em equipe, o próximo passo é integrar essas dicas à sua rotina de trabalho. Comece focando em uma dica a cada poucos dias e conte nos comentários abaixo sobre as mudanças positivas que você começar a ver!

Crédito da imagem de destaque: EduBirdie