4 modelos de pauta de reunião para reuniões de equipe de alta qualidade

Você tem uma semana cheia pela frente, está prestes a se sentar para avançar nas entregas e, de repente, um convite para reunião aparece no topo da sua caixa de entrada. Você sente aquele aperto só de pensar em mais uma reunião na lista de tarefas e olha com mais atenção: talvez nem precise participar, dependendo do assunto.

Só que a reunião não tem pauta. Frustrante, não é? Evite fazer isso com os outros: garanta que todas as reuniões que você organiza tenham, de fato, um plano. O Hive Notes é o recurso perfeito para criar modelos de pauta de reunião que você combina conforme a sua necessidade. Ele é integrado diretamente à plataforma de gerenciamento de projetos Hive e funciona como um aplicativo de anotações, mas com mais organização e colaboração.

Por exemplo, você pode atribuir itens de ação direto nas suas anotações para acompanhar os próximos passos definidos em uma reunião. E pode vincular anotações a projetos: se você tem cinco reuniões diferentes sobre o mesmo cliente, terá o registro das pautas e de todas as informações importantes em um lugar fácil de encontrar. Lembre-se de que você pode anexar uma anotação a qualquer reunião da sua agenda, compartilhá-la com os participantes e até enviá-la por e-mail, como acompanhamento, a partes interessadas externas que não usam a Hive. É uma experiência de reunião totalmente nova.

Pronto para criar uma pauta de reunião e impulsionar sua produtividade? Aqui estão quatro modelos de pauta de reunião que você encontra prontos no Hive Notes ou pode criar por conta própria. Com esses modelos, você fica mais perto de ter as melhores reuniões de equipe até hoje.

1. Reunião individual recorrente

Se você gerencia pessoas, provavelmente sabe como é importante fazer acompanhamentos regulares. Para aproveitar ao máximo esse tempo valioso, mantenha anotações de reuniões recorrentes. A conversa deve ser de mão dupla, para incentivar quem trabalha com você a também compartilhar feedback. ???? Bônus: este é um dos modelos pré-carregados no Hive Notes! Se você usa outra ferramenta para anotar reuniões, siga os passos abaixo para criar este modelo por conta própria.

Crie duas listas: uma com os pontos que você quer tratar e outra com os pontos que a outra pessoa quer tratar. Use as listas para guiar a conversa. No fim de cada reunião, marque os pontos que foram discutidos e atribua os itens de ação que surgiram, a você ou à outra pessoa, nas respectivas listas.

2. Reunião de equipe

As reuniões de equipe podem sair do controle rapidamente, principalmente com vários participantes. Estruturar a reunião com antecedência e manter o foco é essencial, então use uma pauta detalhada, com tópicos de conversa e cronogramas, para não perder o rumo.

Crie uma pauta com base nos assuntos que precisam ser tratados, em ordem. Liste cada assunto com o tempo reservado para discuti-lo. Atribua tópicos aos membros da equipe marcando-os ao lado da descrição do assunto e do tempo previsto. Compartilhe a anotação com antecedência, junto com o convite da reunião de equipe, e escolha uma pessoa para anotar.

Durante a reunião, quem faz as anotações pode adicionar informações à nota e atribuir itens de ação à medida que surgem na conversa.

3. Kick-off de projeto

Uma reunião de kick-off de projeto define o tom de todo o projeto. Garanta que a sua seja organizada, envolvendo as pessoas certas e compartilhando com elas as informações certas.

???? Bônus: este é um dos modelos pré-carregados no Hive Notes! Se você usa outra ferramenta para anotar reuniões, siga os passos abaixo para criar este modelo por conta própria.

No início da anotação, crie uma lista de contatos das partes interessadas do projeto (ou convide-as para a reunião, se você usa o Hive Notes). Abaixo dela, liste a pauta da reunião:

• Visão geral do projeto

• Público-alvo

• Riscos e oportunidades

• Concorrentes

• Conclusão

Associe a documentação ou as tarefas relevantes a cada seção. Por exemplo, se quiser mostrar à equipe gráficos com dados de pesquisa de mercado, inclua os links na seção de público-alvo. Marque pessoas nos itens de ação da seção de papéis e responsabilidades, como atribuir ao gerente de projeto a tarefa de criar o roteiro do projeto. Por fim, inclua na conclusão a data e a hora da próxima reunião.

4. Brainstorming

Fazer um brainstorming sem preparo é uma oportunidade perdida. Dê aos participantes do brainstorming a chance de ser criativos com uma pauta que estimule a reflexão e que você pode usar para registrar as ideias em tempo real durante a sessão. Explique o objetivo do brainstorming no início da anotação. Abaixo dele, liste perguntas que ajudem os participantes a refletir com antecedência. Você pode dividir as perguntas em subcategorias. Por exemplo, se o objetivo é gerar ideias para aumentar sua lista de e-mails, crie uma categoria de perguntas sobre ideias de parcerias e outra sobre ideias de conteúdo. Durante a reunião, peça que as pessoas discutam as perguntas em tempo real e listem suas respostas abaixo de cada uma.