7 dicas para reuniões semanais de equipe mais produtivas

As reuniões semanais de equipe são pontos de controle importantes para todos compartilharem novidades, acompanharem o progresso e criarem laços como grupo. Mas, segundo uma pesquisa com executivos, mais de 67% das reuniões são improdutivas. Dizer que esse número é preocupante é pouco. Se ninguém agir, reuniões improdutivas podem levar a metas trimestrais não cumpridas, equipes desengajadas e um desempenho fraco da empresa como um todo.  Como líder de uma equipe presencial ou remota, é importante identificar o que causa suas reuniões improdutivas e agir imediatamente. Infelizmente, raramente existe uma única causa com uma solução simples. Por melhor que seja a sua equipe, produtividade máxima 24 horas por dia simplesmente não existe. A eficiência tem altos e baixos naturais, e todo mundo precisa de tempo para se reorganizar e recarregar as energias, mas isso não significa que você não possa encontrar pontos de melhoria. Quando você notar quedas na produtividade das reuniões, enfrente o problema de frente e comece a investigar o que está acontecendo junto com a sua equipe. Neste artigo, compartilhamos nossas dicas para agendar e conduzir reuniões semanais de equipe que sejam produtivas de forma sustentável.  

1. Faça uma auditoria das suas reuniões semanais

Auditorias periódicas são a base de qualquer empresa B2B ou B2C de sucesso. Isso porque os processos que funcionavam no passado podem não funcionar hoje. Seja a sua equipe especializada em marketing, vendas, atendimento ao cliente ou outra área, é importante auditar a agenda de reuniões da mesma forma que você faria com o seu site ou as redes sociais.  Ao contrário das auditorias de site e de redes sociais, porém, esse tipo de auditoria exige uma abordagem mais manual do que automática. O objetivo é identificar o que funciona e o que não funciona na configuração atual de reuniões da sua equipe. Uma boa forma de dar o pontapé inicial é começar a se fazer as seguintes perguntas: 

• É sustentável para os integrantes da minha equipe terem x reuniões por semana?

• Quanto duram essas reuniões semanais? Elas deveriam ser mais curtas ou mais longas?

• Alguma reunião semanal é excessiva ou redundante? Em outras palavras, as informações poderiam ser resumidas em um e-mail ou comunicado?

• Qual é o objetivo de cada reunião, e ele está sendo cumprido da forma mais eficaz?

Refletir sozinho sobre essas perguntas é importante. Mas, para avaliar de verdade a situação atual das reuniões semanais da sua equipe, você precisa levar essas perguntas para o time. Isso nos leva à próxima dica.

2. Convide apenas as pessoas certas para a reunião

“Menos é mais” costuma valer no ambiente de trabalho. Seja estratégico ao decidir quem participa das reuniões semanais: quanto maior o grupo, maior a chance de queda na produtividade. Ter apenas as pessoas essenciais traz resultados mais rápido. Se colegas indispensáveis não puderem comparecer, adie a reunião.

3. Escolha uma pessoa para conduzir

Uma reunião semanal produtiva costuma ter uma pessoa responsável por conduzi-la. Ela deve estar preparada para qualquer imprevisto, como problemas técnicos (internet ruim, dificuldade para compartilhar a tela etc.), e sempre ter um plano B. Quem conduz a reunião define o tom da discussão, mantém o foco na pauta, evita conversas fora do assunto, estabelece regras e boas práticas e garante que todas as vozes sejam ouvidas. 

4. Certifique-se de que você não está se esgotando

Uma das principais barreiras à produtividade é o esgotamento. No trabalho remoto, ele pode ser causado pela fadiga de reuniões virtuais, pelo isolamento ou pela falta de separação entre casa e trabalho. Por isso, seja em reuniões presenciais ou ao conduzir reuniões virtuais, é importante garantir que sua equipe não está se desgastando além do limite.  Antes de mudar a agenda de reuniões da equipe, aproveite as reuniões individuais que você já tem com cada pessoa. Reserve um tempo para perguntar o que elas acham do modelo atual de reuniões. Essa é a sua chance de fazer as perguntas da seção anterior e conhecer o ponto de vista delas. Elas se sentem sobrecarregadas e com reuniões demais? O tempo que passam em reuniões dificulta o cumprimento dos prazos? As próprias reuniões poderiam ser mais enxutas e estruturadas? Ao conversar individualmente com cada pessoa, você sai com um retorno que ajuda a melhorar as reuniões semanais com mais segurança. Mas esse mesmo princípio vale para você. Líderes de gerência intermediária passam 35% do tempo (no mínimo) em reuniões. E líderes da alta gestão passam metade do tempo em reuniões. Se você está esgotado e sobrecarregado, pode ser extremamente difícil se preparar para as reuniões semanais de equipe e conduzi-las. Ou seja, reformular a agenda de reuniões semanais é tão importante para você quanto para o resto da equipe.

5. Não tenha medo de cancelar reuniões pouco eficazes

Preparar as reuniões semanais pode consumir muito tempo. Você pode gastar 4 horas por semana, ou mais, só na preparação. Ao auditar suas reuniões e conversar individualmente com a equipe, você pode descobrir que algumas reuniões são essenciais e outras não.  Para saber o que fica e o que sai, é preciso analisar com seriedade cada reunião da agenda da equipe e definir o objetivo de cada uma. Se uma reunião é necessária, mas não toda semana, essa é a chance de mudá-la de semanal para quinzenal, trimestral e assim por diante. Em vez de fazer uma reunião de retrospectiva toda semana, talvez você possa reduzi-la para duas vezes por mês. Ou, ao contrário, se a sua equipe se beneficiaria de reuniões de kickoff mais frequentes, talvez você possa transformar uma reunião trimestral em semanal.  O importante é buscar formas de atender às necessidades da equipe, seja diminuindo ou aumentando o número de reuniões semanais, ou o tempo gasto nelas. 

6. Peça à equipe que envie os temas com antecedência

Agora que você avaliou e ajustou as reuniões semanais da equipe, o próximo passo é otimizar o tempo que a equipe passa nelas.Uma forma eficaz de fazer isso é planejar e estruturar as reuniões com antecedência. Encare esse processo como um esforço colaborativo. Por exemplo, peça à equipe que envie temas IDS (Identificar, Discutir e Solucionar) alguns dias antes da reunião agendada.  Digamos que você faça uma reunião semanal de kickoff toda segunda-feira, com o objetivo de preparar o grupo para a semana que começa. Nesse cenário, a equipe pode adicionar dúvidas ou preocupações sobre a semana a um documento contínuo. Depois, na reunião, você usa esse documento como guia para discutir as preocupações da equipe e buscar soluções em conjunto.  Bônus: use uma ferramenta de anotações como o Hive Notes para criar um roteiro e compartilhar a pauta com os participantes antes de a reunião começar. Assim, todos podem incluir suas ideias no mesmo lugar. E com um modelo de “Início de projeto” já pronto para você, não há desculpa.  Seja qual for a estrutura das suas reuniões de equipe, o que mais importa é dar direção a elas. Assim, a equipe mantém o foco nos temas em discussão e respeita o tempo previsto. 

7. Comece a trabalhar durante as reuniões com a Hive

Acha que o fluxo de trabalho das reuniões da sua equipe está precisando de uma renovação? Se você procura uma forma de unir sua ferramenta de gerenciamento de projetos à comunicação da equipe em tempo real, para não precisar esperar o fim da reunião para começar a trabalhar, você chegou ao lugar certo. Ferramentas de colaboração como a Hive foram criadas para ajudar justamente nisso. Então, como a Hive pode ajudar você a começar a trabalhar durante as reuniões?  A resposta é o Hive Notes. O Hive Notes é a ferramenta independente da Hive (já incluída para quem usa a Hive) que ajuda as equipes a colaborar antes, durante e depois da reunião.  O Hive Notes é especialmente útil para reuniões semanais de equipe, porque permite criar uma pauta e compartilhá-la com todos os integrantes antes de a reunião começar. E, com as integrações da Hive com Gmail, Office e Zoom, você pode vincular qualquer anotação diretamente à sua agenda e iniciar reuniões no Zoom a partir da mesma tela. Assim, todos encontram a anotação com facilidade e mantêm toda a comunicação da reunião conectada. Durante as reuniões, todos os integrantes podem colaborar em tempo real, adicionando texto, imagens e comentários na mesma anotação. Daí, transforme qualquer ponto de discussão em um próximo passo concreto, atribua-o a alguém da equipe e defina até um prazo. Essas ações aparecem no seu painel da Hive, para você manter o ritmo depois que a reunião termina. E, quando chegar a hora da próxima reunião semanal, basta abrir a anotação e adicionar uma nova entrada de reunião, mantendo todas as anotações em um único fio. É a ferramenta de reunião que você nem sabia que estava faltando.  Na hora de otimizar as reuniões semanais da equipe, reavalie sempre a forma como você as prepara e conduz. Não hesite em questionar por que o protocolo é como é, mesmo que tenha sido você a defini-lo assim. Afinal, se você não parar para olhar seus processos, pode nunca perceber que você e sua equipe estão apenas cumprindo tabela.  Montar uma agenda de reuniões semanais de equipe altamente produtivas só é possível se toda a equipe estiver alinhada. Seguindo essas dicas e usando ferramentas como a Hive, você garante que sua equipe seja uma grande contribuidora para o crescimento de longo prazo da empresa.

Este artigo de colaboração foi escrito por Mackenzie Scott. Mackenzie é redatora na Soundstripe, uma empresa de música livre de royalties que oferece a cineastas, criadores e anunciantes uma variedade de músicas de acervo, como música ambiente livre de royalties.