O que fazer em uma reunião que poderia ter sido um e-mail

Uma pesquisa da SurveyMonkey mostrou que 42% dos funcionários às vezes acabam pensando: "essa reunião realmente poderia ter sido um e-mail" – e 32% pensam isso na maioria das vezes ou sempre. Então, o que fazer se você se vir preso em uma reunião que deveria ter sido um e-mail? Dá para transformar a situação em algo produtivo ou a reunião é uma causa perdida?

Reuniões x e-mails

Nem toda reunião poderia ser um e-mail, mas certamente há momentos em que as reuniões se enchem de pedidos ou comunicados simples que poderiam ser tratados em um formato mais informal. Aqui estão algumas formas de saber se você está em uma reunião desnecessária ou que consome muito tempo.

O que vale uma reunião

• Oportunidades de brainstorming

• Assuntos que exigem discussão

• Planos com muitas partes móveis

• Networking e construção de relacionamentos

O que vale um e-mail

• Logística simples

• Acompanhamentos rápidos

• Informações para grandes grupos

• Nenhuma decisão a tomar

Infelizmente, você vai se deparar com situações em que um líder de equipe, gestor ou colegas marcam uma reunião sobre um assunto simples – e nem sempre por um motivo mal pensado.

O que causa uma reunião desnecessária?

Há alguns motivos para alguém transformar um e-mail em reunião. Quem conduz a reunião pode querer a oportunidade de esclarecer os próximos passos de uma tarefa, mesmo que a comunicação sobre o projeto esteja fluindo, só para garantir que todos estejam na mesma página. Embora isso possa parecer minucioso demais para alguns, para outros é sinal de dedicação. Segundo a SurveyMonkey, 44% dos participantes saem das reuniões com ações claras – ou seja, as reuniões não são tão devoradoras de tempo quanto se imagina, mesmo quando o assunto tratado era simples.

Outro motivo para alguém marcar uma reunião desnecessária é a necessidade de uma pausa social em um dia que, de resto, é cheio de trabalho solitário. Muitas vezes, uma reunião é a única interação social que um trabalhador remoto tem durante o expediente, e é importante lembrar que o lado social das reuniões não é tão terrível quanto a cultura popular sugere. Apenas 17% dos entrevistados da SurveyMonkey "temem" as reuniões diárias. Outros 55% dizem se sentir completamente neutros em relação a elas – o que significa que uma reunião pode ser influenciada pela qualidade da química social.

Como agir quando isto poderia ter sido um e-mail

Não há nada pior do que uma reunião que poderia ter sido um e-mail, mas você não precisa se desligar nem se fechar se estiver em uma. Aqui estão alguns passos para transformar a sua reunião em uma experiência produtiva.

1. Feedback em tempo real

Primeiro, você precisa preparar o terreno para um feedback em tempo real. Coletar feedback em tempo real para adaptar a reunião aos participantes foi uma sugestão popular na pesquisa da SurveyMonkey e pode ser bem-vinda na sua próxima reunião. Se você conduz a reunião, pode incluir feedback e check-ins ao longo dela. Se você participa, mas não conduz, pode encontrar formas de incluir, com educação e reflexão, um feedback sobre manter o foco ou deixar a reunião breve.

Se você teme uma reação negativa ao feedback dado durante um check-in, lembre-se de que foco e brevidade são preocupações centrais de muitos participantes. A SurveyMonkey observa que 54% dos entrevistados apontam que incluir uma pauta é uma forma fácil de melhorar as reuniões e 53% concordam que manter as reuniões curtas (menos de quinze minutos) é outro método para aumentar a produtividade. Desde que você expresse as suas preocupações de forma razoável, elas serão recebidas de forma razoável.

2. Fale!

Em seguida, agora que você preparou o terreno para o feedback, é hora de falar e deixar todos saberem das suas frustrações. Embora possa parecer que você está sendo agressivo ao dizer que essa reunião poderia ter sido um e-mail, é mais do que provável que você esteja captando a energia que todos os outros estão deixando cair, principalmente se a sua equipe está lenta, desinteressada ou desengajada. Se você percebe que é assim que todo mundo está se sentindo, deve dizer isso por eles, além de por você.

Mesmo que você seja a única pessoa que acha que essa reunião poderia ter sido um e-mail, é preciso expor o seu ponto de vista de maneira empática, compreensiva e que reflita as suas necessidades. Você pode mencionar que a sua contribuição para esse objetivo seria mais substancial se você trabalhasse de forma assíncrona ou perguntar se alguém poderia esclarecer melhor o seu papel na reunião (se você está com dificuldade de entender por que foi convidado). Se você abordar a situação com empatia e sem frustração ou agressividade, também será recebido com empatia.

3. Brainstorming

Por fim, uma das melhores formas de virar o jogo em uma reunião é usá-la como oportunidade para um brainstorming. Depois de compartilhar os seus pensamentos e sentimentos sobre a natureza da reunião, proponha uma nova forma de pensar sobre o assunto em discussão ou sobre a própria reunião. Mesmo que o tema não seja o mais fascinante, você ainda pode explorar as nuances da discussão e achar formas de expandi-la. Qualquer coisa pode ficar mais interessante se você usar um pouco de raciocínio e considerar novos problemas ou obstáculos a resolver. O brainstorming tem pouco risco, é dinâmico e aumenta o fluxo de energia em uma sala quando você sente que a reunião está esfriando. Você também pode aproveitar para fazer um brainstorming sobre como conduzir reuniões de forma mais eficaz no futuro. Crie algumas ideias para o estatuto da equipe sobre o que se qualifica como reunião ou e-mail e defina algumas regras para o futuro, para que todos se sintam ouvidos.

Conclusão

É fácil comparecer a uma reunião que deveria ter sido um e-mail e se desligar mentalmente. Mas, ao tentar mudar a situação para você e para a sua equipe, você demonstra liderança, engenhosidade e paixão pelo seu local de trabalho. Se você criar uma oportunidade de discutir, se conectar e refletir, todos sairão da reunião sentindo que fizeram diferença na cultura de reuniões da sua equipe.