O guia definitivo para fazer reuniões em fusos horários diferentes

As equipes globais são parte essencial do futuro do trabalho: um terço das empresas ouvidas no relatório da SHRM, feito em parceria com a Globalization Partners, tem equipes em vários países. Segundo o relatório, as equipes globais são mais colaborativas e dão menos trabalho que as equipes locais, mas costumam enfrentar um problema que as locais não têm: fazer reuniões em fusos horários diferentes.

Entre os departamentos que mais atuam com equipes globais, recursos humanos e vendas lideram a lista, com 63% e 62%, respectivamente, seguidos por TI e operações (57%) e marketing (41%). Das empresas ouvidas, 86% das equipes globais se reúnem pelo menos uma vez por semana e têm 12% menos chance de relatar problemas com os colegas. Mesmo assim, as equipes internacionais apontam que uma das maiores dificuldades é organizar reuniões entre fusos horários.

Reunir-se entre fusos horários pode dar dor de cabeça e, se você trabalha com uma equipe global, talvez ache mais fácil depender de e-mails ou de plataformas de mensagens do que de videochamadas. Muitas equipes apostam na comunicação assíncrona e, de acordo com a SHRM, a maioria das equipes globais usa o e-mail para repassar informações. Mas o relacionamento humano e pessoal é parte fundamental da sintonia de qualquer equipe. E, para trabalhar da melhor forma e evitar o isolamento entre áreas, você precisa se conectar com a equipe de mais maneiras do que apenas por texto.

Equipes dos EUA usam a “regra do início da tarde”

A melhor forma de lidar com reuniões entre fusos horários é começar por uma coisa: a regra do início da tarde. Para equipes dos EUA em particular, é uma ferramenta útil para planejar reuniões, porque funciona bem com os quatro fusos horários dos diversos estados: Leste (EST), Central (CST), Montanha (MST) e Pacífico (PST).

A regra é simples: marque suas reuniões no início da tarde, por volta de 13h ou 14h no horário EST. No limite, na costa oeste, isso equivale a 10h ou 11h no horário PST. Nesse horário, seus colegas da costa oeste já estão acordados e prontos para o dia, o pessoal do fuso central está se preparando para o almoço ou terminando de almoçar, e sua equipe da costa leste está com energia para a tarde. Ao se reunir no início da tarde, ninguém precisa acordar cedo demais nem ficar até tarde, mesmo falando com colegas do outro lado do país.

Você também pode usar a regra do início da tarde com equipes da América do Sul, já que muitos países ficam em fusos parecidos com os dos EUA. Alguns países, como Guatemala, Honduras, El Salvador, México e Nicarágua, usam o CST, enquanto Cuba, Haiti, Colômbia, Equador, Panamá e Peru, entre outros, ficam no EST. Além disso, a Venezuela e partes do Brasil também ficam no EST.

Encontre o meio-termo

Marcar reuniões entre fusos horários exige flexibilidade e comunicação, principalmente se você é uma empresa dos EUA que se reúne com equipes na Europa. Se você está na costa leste, a maioria das grandes cidades europeias está de cinco a sete horas à frente, no horário de Greenwich (GMT). Isso pode ser mais difícil de planejar do que uma reunião com duas horas de diferença, pois, na maior parte dos casos, quem está na costa leste precisa reservar as manhãs para reuniões com colegas europeus. Se você quer marcar uma reunião com colegas na África, lembre-se de que eles também usam o GMT, assim como partes do Oriente Médio, como Arábia Saudita, Turquia, Iêmen e Irã.

Quem está na costa oeste tem ainda menos opções, pois fica de oito a dez horas atrás de cidades como Londres, Paris, Berlim ou Praga. Reservar das 8h às 10h significa que seu colega europeu estará conectado das 16h às 18h. E, infelizmente, há pouca margem de manobra, a menos que você aceite se reunir fora do horário comercial tradicional.

Alterne manhãs e noites

Se você trabalha com uma equipe internacional espalhada entre EUA, Europa, Ásia e Austrália, a situação fica ainda mais confusa. Na costa leste, pode ser complicado se reunir com países que têm de oito a doze horas de diferença, como Xangai, Pequim, Nova Délhi, Tóquio ou Sydney.

Infelizmente, não tem como escapar: você vai acordar muito cedo ou ficar até tarde no trabalho para atender a essas reuniões, e seus colegas provavelmente farão o mesmo. A menos que você seja uma pessoa fiel às manhãs e seu colega já seja do tipo coruja, tente alternar os horários para que seja justo (por exemplo, você acorda cedo para uma reunião e fica até tarde em outra).

Organize sua agenda em torno das reuniões globais

Se você trabalha com uma equipe global que exige certa quantidade de contato, síncrono ou assíncrono, ao longo da semana, pense fora da caixa para resolver os problemas de gestão de fusos horários.

Se você pretende fazer reuniões frequentes com uma enorme diferença de horário entre os membros da equipe, aproveite a oportunidade de trabalhar com flexibilidade. Converse com seu gestor ou com a equipe sobre trabalhar de forma assíncrona nesse dia, nos horários que fizerem mais sentido para a reunião. Você também pode reservar um ou dois dias da semana em que toda a equipe fique online durante o mesmo período de três horas e, no resto do dia, faça trabalho individual que não exija muita comunicação em tempo real.

As ferramentas fazem toda a diferença

Por fim, você não precisa fazer todo o trabalho pesado sozinho ao se reunir entre fusos horários, pois existem muitos sites e aplicativos úteis que guiam você pelo processo de agendamento. Uma agenda do Calendly se ajusta automaticamente ao fuso horário informado pelo convidado. O Microsoft Teams também ajusta os fusos horários quando você envia o convite de reunião a um participante. Se preferir fazer as contas por conta própria, há muitos recursos online gratuitos, como o World Meeting Planner ou o World Time Buddy. As equipes globais são marca registrada de qualquer empresa internacional que funciona bem. Elas são ótimas oportunidades de colaboração e de aprendizado sobre cultura, inclusão e comunicação. No entanto, em termos de logística, exigem algum esforço, e as coisas podem se complicar quando você planeja uma reunião entre fusos horários. Por sorte, depois que esses obstáculos são superados e sua equipe global desenvolve um fluxo de trabalho vantajoso para todos, o resultado final quase sempre é uma sinergia mais fluida, que beneficia a produtividade de todos.