Decisões em equipe: como aplicar as Regras de Ordem de Robert nas reuniões de trabalho

É oficial. As reuniões se tornaram a parte do dia de trabalho de que a maioria das pessoas menos gosta. Mas, muitas vezes, elas são essenciais no ambiente de trabalho. Seja presencialmente, por telefone ou por videochamada, elas ajudam a equipe a se conectar em torno de uma missão, campanha ou novidade da empresa em comum. Escolher quando, onde e como fazer reuniões parece exigir um conjunto especial de habilidades, e os últimos anos jogaram uma luz dura sobre a questão da real necessidade das reuniões. Para decidir se uma reunião é eficaz ou importante, é preciso ter uma estratégia. É aí que entram as Regras de Ordem de Robert. Segundo o site RobertsRules.com, "as Regras de Ordem de Robert são o principal guia dos Estados Unidos para procedimentos parlamentares. Elas são usadas por mais associações profissionais, organizações fraternas e governos locais do que qualquer outra referência." Publicadas pela primeira vez em 1876, essas regras receberam o nome do coronel Henry Martyn Robert, engenheiro militar do Exército dos Estados Unidos. Ele criou o esboço original depois de ser convidado a conduzir uma reunião na sua igreja. Basta dizer que a reunião não foi bem. Da confusão e da desorganização nasceu esse conjunto de regras. (Afinal, olhando para trás, tudo fica mais claro.)

Como um homem estruturado e com experiência em processos, ele criou uma lista de ideais para conduzir reuniões públicas. Esse conjunto de regras ajuda os grupos a percorrer o processo de decisão de forma unificada. As Regras de Ordem de Robert oferecem um jeito de ouvir a opinião e a voz de todos. Elas criam uma dinâmica que atende à maioria e permite avançar em praticamente qualquer assunto. As regras foram adotadas por muitas organizações formais e são usadas por conselhos de administração em todo o mundo.

Então, como esse conjunto de regras aparentemente rígido pode ser aplicado à sua reunião de equipe do dia a dia? Como criar um ambiente que respeite essas regras, no cenário de trabalho híbrido em que estamos mergulhados?

Apresente uma moção

Não importa se o assunto é grande ou pequeno, a reunião que você está conduzindo tem um motivo. Pense no motivo (ou nos motivos) da sua moção. Moções são afirmações ou questões apresentadas para o grupo discutir. Elas colocam o assunto em debate, e a maioria das reuniões modernas as envolve, mesmo que de forma menos formal do que em um debate. Por exemplo, se você trabalha com marketing, pode estar reunido para decidir qual das três propostas para clientes vai avançar como a primeira da sua próxima campanha. Cada uma das três propostas seria considerada uma moção.

Para manter a equipe no assunto e produtiva, a maior parte dos itens levantados durante a reunião deve se encaixar em uma das categorias de moção a seguir.

Moção principal

As moções principais apresentam um novo item à equipe ou ao público.

Moção subsidiária

As moções subsidiárias são apresentadas para mudar ou influenciar a forma de tratar a moção principal. Se você apresentar uma moção subsidiária – ou uma regra de contexto para a sua reunião –, ela deve ser votada antes da moção principal. Em linguagem simples, é como a entrada antes do prato principal.

Moção privilegiada

Uma moção privilegiada é um assunto importante que não tem relação com a pauta em andamento. Ela pode ser levantada, mas com tato. Costumamos tratá-la depois que o tema principal da reunião é resolvido.

Moção incidental

Se você tem receio de como conduzir a decisão em uma reunião específica, pode apresentar uma moção incidental. Ela ajuda o grupo a esclarecer dúvidas sobre o processo de decisão e deve ser considerada antes de discutir o assunto principal. (Faça perguntas cedo e com frequência!)

Moção de adiamento indefinido

Se os ânimos estão exaltados ou se quem conduz a reunião não considera necessário que todos estejam na chamada ou no escritório, pode-se apresentar uma moção de adiamento indefinido (table). Ela encerra a moção original, e você não precisará reagendar a reunião.

Moção de adiamento

Se o grupo não chega a um acordo, se há disputa entre as partes ou se o tempo reservado para a reunião acabou, qualquer participante pode propor deixar a decisão em suspenso. Na prática, isso adia a reunião e dá à equipe mais tempo para tratar o processo.

Em um ambiente de escritório, é importante ficar atento ao tempo que a decisão pode levar se você propuser um adiamento. Pense em novas datas e horários para reagendar enquanto a equipe ainda está reunida, pois você quer garantir que ela cumpra os prazos que tem com a empresa ou com os seus clientes!

Informe a equipe

Quem convocou a reunião costuma saber mais sobre o assunto do que as outras pessoas envolvidas. Se não houver material escrito ou exemplos antes de a reunião começar, o líder ou os líderes envolvidos (por exemplo, o chefe do departamento que toma a decisão, os integrantes da equipe que conduzem a campanha, o diretor executivo (CEO) etc.) devem explicar o que a moção ou questão significa para a empresa e como ela vai afetar os integrantes da equipe daqui para a frente. É muito importante dar contexto sobre o assunto, para que todos entrem no processo de decisão com o conhecimento de que precisam para avançar.

Conduza a reunião

Existem seis formas de avançar no processo de decisão depois de abrir a reunião. (Em uma chamada no Zoom, o tempo costuma começar com as palavras pré-gravadas: "Esta reunião está sendo gravada.") O processo deve ser bem simples e pode ser usado tanto em um ambiente informal quanto em um mais formal.

Moção

Alguém na reunião levanta a mão ou avisa que gostaria de falar com o presidente da mesa ou o líder da reunião.

Apoio

Um segundo integrante concorda com a moção e apresenta suas ideias à equipe. Em filmes e séries, você ouve literalmente quem apoia dizer: "Apoio a moção" ou "Apoiado".

Reafirmação da moção

Para que todos tenham clareza sobre o assunto em pauta, o líder da reunião repete a moção.

Debate

Os presentes podem apresentar suas ideias e preocupações, debatendo, na prática, o tema original.

Votação

O líder da reunião repete mais uma vez a moção, esclarecendo quaisquer dúvidas ou ideias pendentes. Ele pede primeiro os votos a favor e os conta. Depois, pede os votos contra a questão.

Anúncio do resultado

Quem convocou a reunião anuncia formalmente os resultados, e os próximos passos são atribuídos. Muitas vezes — e principalmente no ambiente de trabalho moderno — os próximos passos são passados em reuniões individuais ou de equipe depois da decisão, ou até enviados por e-mail ou pelo sistema de CRM como tarefas para os integrantes da equipe.

Sim, as Regras de Ordem de Robert são bem antiquadas – foram literalmente redigidas no século XIX –, mas podem ser muito úteis em várias situações diferentes. Considere usar parte dessa estrutura e anotar como as coisas correm na próxima vez em que precisar tomar uma decisão, principalmente em um ambiente profissional. Sem dúvida, ela fará maravilhas para melhorar o moral e despertar mais respeito no escritório.