9 hábitos que levam a reuniões individuais excelentes

Está com dificuldade nas reuniões individuais? Você não está sozinho: o maior desafio dos gestores nas reuniões individuais é agregar valor aos seus liderados, segundo um relatório da Hypercontext. “Ter uma pauta contínua, pedir feedback construtivo sobre o seu estilo de gestão, ter conversas sobre crescimento na carreira, dar feedback construtivo aos seus liderados diretos, mostrar que você se importa com a vida deles fora do trabalho e fazer perguntas abertas em vez de fechadas são exemplos de hábitos essenciais para ter reuniões individuais excelentes”, segundo a coach e consultora de desenvolvimento de liderança Tajan Renderos. É muita coisa para pensar ao mesmo tempo, então aqui estão nove hábitos práticos para adotar em reuniões individuais excelentes.

1. Tenha uma pauta para a reunião

“Chegue com uma pauta e garanta que as duas pessoas estejam preparadas para discutir o assunto em questão”, diz Kathryn Montbriand, ex-executiva de empresa da Fortune 500, Chief of Staff e coach executiva da Montbriand Services, LLC. Garanta que você e o seu liderado possam contribuir com a pauta com antecedência e que tenham contexto e tempo suficientes para se preparar para uma conversa produtiva.

2. Seja consistente

Montbriand também recomenda fazer as reuniões individuais semanais mais ou menos no mesmo dia e horário. Uma agenda consistente gera menos trabalho administrativo para todos, e também é importante para a confiança e o moral da equipe.

“Ter um tempo individual com um líder pode ser algo muito importante, que as pessoas planejam e preparam com antecedência. Os colaboradores guardam perguntas e ideias para a conversa curta com você, então trate esse momento como a oportunidade especial que ele é”, diz ela. “Não mude a reunião de horário, não chegue atrasado, não entre falando de outro assunto ‘mais importante’ que está na sua cabeça.”

3. Esteja totalmente presente

Você também precisa estar totalmente presente e engajado. “Dê toda a sua atenção à conversa: silencie as notificações, desligue o e-mail e feche o notebook se a reunião for presencial”, acrescenta Montbriand. “Não permita interrupções, a menos que seja uma emergência de verdade. Percebi que o Apple Watch e dispositivos parecidos tiram a atenção de alguém a cada notificação por pelo menos alguns segundos. O usuário talvez nem perceba, mas, para a outra pessoa, pode ser incômodo ver a conversa parar e recomeçar enquanto o interlocutor sai e volta.”

4. Respeite o horário da reunião

Respeitar o horário da reunião também é importante: comece e termine na hora. Não presuma que a outra pessoa pode passar do horário e continuar conversando quando a reunião está marcada para terminar, diz Montbriand: “Isso pode ser muito estressante para quem precisa ir para a próxima conversa.”

5. Não vá direto ao assunto

Embora muitos dos melhores hábitos de reuniões individuais tratem de como você lida com o trabalho, você não quer falar só de trabalho o tempo todo. “Comece as reuniões com um pouco de conexão pessoal. Entrar direto no ‘miolo’ da conversa pode ser brusco, principalmente se você vem logo depois de outra reunião. Dedicar um ou dois minutos para conversar como pessoas e se reorganizar dá ao seu cérebro a chance de se preparar para o próximo grande assunto”, segundo Montbriand.

Renderos diz que transformar as reuniões individuais estritamente em reuniões de trabalho é um erro comum. Em vez disso, foque em perguntar sinceramente como a pessoa está e em criar uma oportunidade de construir confiança e relacionamento.

6. Dê feedback específico

O feedback também é uma parte importante das reuniões individuais. “Receber um feedback específico e honesto faz as pessoas se sentirem satisfeitas com o próprio trabalho. Isso é confirmado por um estudo recente da Gallup, que descobriu que os funcionários que receberam feedback detalhado e construtivo tiveram uma taxa de rotatividade 14,9% menor do que os que não receberam nenhum feedback além do relacionado às tarefas do dia a dia”, segundo Roberta Moore, EQ-i Coach e autora de “Emotion at Work: Unleashing the Secret Power of Emotional Intelligence”. Isso é especialmente importante em ambientes de trabalho remoto e híbrido, onde “adotar práticas estruturadas de feedback, para dar um retorno de reconhecimento, de desenvolvimento e de avaliação que seja significativo e eficaz, é ainda mais crítico do que no presencial”, segundo Moore. “Isso significa agendar essas reuniões individuais com seus liderados diretos, aumentar a frequência e não cancelá-las quando outras demandas de trabalho aparecerem. Dar prioridade a elas mostra aos funcionários que você os tem como prioridade”, diz ela.

Se precisar dar um feedback negativo, garanta que a mensagem chegue com sensibilidade. Para ser delicado e eficaz, Moore recomenda perguntar a perspectiva do seu liderado sobre o trabalho dele, mostrar reconhecimento pelo que ele fez bem, deixar claro que você está do lado dele e garantir que ele entenda os principais pontos do feedback.

7. Peça feedback construtivo

O feedback deve ir e vir. “Perguntas no estilo de coaching, como ‘Como seria um apoio melhor da minha parte?’, criam uma forma de pedir feedback construtivo aos seus liderados diretos sem que eles se sintam desconfortáveis”, diz Renderos.

8. Converse sobre desenvolvimento de carreira

Outro hábito para ter reuniões individuais excelentes é priorizar o desenvolvimento de carreira da sua equipe. “Você deve ter conversas sobre crescimento na carreira com seus liderados diretos e fazer tudo ao seu alcance para que qualquer apoio necessário para a mudança de cargo ou de equipe vire uma missão sua, criando uma estratégia e um plano de trabalho para isso”, acrescenta Renderos. Em outras palavras, mostre que você se importa e faça suas ações acompanharem suas palavras.

9. Agende com inteligência

Por fim, não subestime o hábito simples de agendar as reuniões individuais de forma estratégica. “Se você tem reuniões seguidas, tente ajustar o início para cinco minutos depois da hora cheia ou da meia hora. Isso dá a chance de se levantar, beber água e fazer uma minipausa entre as conversas. É mais eficaz do que tentar terminar mais cedo, porque as reuniões nunca parecem acabar antes da hora”, segundo Montbriand.

Ela também sugere agendar as reuniões individuais para quando a sua energia for mais adequada, para que você acolha a sua equipe como deve: “Se as manhãs são dedicadas a resolver problemas de produção, marque as conversas individuais à tarde, quando o dia está mais tranquilo e você consegue estar presente. Se sexta-feira é o dia em que você tem mais tempo para pensar, marque as conversas de desenvolvimento nesse dia, quando sua mente está mais clara e você está pronto para ajudar a equipe a crescer. "