9 dicas para conduzir melhores reuniões virtuais

É difícil imaginar uma época em que as reuniões virtuais não faziam parte do nosso dia de trabalho. Aliás, quando pesquisamos mais de 300 pessoas no fim de 2020 sobre a experiência com o trabalho remoto até ali, 91% disseram usar ferramentas de videoconferência no trabalho, bem mais do que qualquer outra categoria de ferramentas de trabalho remoto.  Embora as reuniões no Zoom tenham tomado conta das nossas agendas, a maioria das pessoas ainda procura maneiras de melhorar a condução das reuniões virtuais. E, em um mundo com inúmeros artigos sobre a fadiga do Zoom, há ainda mais ênfase em tornar as reuniões produtivas e otimizar a eficiência. Não há nada pior do que perder tempo com uma reunião mal conduzida.  Neste artigo, reunimos as melhores práticas para ajudar você a conduzir uma reunião virtual eficaz. Talvez você não precise de todas elas, mas pode usar este guia como referência geral para conduzir reuniões virtuais de que todos realmente vão gostar. Vamos lá: você já está a caminho das suas melhores reuniões virtuais.

1. Defina o objetivo da reunião.

Seja uma reunião sobre o seu próprio projeto ou sobre outra iniciativa, é importante entender o propósito da reunião e definir um objetivo alinhado a ele. Vale considerar o contexto da reunião dentro do projeto como um todo: o que precisa ser feito para avançar para a próxima etapa?  Quando você define um objetivo antes mesmo de a reunião começar, ele serve de guia para toda a preparação. Com base no que você quer alcançar, fica mais fácil decidir quem precisa ser convidado, o que deve ser discutido, de quanto tempo você precisa e quais informações precisa levar da reunião. 

2. Escolha as ferramentas para a reunião virtual.

Há muitas ferramentas de reunião no mercado que deixam as reuniões virtuais mais fluidas em cada etapa. Não sabemos como funcionávamos antes de usar o Hive Notes para reuniões: ele mudou o jogo de verdade. Mas, dependendo de como você pretende conduzir a reunião virtual, vai querer escolher uma ferramenta de reunião online com certos recursos e integrações. Então, de que tipos de ferramentas de reunião você precisa? As ferramentas de agendamento ajudam a alinhar agendas e encontrar horários livres, enquanto as ferramentas de videoconferência são as plataformas que de fato hospedam a reunião e conectam todos em uma "sala" online. Reserve um tempo para pesquisar e se familiarizar com essas ferramentas antes de usá-las, porque você nunca sabe quando vai precisar resolver algum problema.  Para entender melhor quais ferramentas podem ajudar nas suas reuniões virtuais, faça a si mesmo estas perguntas:

• Qual plataforma de videoconferência todos vão conseguir acessar? O fato de você usar o Zoom, o Teams ou outras alternativas ao Zoom populares para videoconferência não significa que os outros também usam. Se a reunião tem participantes internos e externos, vale verificar antes se todos conseguem acessar a plataforma que você usa. A maioria das ferramentas tem testes gratuitos ou aceita participantes externos, mas conferir nunca custa nada. 

• Preciso de ajuda para agendar? Se sim, vale conhecer um aplicativo de agendamento de reuniões. Se você já usa o Google Calendar para enviar convites, ele tem recursos de agendamento integrados para ver quando todos os convidados estão disponíveis. Para uma ferramenta que permite que outras pessoas reservem horários na sua agenda, conheça o Calendly.

• Quero que todos colaborem durante a reunião? Dependendo do formato e do propósito da reunião, vale escolher uma plataforma que permita a colaboração de todos. O Hive Notes é uma ótima ferramenta de reunião para colaboração em tempo real, pois todos podem editar e contribuir com a anotação ao mesmo tempo. Compartilhe ideias e faça anotações da reunião com texto formatado, imagens e GIFs. 

• Preciso apresentar slides, compartilhar a tela ou exibir informações?  Se sim, confira se a plataforma de videoconferência permite compartilhar a tela ou se integra ao seu software de apresentação. Você também pode colocar imagens, gráficos ou tabelas em uma anotação compartilhada do Hive Notes e depois compartilhá-la na tela do Zoom, para uma apresentação interativa que mantém todos engajados.

• Como vamos atribuir os próximos passos? Você vai acompanhar os próximos passos por e-mail? Ou talvez já use uma ferramenta de tarefas ou de gerenciamento de projetos para atribuir ações e acompanhar o progresso. O Hive Notes também é ótimo para atribuir os próximos passos durante as reuniões. Com o Hive Notes, você transforma qualquer ponto de discussão em um item de ação e atribui os próximos passos na própria anotação. Na hora da próxima reunião, basta rever a anotação para ver o que já foi feito (e o que ainda não).

3. Crie uma pauta da reunião e compartilhe com antecedência.

No estudo da Doodle com 19 milhões de reuniões, 43% das pessoas disseram que reuniões mal organizadas as impedem de ter tempo suficiente para o resto do trabalho, e 38% disseram que a falta de organização faz com que percam o foco nos projetos.  As pautas são uma das melhores formas de manter todos organizados e alinhados. Você não deve dispensar a pauta só porque as reuniões no Zoom não são presenciais. Na verdade, as pautas podem ser ainda mais importantes nas reuniões virtuais. Pensando bem, a necessidade de manter todos alinhados é ainda maior em equipes distribuídas. Graças às novas tecnologias de reunião, você pode se despedir das pautas paradas e estáticas. Com o Hive Notes para o Zoom, você cria uma pauta com facilidade, vincula a uma reunião existente e compartilha com todos os participantes antes da reunião. Durante a reunião, todos os participantes podem digitar e adicionar ideias à pauta em tempo real, enquanto vocês avançam pelos tópicos e agem em cada ponto de discussão. Você também pode atribuir itens de ação aos participantes e compartilhar as anotações com quem não pôde participar. É a melhor forma de garantir que todos saiam com próximos passos claros e que nada fique para trás. O melhor de tudo é que este aplicativo do Zoom traz o Hive Notes direto para a janela da reunião, então você não precisa alternar entre várias abas para fazer anotações. É uma experiência de reunião virtual totalmente nova, e é grátis para sempre. Basta baixar o aplicativo Hive Notes no Zoom Marketplace para usá-lo na sua próxima reunião virtual.

4. Envie um lembrete.

Todo mundo já passou por isso. Um convite de agenda se perde na caixa de entrada, você esquece de clicar em "sim" para aceitar o convite ou simplesmente se distrai com outras tarefas. À medida que as pessoas se acostumam ao trabalho remoto e aprendem a se organizar em um mundo totalmente online, enviar lembretes de reunião é mais importante do que nunca.  Para garantir que os participantes não percam a reunião virtual, envie um e-mail de acompanhamento 30 minutos ou uma hora antes do início. Você também pode fazer isso de maneira informal pelo Slack ou por outra plataforma de mensagens, se for onde vocês se comunicam.  Verifique também se a sua ferramenta de reunião tem um sistema de lembretes ou notificações integrado. Por exemplo, quando você usa o Hive Notes para reuniões, todos os participantes recebem um aviso 10 minutos antes do início da reunião, convidando a abrir o Zoom ou a fazer anotações. Um lembrete que deixa tudo mais fácil.

5. Crie um ambiente positivo.

As reuniões virtuais não precisam ser constrangedoras. Na verdade, elas podem ajudar a nivelar o jogo e dar a todos a chance de contribuir. É muito fácil se sentir intimidado em uma sala de reunião cheia de gente, mas, com todos atrás de uma tela, parte da tensão e do nervosismo de apresentar ideias a pessoas que você nunca viu desaparece. Por isso, como líder ou organizador, cabe a você definir o tom da reunião virtual e deixar todos à vontade. Uma forma de fazer isso é com quebra-gelos virtuais, que ajudam a cortar o silêncio constrangedor do início e quase sempre rendem algumas risadas. Claro que isso não é necessário em uma reunião 1:1 ou com a sua equipe interna, em que todos já se conhecem. Mas, se você quer construir relacionamentos melhores e fortalecer a cultura da equipe, considere agendar uma atividade virtual de integração da equipe para variar as reuniões regulares. Fazer uma pausa para investir na conexão da equipe vai render mais produtividade no futuro.

6. Dê sua atenção total.

Assim como numa reunião presencial, evite comer e olhar o celular durante a reunião. Se possível, mantenha a câmera ligada e incentive os outros a fazer o mesmo. Não há nada pior do que conduzir uma reunião sem ver as reações dos outros. Se não puder ligar a câmera, tente interagir com quem fala usando reações e emojis. Deixe o áudio desligado para não atrapalhar nem interromper quem está falando. Em caso de dúvida sobre a etiqueta nas reuniões, converse com os colegas sobre a preferência de cada um por câmera ligada ou desligada. Se você é o anfitrião, reserve tempo para perguntas e interações. Se você é participante e tem uma dúvida, use o chat em vez de interromper quem fala, a menos que o anfitrião oriente de outra forma.

7. Deixe os próximos passos claros antes do fim da reunião.

Todos conhecemos o e-mail de acompanhamento pós-reunião, em que o líder resume o que foi discutido e descreve os próximos passos. Na teoria é ótimo, mas quantas vezes as pessoas esquecem de enviá-lo? E as horas (ou dias) entre o fim da reunião e o envio do e-mail? Essa lacuna abre espaço para falhas de comunicação e também atrapalha a produtividade.  Por isso é importante deixar claros os próximos passos e as responsabilidades antes do fim da reunião. Com o Hive Notes para reuniões, você atribui os próximos passos direto da anotação compartilhada da reunião. O Hive Notes permite atribuir ações a participantes internos e externos, definir prazos para as tarefas e acompanhar o progresso mesmo depois do fim da reunião.   Tudo isso pode ser feito na própria anotação que você usa na reunião, então todos (literalmente) ficam na mesma página. Por isso, não espere a reunião acabar para começar a trabalhar nos projetos. Atribua os próximos passos ao longo da reunião, assim todos saem sabendo exatamente o que precisam fazer e para quando. 

8. Faça o acompanhamento depois da reunião.

Sua equipe saiu da reunião, e agora é hora de fazer o acompanhamento para garantir que todos estejam alinhados. Se vocês discutiram os próximos passos antes de a chamada acabar, o seu e-mail de acompanhamento deve ser claro, curto e direto. Use um assunto objetivo, de preferência com uma chamada para ação. Se for preciso, dê um pouco de contexto e destaque tarefas e responsabilidades específicas. A boa etiqueta nos e-mails pode ajudar bastante a melhorar a comunicação com uma equipe remota e levar você mais longe na carreira.

9. Aumente o engajamento com elementos interativos.

Às vezes, as reuniões virtuais têm menos engajamento dos participantes, pela falta de presença física e por haver mais chances de distração. Pode ajudar incluir elementos interativos para incentivar o engajamento e garantir a eficácia da reunião. Você pode incluir, por exemplo: enquetes, sessões de perguntas e respostas, salas de grupo para discussões em grupos menores ou quadros brancos virtuais para sessões de brainstorming. E o melhor: você encontra a maioria dessas ferramentas na Hive! Os elementos interativos não só estimulam a participação, como também ajudam você a receber informações valiosas dos membros da equipe. Estimule a discussão aberta e peça feedback durante a reunião para garantir que a voz de todos seja ouvida. Convidar a equipe a participar pode melhorar bastante os resultados das reuniões virtuais e a satisfação geral da equipe. Lembre-se: o segredo de uma reunião de sucesso não está só nas ferramentas e na tecnologia, mas também em cultivar um ambiente inclusivo e colaborativo para todos os participantes. Com essas estratégias, você com certeza vai aumentar o engajamento e a produtividade nas suas reuniões virtuais. Esperamos que estas dicas ajudem você a conduzir as suas melhores reuniões virtuais. Você tem outras boas práticas que devemos incluir neste artigo? Conte para nós as suas dicas de reunião virtual nos comentários abaixo. Adoraríamos saber! E, enquanto isso, conheça o Hive Notes para reuniões e comece totalmente grátis.