Como usar o princípio de Pareto para gerenciar melhor o seu tempo

O princípio de Pareto (também conhecido como regra 80/20) afirma que 80% das consequências vêm de 20% das ações, e, para muitos líderes de opinião, isso virou uma forma de priorizar tarefas e aumentar a produtividade. Continue lendo para saber como fazer isso funcionar para você.

O que é o princípio de Pareto?

O princípio de Pareto, que leva o nome do economista Vilfredo Pareto, é uma teoria observacional segundo a qual 80% das propriedades da Itália, sua terra natal, pertenciam a apenas 20% da população. Depois de testar a ideia em outros países, Pareto observou o mesmo: a distribuição nem sempre é igual.

A descoberta de Pareto, no século XIX, foi então aplicada aos negócios modernos pelo consultor de gestão Joseph M. Juran, que usou o princípio de Pareto no controle de qualidade. Ele defendeu que 80% dos problemas de um produto são causados por 20% das mesmas causas recorrentes. Por exemplo, 80% das panes de veículos são causadas por 20% das peças de carros ou caminhões, ou 80% das falhas de um programa são causadas por 20% dos bugs.

Essas comparações se estendem também a outras áreas da gestão. O princípio de Pareto já foi aplicado a marketing, produtos, relações públicas e mais. Pode ser que 80% do tráfego do seu site venha de 20% das suas publicações em redes sociais, ou que 80% dos lucros da sua empresa venham de 20% dos seus clientes.

Como isso me afeta?

Embora o princípio de Pareto não valha em todas as situações, já que é apenas uma hipótese baseada em observação, você ainda pode usar a mensagem central dele na sua vida de formas proveitosas. Chamado de "brutal" e "crucial" por Anthony Bahr, membro do Forbes Council, o princípio de Pareto não serve apenas para as operações de uma empresa. A regra 80/20 é apontada por líderes de opinião como uma ferramenta capaz de mudar vidas para aprimorar habilidades, principalmente em produtividade e gerenciamento de tempo.

Um ponto-chave a lembrar sobre o princípio de Pareto é que algo não fazer parte dos 20% vitais não significa que seja sem importância. Os outros 80% dos seus insumos têm valor na hora de lidar com suas ações, mas podem ficar mais abaixo na lista de prioridades ou exigir menos atenção para serem concluídos.

A ideia é que uma abordagem igualitária nos negócios, tratando da mesma forma todos os clientes, ações, colegas e oportunidades de networking, pode acabar atrapalhando você. Na vida, algumas coisas são mais importantes do que outras, e cabe a você determinar o que vai levá-lo mais longe, mesmo que isso signifique deixar algumas coisas para trás.

Usando o princípio

A chave da inovação é começar mudando partes administráveis do seu ambiente. Por isso, é tão importante aplicar o princípio de Pareto todos os dias: 80% do trabalho, 20% do seu dia.

Um uso comum do princípio de Pareto é planejar o tempo do seu dia. Segundo a regra, 80% do seu trabalho diário é feito em 20% do seu dia. No entanto, isso não significa que você está priorizando bem. Nas suas horas mais produtivas, você pode ter um impulso de inspiração para fazer coisas que, no fim, têm um impacto minúsculo na sua carga de trabalho ou na empresa como um todo.

Durante esses 20% do dia, quando você se sente mais inspirado, anote tudo o que está realizando. Essas tarefas são importantes ou são apenas trabalho braçal fácil? E você usa bem o resto do dia ou só gosta de parecer ocupado?

Ao usar o princípio de Pareto na sua agenda, seja implacável, como se estivesse podando o jardim. Se você é produtivo sempre no mesmo horário, reserve essas poucas horas para o trabalho mais difícil.

80% das tarefas, 20% dos recursos

Outro problema, segundo o princípio de Pareto, é quando você não percebe que 80% das suas tarefas exigem apenas 20% dos seus recursos. Neste exemplo, você usa só 20% da sua capacidade mental ao se envolver na maior parte do trabalho, seja uma reunião, um e-mail ou a inserção de dados em um software. Os outros 20% das tarefas podem exigir bastante ginástica mental e, por isso, você pode estar adiando-as. Se você começa a perceber que boa parte do seu trabalho não exige muita capacidade mental, não tenha medo de delegar ou simplificar. Há muitas formas de concluir tarefas que permitem focar em coisas mais importantes, e a parte menos produtiva do seu dia pode acabar sendo a mais produtiva do dia de outra pessoa se vocês dividirem o trabalho.

80% das comunicações, 20% dos colegas

Outro uso do princípio de Pareto é lembrar que 80% da comunicação que você faz em um dia podem ser com os mesmos 20% das pessoas. Você tem colegas, clientes e companheiros de equipe com quem fala regularmente, e outros contatos, como seus chefes ou subordinados, podem ocupar menos do seu tempo. Então, como otimizar essas conexões sem abandonar nenhum relacionamento? Invista nas suas relações próximas e garanta que as pessoas com quem você trabalha todos os dias estejam satisfeitas com a sua conexão. Você pode levar pães para elas, mandar uma entrega de flores no aniversário ou enviar um emoji extra em um e-mail quando perceber que o dia delas está frustrante. Você não precisa excluir por completo os contatos menos próximos, mas não deve contar com esses relacionamentos para apoiá-lo no ambiente profissional como a sua equipe fará.

A conclusão

O princípio de Pareto não é só um exercício mental divertido; é um modo de vida que pode mudar a aparência do seu dia e, em última instância, a forma como suas tarefas são concluídas. Ele permite focar no essencial e abrir mão dos aspectos supérfluos do seu dia de trabalho que seguram você. Enxugar pode parecer agressivo às vezes, e delegar suas responsabilidades ou ter mais cuidado com o tempo dedicado aos relacionamentos pode parecer um pouco duro. Mas isso pode simplificar e melhorar seu dia de trabalho, fazendo de você um profissional e um colega melhor.

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