Por que toda equipe precisa de um coordenador de projetos ao seu lado

Acha que um coordenador de projetos parece uma função supérflua, “bom de ter”? Pense de novo: depois que você contratar um ou designar alguém para a sua equipe, nunca mais vai querer ficar sem. O coordenador de projetos conhece os detalhes de um projeto a fundo. Ele participa das minúcias do dia a dia para fazer o projeto avançar de um jeito que membros da equipe com escopo restrito ou gerentes de projetos com visão geral não conseguem.

Gerente de projetos x coordenador de projetos

Se você está em dúvida sobre a diferença entre um gerente de projetos e um coordenador de projetos, ela está no escopo do trabalho de cada um.

Os gerentes de projetos são responsáveis pelo sucesso geral de um projeto. Eles podem definir metas e criar processos operacionais de alto nível para garantir a boa execução do projeto.

O coordenador de projetos apoia o gerente nessa execução, desde organizar e administrar tarefas administrativas até manter abertos os canais de comunicação entre as diferentes partes interessadas do projeto. Ele garante que tudo corra bem e resolve os problemas conforme surgem. Pode repassar informações entre a equipe e o gerente de projetos, enquanto o gerente se reporta diretamente aos principais interessados ou aos clientes.

O trabalho do coordenador de projetos complementa o papel do gerente de projetos, e vice-versa. Não são a mesma coisa.

Benefícios de ter um coordenador de projetos

Segundo Travis Lindemoen, diretor-geral da empresa de recrutamento de TI Nexus IT Group, com 15 anos de experiência em recrutamento e consultoria de carreira, ter um coordenador de projetos na equipe traz três benefícios centrais: melhores fluxos de trabalho, melhor gestão do orçamento e um fluxo de informações mais forte.

1. Melhores fluxos de trabalho

“Os fluxos de trabalho normalmente são definidos e implementados por um gerente de projetos no início do projeto. Quais ferramentas serão usadas, quanto tempo levará e quem é responsável por cada etapa do fluxo de trabalho: tudo isso é decidido por ele”, diz.

“Já os coordenadores de projetos são responsáveis por garantir que tudo siga o plano depois que o trabalho inicial é concluído. Antes de levar um problema ao gerente de projetos, o coordenador tenta encontrar uma solução se uma ferramenta está dando problema ou se uma equipe não está cumprindo os prazos.”

Ou seja, o coordenador de projetos facilita o trabalho do gerente, mas também o das pessoas da equipe, que não precisam resolver sozinhas os problemas de fluxo de trabalho e podem simplesmente avisar o coordenador. Ele entende a realidade diária da execução de um projeto e também pode recomendar ao gerente ajustes e melhorias no fluxo de trabalho.

2. Melhor gestão do orçamento

Uma gestão de orçamento melhor é outro motivo pelo qual toda equipe precisa de um coordenador de projetos. Ele pode ficar encarregado de acompanhar o orçamento e administrar os recursos.

“Para economizar, eles monitoram os gastos e procuram onde é possível poupar dinheiro, que depois será usado para outras finalidades”, diz Lindemoen.

Assim, o gerente de projetos pode se concentrar em decisões de nível mais alto sobre o orçamento, sem se estressar com o detalhamento dos gastos. E a equipe se sente mais responsável pelo orçamento, sabendo que o coordenador de projetos responde por esse acompanhamento.

3. Informação e documentação

Por fim, trabalhar com um coordenador de projetos permite que sua equipe não só se comunique melhor, mas também tenha uma documentação adequada, uma prática que costuma ficar de lado por falta de recursos.

“Haverá uma avalanche, literal e figurada, de documentação em cada projeto. Documentos como briefings de design e relatórios de status, além de documentos de apoio”, diz Lindemoen. Segundo ele, todas as mensagens trocadas dentro das equipes e entre elas também precisam ser consideradas. Se algo acontecer, você precisará localizá-las, então é bom estar organizado.

“Quando um gerente de projetos precisa encontrar um documento ou e-mail específico, o coordenador de projetos é o responsável por isso. A tarefa de encontrar uma forma eficaz de reunir e organizar todos os documentos e toda a correspondência do projeto geralmente fica com o coordenador”, acrescenta.

De organizar o Google Drive a criar práticas de relatórios, o coordenador de projetos pode ter um papel decisivo em manter a equipe informada e atualizada, dando a todas as partes interessadas acesso fácil aos recursos importantes de que precisam para trabalhar com eficácia.

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