7 formas de melhorar a comunicação em equipes remotas

Dominar a comunicação em equipes remotas não é fácil. Os membros da equipe precisam descobrir como colaborar sem a praticidade de estarem no mesmo lugar ao mesmo tempo. De acordo com o relatório Buffer State of Remote Work de 2020, 20% dos trabalhadores remotos têm dificuldade com colaboração e comunicação.  Desafios como falhas de comunicação, dificuldades de agenda e reuniões online ineficazes afetam a comunicação das equipes remotas. Esses problemas também reduzem a produtividade da equipe e podem gerar conflitos. Mas a boa notícia é que, com as estratégias certas, sua equipe remota pode melhorar a forma de trabalhar e de se comunicar.  A comunicação impulsiona a produtividade da equipe, e a falta dela pode atrapalhar a colaboração e paralisar o trabalho. Então, o que você pode fazer para evitar isso? No livro Work From Anywhere: A Handbook on Working Remotely—Successfully—for Individuals, Teams, and Managers, as autoras Kristen Janene-Nelson e Lisette Sutherland explicam que, para se comunicar bem, as equipes remotas precisam fazer um esforço constante e intencional.

Dicas de comunicação para equipes remotas

Cada equipe tem um estilo de comunicação próprio, por isso é importante explorar diferentes ferramentas e processos para descobrir o que mais beneficia a sua equipe e leva à comunicação remota mais fluida. Continue lendo para conhecer 7 formas de ajudar sua equipe remota a se comunicar com mais eficácia. 

1. Use as melhores ferramentas 

Se a comunicação em equipes remotas fosse uma casa, as ferramentas seriam a fundação. Sem tecnologia, seria impossível colaborar de lugares diferentes e em horários diferentes. As ferramentas oferecem as plataformas em que acontecem o compartilhamento de arquivos, o gerenciamento de projetos e as conversas. Elas aumentam a produtividade da equipe, dão visibilidade e viabilizam a colaboração. Há muitas opções para escolher, mas as ferramentas mais essenciais para o trabalho remoto se encaixam nestas categorias:

• Ferramentas de gerenciamento de projetos: Escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda sua equipe a acompanhar os projetos, monitorar o progresso e compartilhar informações. A Hive é uma ótima plataforma para equipes de todos os tamanhos e contribui para uma comunicação remota muito eficaz

• Software de videoconferência: Use o Zoom para fazer videochamadas e colaborar em tempo real.

• Aplicativos de comunicação para equipes: Toda equipe precisa de um aplicativo de chat, como o Slack, onde as conversas acontecem e as informações importantes são compartilhadas. Melhor ainda se você puder conectar o seu Slack à Hive. Considere também uma VPN gratuita ou paga por segurança, principalmente se você trabalha remotamente fora de casa.

• Ferramentas de compartilhamento de arquivos: Sincronize e compartilhe arquivos com segurança em aplicativos de armazenamento na nuvem, como Google Drive, Dropbox ou Studocu.

• Aplicativos de gravação de tela: Aplicativos como Screenpal, Loom, alternativas ao Loom e CloudApp permitem gravar a tela enquanto você compartilha conhecimento, explica problemas e dá orientações. 

2. Defina diretrizes de comunicação

É um erro achar que, depois de ter as ferramentas certas, o resto se resolve sozinho. A comunicação eficaz em equipes remotas não acontece de forma espontânea.  É preciso estabelecer diretrizes ou regras para orientar como usar as ferramentas e como trabalhar em geral. Isso ajuda todos na sua equipe a evitar erros comuns, como se comunicar em silos, incluir todo mundo em uma conversa que era para uma só pessoa e demorar para responder. As diretrizes que você definir devem determinar como, quando e onde a comunicação acontece. Considere também as diferenças de fuso horário e de agenda ao criar as regras. Algumas diretrizes importantes para definir desde o início são:

• Qual é o prazo padrão para dar respostas e concluir tarefas?

• Quais são os canais de comunicação estabelecidos para cada tipo de informação? Você tem um software específico para a comunicação com clientes e outro para a comunicação interna da equipe?

• Que tipos de comunicação devem ser síncronos e quais devem ser assíncronos? 

• Em quais canais ou serviços você precisa investir: planos de telefonia local ou uma ferramenta de videoconferência?

É mais fácil trabalhar em conjunto quando todos estão alinhados sobre o comportamento esperado. 

3. Reduza a comunicação síncrona 

As videochamadas costumam substituir as reuniões presenciais. Isso porque elas transmitem melhor os sinais verbais e não verbais necessários para uma boa comunicação remota.  Mas, com o aumento do número de pessoas que sentem a fadiga do Zoom, é preciso reduzir as videochamadas constantes. Além disso, em equipes distribuídas, a comunicação síncrona é limitante. É difícil colaborar com pessoas em fusos horários e agendas diferentes. Para resolver isso, as equipes remotas precisam diminuir a comunicação em tempo real e ampliar a comunicação assíncrona. Ferramentas que transformam texto em vídeo podem ser um grande trunfo nesse sentido. Ao converter texto em vídeo, as equipes comunicam suas ideias de forma mais envolvente e visual, sem precisar de videoconferência em tempo real.  A comunicação síncrona não deve ser eliminada por completo, porque ainda tem seu lugar no trabalho remoto, mas um equilíbrio saudável entre os dois métodos de comunicação remota trará resultados notáveis para a sua equipe.  

4. Conduza reuniões online melhores 

Para a maioria das pessoas, trabalhar de casa é ótimo, até a hora de entrar em uma reunião. As reuniões online são um incômodo pela forma como são conduzidas. Ao contrário das reuniões presenciais, as reuniões virtuais precisam ser mais curtas, objetivas e orientadas a resultados.  Amber Naslund, consultora de conteúdo do Linkedin, dá este conselho para conduzir reuniões remotas eficazes: “...em um mundo virtual, as reuniões são um mecanismo necessário e, quando bem feitas, podem ser valiosas, úteis e uma ótima forma de se conectar com as pessoas. Mas, agora mais do que nunca, precisamos ser criteriosos ao pedir o tempo dos outros e liderar com empatia, compreensão e expectativas razoáveis sobre o que alguém consegue encaixar em um dia de trabalho, mesmo sem precisar se deslocar até um escritório ou até o local de um cliente.” Respeite o tempo de todos e tente reduzir as reuniões desnecessárias. Uma pergunta conhecida, mas muitas vezes esquecida, deve ser feita: “Essa reunião poderia ser um e-mail?” Se puder, cancele a reunião e economize tempo de todo mundo. Se aquela reunião no Zoom realmente precisar acontecer, envie uma pauta antes aos participantes que precisam estar lá. Reúna dúvidas e sugestões com antecedência para que todas as opiniões sejam ouvidas e resolva o que for possível antes de entrar na reunião. Você pode usar um aplicativo de anotações, como o Hive Notes, para criar e compartilhar pautas e também para colaborar nas anotações da reunião em tempo real.   Fazer anotações da reunião é outra ótima forma de melhorar a comunicação em equipes remotas. Quando você usa uma ferramenta de anotações online  como o Hive Notes, todos ficam alinhados e saem com próximos passos claros.  Reduzir a duração das reuniões e focar nos assuntos importantes é a melhor forma de se comunicar com funcionários remotos. Reuniões individuais devem incluir apenas as informações que precisam ser passadas. Se outras pessoas precisarem saber da conversa, envie uma mensagem a elas. 

5. Trabalhe em voz alta

Kristen Janene-Nelson e Lisette Sutherland descrevem o trabalho em voz alta (working out loud) como o ato de tornar o trabalho visível para os outros, para manter os membros da equipe remota informados sobre o progresso uns dos outros. Mas, ao contrário de um escritório físico, não conseguimos ver os colegas ocupados fazendo o trabalho. Por isso, é fácil concluir que nada está sendo feito.  Falar sobre o seu trabalho e atualizar ativamente os colegas sobre o seu progresso aumenta a visibilidade e a confiança. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos para acompanhar o trabalho uns dos outros. O melhor do trabalho em voz alta é que ele reduz a necessidade de reuniões.  Uma ótima forma de “trabalhar em voz alta” é usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como a Hive. Quando você colabora e se comunica na mesma ferramenta em que gerencia projetos e campanhas, fica fácil ver onde as mudanças e os avanços estão acontecendo. Se você se pega pensando no que os outros colegas estão fazendo, considere uma ferramenta de gerenciamento de projetos para impulsionar sua equipe e aumentar a clareza.

6. Tenha conversas abertas

A comunicação em equipes remotas costuma acontecer em silos (e-mails e mensagens privadas). Em um escritório,  as conversas são facilmente ouvidas e as pessoas entram na conversa para dar sugestões úteis.  Um substituto para essas discussões são as conversas abertas. As conversas abertas online devem acontecer em um canal dedicado na ferramenta de comunicação da sua equipe, como a Hive ou o Slack. Se você está ambicioso e quer personalização total, também pode criar um aplicativo para gerenciar a comunicação com os membros da equipe de forma mais eficaz. Usar um construtor de aplicativos sem código é uma das formas mais fáceis de fazer isso, sem precisar saber programar. Mas é importante regular o uso para que as conversas não saiam do rumo. Isso nos leva à pergunta: “que tipo de troca deve acontecer de forma aberta?” Pilar Orti, diretora da Virtual not Distant, recomenda fazer duas perguntas:  “Os membros da minha equipe teriam se beneficiado se isso tivesse acontecido de forma aberta? Algo se perdeu, ou pode ter se perdido, por termos tido a conversa em particular?” Para regular as trocas, ela defende “fazer perguntas cuja resposta possa interessar a outras pessoas, compartilhar parte do raciocínio por trás das suas decisões, avisar os outros sobre algo que você ouviu que está acontecendo na organização etc.” Não se trata de manter todos atualizados sobre tudo o que você fez ao longo do dia. A comunicação dentro de uma equipe remota é um processo dinâmico. Ela também exige muita ação deliberada e trabalho. Mas vale a pena fazer esse esforço. Sua equipe vai colaborar melhor e confiar mais uns nos outros. E o melhor? Você provavelmente vai precisar ir a menos reuniões. 

7. Converse quando as coisas ficarem complicadas

As equipes híbridas podem escolher quando fazer reuniões presenciais e virtuais. Muitas vezes, o melhor é tratar de questões complexas ou difíceis presencialmente e individualmente. No entanto, isso nem sempre é possível. Conversar sobre assuntos complicados, em vez de mandar e-mails, mensagens ou deixar recados, tem mais chance de resolver a questão. Mesmo que seja virtualmente, uma conversa economiza tempo, favorece o entendimento e incentiva a tomada de decisões, e é por isso que ela é uma das nossas principais estratégias de comunicação para equipes remotas. “Ouvir bem é o tipo de habilidade que se beneficia não só de ensino, mas de orientação: instrução contínua e especializada de alguém que conhece seus pontos fortes, seus pontos fracos e, principalmente, seus hábitos”, escreveram os pesquisadores da Harvard Business School Robin Abrahms e Boris Groysberg. Quando as coisas ficam complicadas no trabalho, o bate-papo por voz vem a calhar!