O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é uma prática antiga. Existe há milhares de anos e evoluiu com o tempo, à medida que avançamos tecnologicamente. A definição técnica de gerenciamento de projetos é “entender e definir determinados critérios e metas e gerenciar a aplicação de processos, habilidades, métodos, entregas, ferramentas e técnicas para alcançar essas metas com recursos limitados.”

Em termos simples, o gerenciamento de projetos garante que o seu projeto esteja indo na direção certa e que todos os envolvidos estejam se empenhando o suficiente para chegar a todas as entregas dentro do orçamento e do prazo definidos.

A história do gerenciamento de projetos

Você já se perguntou há quanto tempo existe o conceito de gerenciamento de projetos? A resposta curta e direta é: desde sempre. Isso mesmo, o gerenciamento de projetos existe há tanto tempo quanto os seres humanos.

Pense nas Grandes Pirâmides de Gizé, nos aquedutos da Roma Antiga, na Grande Muralha da China ou até no grande Panteão. Todas essas obras foram projetos grandes e complexos, que envolveram várias pessoas responsáveis por diferentes áreas da execução. Esses projetos gigantescos tinham ‘gerenciamento de projetos’, embora o termo só tenha surgido bem mais tarde, por volta de 1950.

As origens do gerenciamento de projetos

Ao contrário do mundo moderno, na Antiguidade não havia muitas fundações e organizações que compartilhassem e sustentassem o processo de gerenciamento de projetos como o conhecemos hoje.

Os arqueólogos ainda não têm certeza e debatem como os faraós construíram estruturas tão massivas e gigantescas, mas uma coisa é certa: havia alguma gestão por trás das diversas tarefas envolvidas.

Registros antigos mostram o uso do gerenciamento de projetos na construção das pirâmides e como cada um dos quatro lados tinha gerentes responsáveis pela conclusão do seu trabalho. O mesmo vale para a Grande Muralha da China, construída em 208 a.C. — o uso de gerenciamento de projetos era muito avançado naquela época. É compreensível que não houvesse uma estrutura de distribuição da carga de trabalho nem literatura sobre gerenciamento de projetos ou de tarefas, mas sem dúvida havia uma liderança e uma gestão fortes em ação.

Linha do tempo do gerenciamento de projetos moderno

O gerenciamento de projetos moderno, como o conhecemos hoje, começou no século 20 e progrediu a passos largos. A lista abaixo é uma breve linha do tempo da história do gerenciamento de projetos moderno.

• Henry Gantt (1861-199) é conhecido como um dos pais do gerenciamento de projetos moderno e nos deu o gráfico de Gantt, um diagrama de cronograma, em 1920. O projeto da Represa Hoover, em 1931, foi baseado nesse gráfico.

• Em 1956, foi fundada a AACE (American Association of Cost Engineers), uma das principais sociedades internacionais de especialistas em controle de projetos, gerentes de projetos, planejadores de cronogramas, engenheiros de custos e orçamentistas. O principal objetivo da associação é planejar, programar e avaliar as estimativas de custo dos projetos.

• Em 1957, foi introduzido o CPM (método do caminho crítico). A empresa Dupont inventou esse método, e seu principal objetivo era prever a duração dos projetos.

• Em 1958, foi criado o PERT (técnica de avaliação e revisão de programas), e o principal objetivo dessa técnica era analisar e entender as tarefas necessárias para concluir o projeto com sucesso.

• Em 1962, a EAP (estrutura analítica do projeto, ou WBS) foi criada pelo DOD (o Departamento de Defesa dos EUA). Era basicamente uma estrutura hierárquica em árvore de todas as entregas envolvidas na conclusão do projeto, e continua sendo uma das ferramentas mais usadas no gerenciamento de projetos.

• Em 1965, foi fundada a IPMA (International Project Management Association), a primeira associação internacional de gerenciamento de projetos. O principal objetivo da associação é promover e liderar a área profissional de gerenciamento de projetos.

• Em 1960, o PMI (Project Management Institute) foi lançado como organização sem fins lucrativos. O PMI oferece as certificações CAPM (Certified Associate in Project Management) e PMP (Project Management Professional). O trabalho mais importante do instituto é o guia que ele publica, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Esse guia é considerado uma das ferramentas mais essenciais e críticas do gerenciamento de projetos no mundo atual.

• Em 1984, o Dr. Eliyahu Goldratt apresentou a TOC (teoria das restrições) em um de seus romances, “A Meta”. A teoria das restrições é uma filosofia de gestão cujo objetivo principal é identificar as restrições enfrentadas por uma organização e resolvê-las por meio de reestruturação.

• Em 1986, foi apresentado um modelo ágil de desenvolvimento de software chamado Scrum, que é um estilo de gerenciamento de projetos. Ele foi anunciado em um artigo de negócios, “The New Product Development Game”, publicado em Harvard por Nonaka e Takeuchi, e ainda é usado em projetos de desenvolvimento de software.

• Em 1989, surgiu o EVM (gerenciamento de valor agregado), uma nova técnica de gerenciamento de projetos que ajuda a encontrar variações e diferenças entre o trabalho planejado e o trabalho realizado.

• Também em 1989, o governo do Reino Unido desenvolveu o PRINCE, um método de ambiente controlado que se tornou o padrão para todos os projetos de sistemas de informação do governo britânico. O PRINCE foi revisado e atualizado para o PRINCE2 em 1996.

• Em 1997, o CCPM (gerenciamento de projetos pela corrente crítica) foi inventado por Eliyahu, com base em sua teoria das restrições anterior. As principais funções do CCPM são administrar os recursos e definir o início e o fim de várias tarefas.

Desenvolvimentos posteriores, como o manifesto ágil em 2001, o framework de gerenciamento de custo total em 2006, a 4ª edição do PMBOK em 2008 e a 5ª edição do PMBOK em 2012, entre outros, agregaram mais valor ao processo de gerenciamento de projetos.

Novos marcos e ferramentas e estudos em constante mudança continuam surgindo, e a história moderna do gerenciamento de projetos está sempre evoluindo.

O ciclo de vida do gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos, como descrito antes, é um conceito muito amplo e complexo, com vários componentes em ação ao mesmo tempo. Sempre há uma pessoa responsável por supervisionar todas as tarefas, chamada gerente de projetos. Pode haver muitas partes interessadas envolvidas, e o planejamento é feito de acordo com as expectativas delas. O gerente de projetos controla e acompanha a equipe para que cada entrega seja executada de forma correta e pontual, dentro do orçamento e do prazo definidos. Hoje, com os avanços e o progresso da tecnologia, usar um software de gerenciamento de projetos, como a Hive, é inevitável. Continue lendo para entender o ciclo de vida completo do gerenciamento de projetos.

1. Início do projeto

O primeiro passo de qualquer projeto é dar início à ideia e reunir a documentação completa sobre o propósito do projeto. Você pode usar um modelo pronto de termo de abertura do projeto, disponível na internet, para economizar tempo e dinheiro. É sempre recomendável organizar uma reunião detalhada com todas as partes interessadas, os membros da equipe e os demais envolvidos para definir metas, cronograma e orçamento. Depois, você pode seguir para as próximas etapas, listadas abaixo.

2. Planejamento do projeto

O sucesso de todo projeto depende de como você faz o planejamento inicial. Dedique todo o seu esforço e tempo para garantir que, a longo prazo, cada etapa esteja descrita com clareza no plano do projeto e tudo corra bem. Siga as etapas abaixo para tornar o planejamento do seu projeto mais eficaz e eficiente:

• Identificação do projeto: Como descrito na seção de primeiros passos: divida todos os fatores que você quer que o projeto entregue e o que cada um envolve. Por exemplo, se o seu objetivo final é abrir uma loja, isso é muito amplo e vago. Primeiro, você precisa identificar que tipo de loja quer e quais são as metas de longo prazo que deseja alcançar.

• Definição dos objetivos e das metas: Depois de identificar o projeto e delimitá-lo, você precisa estabelecer de forma pragmática os objetivos e as metas que quer alcançar ao longo do projeto. Os objetivos podem ser ações como “Implementar um chatbot de atendimento ao cliente” de autoatendimento para a sua ferramenta SaaS, mas a meta seria “melhorar o tempo médio de resposta dos tickets de suporte ao cliente”.

• Identificação das tarefas necessárias: Com os objetivos e as metas em mente, você pode começar a mapear as tarefas necessárias para cumprir cada objetivo do projeto. É importante não entrar em detalhes demais no início do planejamento dessas tarefas. Uma boa regra é que, para cada objetivo a ser cumprido, as tarefas necessárias sejam 5 a 6 em um nível mais alto. Dependendo do nível de detalhe que o plano do projeto exige, você pode dividir cada uma dessas tarefas em um conjunto mais detalhado de ‘subtarefas’.

• Formação da equipe: Esta é uma etapa importante, pois ajuda a determinar os recursos necessários para concluir cada aspecto do projeto. Se uma tarefa não tem os recursos necessários, ela pode bloquear o projeto inteiro ou um objetivo crítico que precisa ser cumprido. Você precisará identificar e formar não só a equipe mais ampla, mas também a equipe central do projeto, que conduzirá o processo de gerenciamento.

• Criação de um cronograma: De acordo com o tamanho, a mão de obra e o orçamento do projeto, primeiro você precisa decidir quanto tempo levará para concluí-lo, estimando o esforço necessário para cada tarefa. Será preciso listar todas as tarefas e identificar as dependências entre elas para ter uma ideia clara disso.

• Feedback e ajustes: Quando o plano inicial estiver pronto, com as etapas mencionadas antes, compartilhe-o com todas as partes interessadas e membros do projeto para receber feedback. Você terá de fazer ajustes de acordo com o feedback recebido, principalmente nas estimativas de esforço de cada tarefa.

3. Execução do projeto

Depois de planejar bem o projeto, é hora de lançar e executar esses planos. Esta é a fase mais importante do ciclo de vida do projeto, porque produz os resultados e as entregas que você repassará às principais partes interessadas. Isso significa que também costuma ser a fase mais longa do processo. Os líderes de projeto devem se concentrar nestes objetivos durante a fase de execução:

• Gerenciar pessoas e equipes. Para executar um projeto com sucesso, os líderes devem formar uma equipe de alto desempenho e garantir que todos entendam as várias metas do projeto. Eles podem promover o alinhamento da visão com reuniões, conversas e check-ins frequentes com pessoas e grupos de membros da equipe.

• Seguir o plano do projeto. Para executar o projeto como planejado, é essencial seguir o plano, focar os KPIs definidos e adotar medidas de controle de qualidade. Todo projeto terá imprevistos durante a fase de execução. Por isso, o gerente de projetos também precisa ser flexível, antecipar desafios e saber quando o plano deve ser ajustado.

• Comunicar informações a todos os envolvidos. Para garantir que o projeto atenda às expectativas e avance bem, os gerentes de projetos precisam se comunicar interna e externamente. Isso vai desde dar feedback aos membros da equipe até apresentar resultados às partes interessadas.

4. Desempenho e controle do projeto

Depois de iniciar a execução, manter o projeto nos trilhos conforme o planejado é um desafio enorme. Planejar não significa necessariamente que o projeto será concluído no prazo, e será preciso revisar, avaliar e acompanhar o projeto. Veja algumas dicas para acompanhar o progresso e o desempenho:

• Revisão do projeto: Verifique o andamento do projeto com regularidade, definindo o intervalo das revisões e nunca perdendo a data, para garantir que todos na equipe estejam cumprindo o seu papel. Uma boa forma de fazer isso é realizar reuniões semanais rápidas com a equipe do projeto para identificar bloqueios ou restrições que precisam ser resolvidos.

• Comunicação: A comunicação constante e consistente com a equipe do projeto é a chave para conduzi-lo na direção certa. Além disso, é preciso se comunicar com os recursos dependentes e com as partes interessadas.

• Flexibilidade: Seja flexível com a equipe do projeto e confie na experiência dela. Além disso, a flexibilidade também deve fazer parte do planejamento, com dias de folga suficientes para o caso de atrasos.

• Orientação e direcionamento: Sempre oriente e dê direcionamento à equipe e garanta que ela tenha todos os recursos necessários para o projeto andar bem.

• Gestão do tempo: Uma gestão do tempo eficaz é fundamental para que a equipe cumpra os marcos com sucesso. Veja algumas dicas para gerenciar melhor o tempo e priorizar a carga de trabalho durante um projeto:

  • Delegue tarefas: Não perca tempo fazendo todas as tarefas sozinho. Você sempre pode atribuir tarefas a novos membros qualificados da equipe se estiver sobrecarregado.

  • Priorize todas as tarefas com inteligência: Coloque sempre as tarefas essenciais no topo da lista de prioridades e nunca as adie. Compartilhe suas ideias com a equipe e peça a opinião dela para priorizar suas tarefas, se necessário.

  • Calcule as tarefas de amanhã: Essa prática ajuda a antecipar os obstáculos que você pode enfrentar daqui para a frente. Você pode fazer as mudanças necessárias com antecedência para evitar os empecilhos que possam surgir. Com uma ferramenta como a Hive, você vê quais tarefas estão agendadas para cada data, o que ajuda muito.

5. Encerramento do projeto

Depois de concluídas as fases de execução e acompanhamento, é hora de encerrar o projeto. Esta é, possivelmente, a fase mais importante do processo de gerenciamento de projetos, pois envolve resolver todas as pendências e avaliar o sucesso geral do projeto.

• Avaliar o sucesso do projeto. É quando os líderes de projeto revisam as metas do planejamento inicial e verificam se o projeto foi concluído no prazo, se ficou dentro do orçamento e se atingiu os resultados esperados. Também é o momento de aprender com os resultados. Houve falhas que podem ser evitadas no futuro? Algum sucesso que você possa repetir no próximo projeto?

• Encerrar contratos. Depois de confirmar que todo o trabalho foi concluído de acordo com o plano e o escopo do projeto, os líderes precisam encerrar os contratos e pagar todas as partes. Isso é essencial para evitar passivos futuros por pagamentos incompletos ou contratos em aberto.

• Entrega do projeto. Os líderes de projeto costumam criar um pacote de entrega ao final do projeto. É o resumo final do projeto que será entregue ao cliente, geralmente organizado como uma pasta física, um fichário ou um documento digital. Como é um material voltado ao cliente, vale envolver profissionais de design para deixá-lo visualmente atraente e alinhado às marcas de ambas as partes.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Na era moderna, a tecnologia ajuda a conduzir todo o processo de gerenciamento de projetos, tornando a vida mais fácil e eficiente. Algumas das melhores ferramentas de software de gerenciamento de projetos estão listadas abaixo:

• Hive: a Hive é uma ferramenta completa e all-in-one de gerenciamento de projetos que ajuda equipes de todos os tamanhos a colaborar com mais eficiência. Entre os principais recursos estão um sistema de chat nativo, e-mail nativo e mais de 1.000 integrações com os principais aplicativos. A Hive também permite visualizar o trabalho em modos de projeto flexíveis, como Gantt, Kanban, calendário, portfólio e tabela. Você pode experimentar a Hive agora com um teste gratuito de 14 dias aqui.

• Trello: o Trello é uma ótima opção para equipes pequenas ou pessoas que buscam uma ferramenta simples de gerenciamento de projetos. A ferramenta é baseada em quadros Kanban, uma metodologia de gerenciamento de projetos que usa quadros individuais para cada projeto. Os cartões são a base do Trello e podem ser organizados em diferentes fases no quadro.

• Asana: a Asana é muito fácil de usar e serve para gerenciar projetos de todos os tamanhos. Tarefas e subtarefas podem ser atribuídas a pessoas ou equipes, que podem se comunicar dentro da plataforma, mantendo a comunicação organizada e em um só lugar.

• Basecamp: o Basecamp é uma ferramenta completa que permite agrupar tarefas em projetos, nos quais as equipes se comunicam e trabalham juntas. Com recursos como quadros de mensagens, listas de tarefas e agendamento, a plataforma busca reunir todas as suas ferramentas em um só lugar.

• Zoho Projects: este software de gerenciamento de tarefas ajuda as equipes a dividir projetos em partes gerenciáveis. Um diferencial do Zoho é o recurso Blueprint, que permite mapear todo o fluxo de trabalho e automatizar tarefas sempre que possível. É ótimo para aumentar a eficiência da equipe.

• Podio: o Podio reúne todos os aspectos de um trabalho em uma só página, o que se reflete no seu slogan sobre “conteúdo, contexto e conversa”. A ferramenta também se integra a aplicativos, permitindo que as equipes acessem tudo em um só lugar. O design também busca aumentar o compartilhamento e o reconhecimento entre colegas, o que, no fim das contas, ajuda a criar ótimas culturas de equipe.

Técnicas de gerenciamento de projetos

Agora que conhecemos algumas ótimas ferramentas de gerenciamento de projetos, vamos ver os diferentes tipos de estilos de gerenciamento de projetos. Ao analisar os diferentes estilos, é útil identificar os aspectos do estilo que funciona para você, para escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos para o seu caso.

1. Gerenciamento de projetos com Scrum

O gerenciamento de projetos com Scrum é um processo adaptável que valoriza a transparência, a flexibilidade e a comunicação regular entre todos os membros da equipe. No Scrum, as pessoas assumem diferentes papéis na equipe para ajudar a guiar o projeto do início ao fim. As sprints também são parte essencial do fluxo de trabalho do Scrum, pois conduzem os membros da equipe por um curto período de trabalho intenso para atingir uma meta específica. Ótimas ferramentas para gerenciamento de projetos com Scrum incluem a Hive, o Wrike e o MeisterTask.

2. Gerenciamento de projetos em cascata

A abordagem em cascata para o gerenciamento de projetos é mais rígida e metódica na forma como organiza as etapas de um projeto do início ao fim. Ela usa um modelo linear de tempo para dividir o projeto em várias partes, que são concluídas em sequência. Visualmente, essas etapas distintas, do início ao fim do projeto, podem ser vistas como água escorrendo para baixo: as fases fluem como uma cascata, de cima para baixo. Os gráficos de Gantt são parte essencial do modelo em cascata, e algumas ferramentas que ajudam a criar ótimos gráficos de Gantt são a Hive, o Redbooth e o ProjectManager.

3. Gerenciamento de projetos Lean

O gerenciamento de projetos Lean é um sistema em que o projeto é gerenciado de modo a minimizar o desperdício em cada etapa ou tarefa. Isso significa usar apenas a quantidade exata de esforço, recursos e trabalho necessária para concluir algo. Por isso surgiu o termo “lean” (enxuto): ele cria um método mais “enxuto” de gerenciar uma equipe, um projeto, clientes e outras operações internas do negócio. O Kanban é parte essencial do sistema de gerenciamento de projetos Lean, e algumas ferramentas com visualização Kanban são o Trello, a Hive e o MeisterTask.

Como se tornar um gerente de projetos?

Muitas organizações, como a Hive, têm um papel essencial na melhoria dos processos de gerenciamento de projetos. Se você quer se tornar gerente de projetos, há algumas coisas a considerar. Primeiro, pense em fazer um curso de gerenciamento de projetos ou uma certificação. Isso ajuda a aprimorar suas habilidades de gerenciamento de projetos como um todo. Outro aspecto importante é conhecer as ferramentas que você poderá usar. Se você se interessa pela área, testar um teste gratuito de duas semanas de uma ferramenta é essencial para entender como todas funcionam. Se você quer buscar uma vaga em gerenciamento de projetos, algumas grandes empresas oferecem cargos de gerenciamento de projetos muito lucrativos, como mencionado abaixo.

• Cisco

• Microsoft

• Southern California Edison

• Jacobs

• SAIC

• Ericsson

• Accenture

Esperamos que você tenha aprendido algo sobre gerenciamento de projetos neste artigo. Deixe seus comentários ou dúvidas na seção de comentários abaixo.