Como gerenciar conflitos de forma eficaz em equipes virtuais

É impossível evitar conflitos no ambiente de trabalho. Mas gerenciá-los fica muito complicado quando os membros da equipe saem do escritório. Some a isso o esforço para manter a produtividade durante uma pandemia e você tem uma receita para o desastre. Uma única mensagem do Slack mal formulada pode ser suficiente para transformar uma reunião de equipe em uma briga virtual.

Sem a opção de uma reconciliação cara a cara, como gerenciar conflitos em equipes virtuais? Este artigo vai apresentar as causas dos conflitos em equipes virtuais e as formas de evitar que eles aconteçam. E, se acontecerem, também abordamos como você pode gerenciá-los com eficácia.

Motivos de conflito em equipes virtuais

Falhas de comunicação

As conversas não se resumem a palavras. Sinais não verbais, como o movimento das mãos e o contato visual, dão contexto e clareza ao que dizemos. Eles se perdem em e-mails e mensagens. Embora as videochamadas facilitem a comunicação das equipes remotas, elas não são exatamente iguais às conversas presenciais.

Além disso, mensagens e pedidos de informação nem sempre recebem resposta imediata. Os membros da sua equipe não podem ir até a mesa de um colega e obter a informação de que precisam. Mensagens ignoradas ou perdidas atrasam os fluxos de trabalho e podem gerar hostilidade.

Choques interpessoais

Equipes diversas são excepcionais, mas também propensas a mal-entendidos e choques. Uma pessoa assertiva pode continuar falando por cima de uma pessoa mais calada. Ressentimento, inveja e raiva dessas situações podem ficar fervendo por baixo da superfície, causando conflitos nas equipes.

Diferenças nos estilos de trabalho

Os quatro tipos básicos de estilo de trabalho determinam como cada pessoa da sua equipe realiza o trabalho. Quem trabalha em alta velocidade vai se sentir freado por outra pessoa que executa cada tarefa em ritmo mais lento.

Os estilos de trabalho também foram afetados pelas exigências de trabalhar em casa durante uma pandemia.  Alguns funcionários tiveram o estilo de trabalho drasticamente alterado, pois cuidam dos filhos ou gerenciam outros projetos, enquanto outros talvez consigam manter o estilo habitual. Como cada membro da equipe tem um jeito próprio de ser mais produtivo, pode haver alguns choques.

Conflito de tarefas

Katie Shonk define o conflito de tarefas como aquele que "envolve questões concretas ligadas às atribuições de trabalho dos funcionários e pode incluir disputas sobre como dividir recursos, divergências de opinião sobre procedimentos e políticas, gerenciamento de expectativas no trabalho e julgamentos e interpretações de fatos".

Os procedimentos e processos mudaram com os funcionários trabalhando em casa. Isso com certeza vai gerar conflitos sobre como as coisas são feitas.

Como evitar conflitos em equipes virtuais

Como você está fora do escritório, é menos provável que perceba quando uma tempestade começa a se formar. Evitar conflitos em equipes virtuais significa prestar mais atenção aos pequenos detalhes. Dave Nevogt, CEO da Hubstaff, diz que você pode ter certeza de que uma situação está se formando quando um membro da equipe virtual

1. Muda o tom das mensagens ou e-mails

2. Reduz a participação nas conversas em grupo

Outros sinais podem ser falar pouco ou nada durante as videoconferências. Vozes alteradas e evitar o contato visual também são coisas a observar durante as reuniões.

Então, como impedir todos os tipos de conflito em equipes virtuais?

1. Construa confiança para evitar conflitos na equipe.

Existe um vínculo forte entre confiança e sucesso da equipe. A confiança nos ajuda a acreditar que os outros vão cumprir o que prometem. E, quando não entregam no prazo, as pessoas que confiam dão a elas o benefício da dúvida.  Reduzir a dúvida aumenta a cooperação e acelera a produtividade.

Dana Brownlee, instrutora corporativa, explica que "altos níveis de confiança são necessários para que os membros da equipe se sintam seguros para se manifestar, fazer perguntas ou dar sugestões sem medo de retaliação ou preocupação de que seus comentários prejudiquem seus relacionamentos ou sua reputação". Mesmo que sua equipe esteja a quilômetros de distância, construir confiança fará com que as pessoas se sintam próximas o bastante para compartilhar medos, opiniões e intenções, e ajudará a evitar conflitos em equipes virtuais.

2. Crie um acordo de equipe.

Acordos de equipe ajudam você a responder a três perguntas:

1. Que tipo de informação vocês precisam para os projetos em que trabalham?

2. Que tipos de comunicação vocês usam para realizar o trabalho?

3. Como vocês sabem o que cada pessoa está fazendo?

Ao reduzir suposições sobre informação, comunicação e colaboração, você pode impedir que os conflitos aconteçam. Depois de definir como sua equipe remota vai trabalhar, você pode usar uma ferramenta como a Hive para fazer anotações nas reuniões, atribuir tarefas e colaborar nos projetos.

3. Mantenha a cultura da empresa no trabalho remoto.

Sem dúvida, a cultura do trabalho remoto será diferente do habitual. Mas sua equipe virtual não precisa perder os valores e as práticas da empresa.

Para manter os membros da equipe conectados psicologicamente, considere recriar atividades para o espaço de trabalho virtual. Winshen Liu, gerente de produto da Hive, faz uma reunião diária virtual em pé com a equipe. Como nos tempos de escritório, eles compartilham o que fizeram, os planos do dia e os desafios que enfrentam. Considere também atividades virtuais de integração de equipe fora do expediente ou em happy hours: são uma ótima forma de manter os funcionários engajados e ativos na cultura da sua empresa.

4. Compartilhe um espaço de trabalho virtual.

Keith Ferrazzi defende o uso de espaços de trabalho virtuais para evitar conflitos mal geridos entre funcionários. Use um software de gerenciamento de projetos como a Hive para compartilhar documentos, gerenciar fluxos de trabalho, se comunicar rapidamente e acompanhar o andamento do trabalho em uma única ferramenta. Esse espaço compartilhado ajudará a reduzir conflitos em equipes virtuais em todos os níveis.

5. Melhore a comunicação para evitar conflitos na equipe.

No espaço de trabalho virtual, comunicar demais é bom. Os membros da equipe devem enviar atualizações regulares sobre o progresso e pedir esclarecimentos quando precisarem. A comunicação frequente ajuda a reduzir conflitos em equipes virtuais.

Para se comunicar bem sobre as tarefas, você precisa das ferramentas de trabalho remoto certas. Usar uma plataforma de gerenciamento de projetos como a Hive pode dar aos seus colegas acesso fácil a todas as suas tarefas e aos projetos em que vocês colaboram, já que todos trabalham em um espaço compartilhado. Use descrições de tarefas e subtarefas para avisar a equipe no que você está trabalhando e onde pode precisar de ajuda. Se vocês conversam pelo Slack ou pelo Hive Chat, incentive a equipe a enviar mensagens concisas, que digam o essencial primeiro e incluam contexto para o destinatário entender com facilidade. As videochamadas também devem ser usadas o máximo possível, para que sinais verbais e visuais possam ser observados. Durante todas essas reuniões no Zoom, garanta que todos tenham a chance de falar e compartilhar suas ideias. Fazer anotações de reunião é outra ótima forma de melhorar a comunicação virtual. Quando você usa um aplicativo de anotações como o Hive Notes, todos ficam na mesma página e saem com próximos passos claros.

6. Resolva cada problema imediatamente.

O conflito não começa quando palavras raivosas e vozes altas explodem. Ele começa com pequenas diferenças na sua equipe.

Quando você perceber problemas ou receber um relato, não ignore. É preciso entender de forma proativa onde as pessoas estão entrando em choque e como você pode ajudar. Situações ruins escalam rápido e você não vai querer resolver um conflito que poderia ter evitado.

7. Converse com cada membro individualmente.

Os níveis de ansiedade estão altos. Todos na sua equipe remota precisam de um pouco mais de atenção do que antes. Uma mensagem ríspida e seca para um colega pode não ter nada a ver com a situação, mas sim com o estado em que o membro da equipe se encontra naquele momento. Mensagens privadas para os membros da equipe ajudarão a deixá-los melhor.

Mas o que fazer quando tudo isso falha?

Como resolver conflitos em equipes virtuais

O pior aconteceu. Houve um choque e todos esperam que você intervenha. Mas ninguém gosta de resolver conflitos. Veja estratégias eficazes de gerenciamento de conflitos no ambiente de trabalho virtual.

Converse sobre o assunto

É tentador entrar de cabeça sem olhar a situação de todos os ângulos. Em vez disso, marque uma reunião com os membros da equipe para discutir o que aconteceu. Um estudo mostra que fazer reuniões separadas e, depois, discussões conjuntas mediadas traz os melhores resultados. Conduza as pessoas a encontrar uma solução aceitável para todos.

Mas não espere resolver todos os conflitos em uma única reunião. Para conflitos que exigem várias reuniões, defina uma pauta, uma duração e regras de participação para orientar cada encontro. Evite mensagens escritas nessas reuniões e prefira videochamadas.

Ouça cada palavra e tome cuidado para se manter neutro. Dê também feedback e orientações sobre como evitar ou lidar sozinhos com choques futuros.

Incentive a empatia e a compreensão entre os membros da equipe.

Todos estão tentando trabalhar em sua capacidade máxima. Mas não vai ser como antes.

Para algumas pessoas, trabalhar em casa é uma nova realidade difícil. Emoções de todos os tipos estão sendo sentidas agora, e empatia e compreensão são a única forma de lidar com isso. Lembre os membros da equipe de se comunicarem tendo em mente a variedade de emoções que todos estão sentindo neste momento.

Defina papéis e responsabilidades claros

Se a sua equipe continua tendo conflitos ligados a tarefas, você deve reestruturar a hierarquia e os procedimentos de trabalho para se adequar ao trabalho em equipe virtual. A produtividade para quando você tenta aplicar, em tempos de trabalho remoto, processos feitos só para o escritório.

Além disso, no início de um novo projeto, atribua as tarefas com clareza aos membros da equipe, com prazos, e cobre responsabilidade. A responsabilização torna menos frequentes os choques por trabalho incompleto.

Atividades de integração para conflitos de equipe

O gerenciamento de conflitos no trabalho não termina com uma conversa. Daqui em diante, você precisa reforçar seus esforços com atividades de integração de equipe. Mary Scannell, autora do Big Book of Conflict Resolution Games, explica que "ao participar de jogos de resolução de conflitos, os membros da equipe constroem confiança, melhoram a comunicação e questionam processos ineficazes para criar uma equipe mais produtiva e eficaz". Reserve um tempo para uma atividade que não seja de trabalho. Aqui está uma lista com as melhores atividades virtuais de integração de equipe para inspirar você. Só lembre que os conflitos em equipes vão acontecer, mas o que importa é o que você faz quando eles surgem. Aprenda a vê-los como oportunidades para construir uma equipe mais forte e mais produtiva.

De que formas únicas você já lidou com conflitos em equipes virtuais? Conte para nós nos comentários abaixo.