11 dicas de reunião no Zoom para videochamadas produtivas

Pessoas do mundo todo usam o Zoom para muitos fins, mas as reuniões virtuais estão entre os usos mais comuns. Em nossa recente pesquisa sobre trabalho remoto, 91% dos participantes disseram que usam ferramentas de videoconferência no trabalho hoje. As ferramentas de videoconferência (como o Zoom!) têm sido essenciais para manter colegas conectados e engajados neste novo mundo de trabalho remoto. Por isso, reunimos algumas das nossas dicas favoritas de reunião no Zoom. Para entender o quanto o Zoom se tornou popular no último ano, basta olhar o número de pessoas que participam de reuniões no Zoom por dia. No fim de 2019, o Zoom registrava cerca de 10 milhões de participantes diários em reuniões. Esse número saltou para impressionantes 200 milhões em março de 2020, quando a pandemia começou, e chegou a 300 milhões em abril de 2020. Ou seja, o Zoom veio para ficar. Por isso, pesquisamos algumas das formas mais fáceis de otimizar seu tempo e se comunicar bem nas reuniões do Zoom, não importa de onde você esteja ligando. Aqui estão 9 dicas, truques e atalhos simples do Zoom para usar na sua próxima reunião.

1. Integre o Zoom às ferramentas que você já usa.

Se a sua equipe já usa ferramentas de trabalho remoto para colaborar on-line, provavelmente é possível usar o Zoom dentro delas. Com mais de 1.000 integrações do Zoom disponíveis no Zoom Marketplace, você pode conectar o Zoom a várias partes do seu fluxo de trabalho.  Veja algumas das principais integrações do Zoom para conduzir reuniões sem atritos com as ferramentas que você já usa:

• Zoom e Hive: Crie reuniões do Zoom dentro da ferramenta de gerenciamento de projetos Hive. Inicie reuniões rapidamente a partir de projetos e chats, sem sair do painel nem abrir outra janela

• Zoom e Google Suite: Exiba as reuniões do Zoom no Google Agenda, adicione links do Zoom a reuniões existentes e agende reuniões do Zoom direto na janela do Google Agenda. 

• Zoom e Salesforce: Agende e inicie reuniões com leads direto no painel do Salesforce.

• Zoom e Zapier: Dispare eventos e ações automáticas ligados às suas reuniões ou webinars do Zoom. 

• Zoom e Slack: Inicie reuniões do Zoom a partir de qualquer mensagem do Slack com um atalho simples. Você também vê quando os participantes entram e saem e pode compartilhar gravações de reuniões pelo Slack.

2. Use a configuração de silenciar automaticamente.

Não há nada mais constrangedor do que entrar em uma reunião do Zoom e esquecer de silenciar o microfone. Esta pode ser a dica mais importante da nossa lista de dicas de reunião no Zoom. De sons estranhos de respiração a descargas de vaso sanitário e conversas constrangedoras, há incontáveis memes que provam como aquele pequeno botão de silenciar é importante.  Felizmente para todos, o Zoom tem uma configuração que silencia o microfone automaticamente quando você entra em uma chamada. Com um clique, você evita futuros constrangimentos e deixa de correr atrás do botão de silenciar toda vez que entra em uma chamada.  Para ativar o recurso no Zoom, vá em Configurações > Áudio e marque a caixa "Silenciar meu microfone ao entrar em uma reunião".

3. Grave suas reuniões.

Todo mundo conhece aquela sensação de querer voltar a fita durante uma reunião. Seja porque você entendeu mal alguém, não conseguiu anotar rápido o bastante ou simplesmente se distraiu por alguns segundos, é difícil processar cada informação durante uma reunião. Por isso, é útil gravar suas reuniões do Zoom.  O recurso de gravação do Zoom permite gravar vídeo, áudio e texto do chat, para você consultar depois e compartilhar a reunião com quem não pôde participar. Dependendo do seu plano de assinatura, os usuários do Zoom podem acessar a gravação local e/ou na nuvem. A gravação local salva o vídeo e o áudio da reunião no seu computador e está disponível para usuários gratuitos e pagos. A gravação na nuvem envia suas reuniões gravadas, de forma prática, para o Zoom Cloud on-line, onde você pode compartilhar e assistir de qualquer lugar. A gravação na nuvem só está disponível para usuários pagos do Zoom. Dica de especialista: se você usa a versão gratuita do Zoom e ainda quer acessar e compartilhar gravações on-line, envie suas gravações locais para uma plataforma de compartilhamento de arquivos como o Dropbox. É uma ótima dica de reunião no Zoom para manter todos alinhados e avançando.

4. Use um fundo virtual.

Não é segredo que a maioria das pessoas trabalha agora em "escritórios em casa" improvisados, e o cidadão comum provavelmente não tem o cenário perfeito para toda chamada no Zoom. Se você não gosta da ideia de mostrar a sala ou o quarto aos colegas, os fundos virtuais do Zoom salvam o dia. Esta é uma das nossas dicas de reunião no Zoom favoritas, porque você pode exercitar a criatividade! Para mudar o fundo do Zoom, abra o aplicativo para desktop e vá em Configurações > Preferências > Fundo e filtros > Fundos virtuais. Aí você pode escolher uma imagem pré-carregada ou clicar em "+" para enviar a sua própria imagem. E onde encontrar outros fundos virtuais para baixar? Para opções básicas, você pode navegar pela biblioteca de fundos virtuais do Zoom e baixar de lá. Você também pode buscar on-line outras opções divertidas, como estes cenários elegantes de casa da West Elm ou estes lindos fundos inspirados em viagens.  Se estiver com bastante criatividade, você pode até criar o seu próprio fundo, como fizemos na Hive. Fundos personalizados do Zoom são ótimos para fortalecer a cultura da empresa e também manter as chamadas com clientes profissionais.

5. Ligue a câmera.

Quando parte da equipe está no escritório e outras pessoas estão distribuídas em locais diferentes, conduzir uma reunião híbrida de sucesso pode ser um desafio. Para evitar que os funcionários presenciais pareçam mais comprometidos do que os virtuais, as empresas podem oferecer um manual de etiqueta para reuniões virtuais que recomende aos profissionais remotos ligar as câmeras. Quando não for possível manter as câmeras ligadas durante toda a reunião, é possível incentivar os profissionais remotos a participar por meio de reações e comentários no chat.

6. Use salas de grupo.

Reuniões grandes são úteis para passar informações a todos de uma vez, mas às vezes é útil dividir as pessoas em grupos menores para que se conheçam ou para fazer brainstorming. As "salas de grupo" do Zoom são a solução virtual para isso: incentivam a colaboração e garantem que todos tenham voz em reuniões grandes. Esta é uma das nossas principais dicas de reunião no Zoom para organizações e equipes maiores. O administrador ou proprietário da sua organização precisa ativar os privilégios de salas de grupo antes que o recurso possa ser usado. Os usuários também devem verificar se as próprias configurações estão ativadas. Para isso, vá ao menu de navegação do seu portal do Zoom e clique em Configurações > Reunião > Sala de grupo. Verifique se o recurso está ativado. Se a opção estiver esmaecida, a configuração não foi habilitada para a sua organização. Depois de habilitado, os anfitriões da reunião podem dividir os participantes em grupos menores. O anfitrião pode criar até 50 sessões diferentes, atribuir participantes a um grupo específico ou optar por uma divisão aleatória. O anfitrião pode entrar em cada sala, alternar entre vários grupos e encerrar as sessões a qualquer momento. Quando as salas de grupo terminam, todos os participantes voltam à sala principal da reunião. 

7. Use um software de cancelamento de ruído.

No topo de quase toda "lista de etiqueta do Zoom" está um tema comum: ruído de fundo. Seja trabalhando remotamente de casa, de cafés ou de espaços de coworking, sempre há chance de um ruído inesperado no meio da chamada. Sim, você pode ficar no mudo, mas o que acontece quando chega a sua vez de falar e há uma obra barulhenta na frente do seu apartamento?  A solução? Um software de cancelamento de ruído. Aplicativos como o Krisp tornam mais fácil do que nunca eliminar o ruído de fundo nas suas reuniões, e por isso o software de cancelamento de ruído é uma dica importante de reunião no Zoom. Este aplicativo com IA se integra a mais de 800 ferramentas (incluindo o Zoom!) para remover ruídos e ecos indesejados dos dois lados das suas chamadas de videoconferência. Ele também funciona com seus fones de ouvido ou headsets, então você não precisa mudar nada nas suas reuniões: é só baixar e usar. 

8. Configure uma sala de espera.

Se você vai conduzir uma reunião altamente confidencial, o melhor é configurar uma sala de espera e admitir individualmente os participantes verificados. Isso evita o chamado "Zoombombing", em que participantes indesejados entram sorrateiramente em reuniões do Zoom das quais não deveriam participar. Para configurar uma sala de espera, acesse "Gerenciamento de conta" e depois "Configurações da conta". Em seguida, clique em "Reunião" e ative a configuração de sala de espera.

9. Proteja suas reuniões com senha.

Para uma camada extra de segurança, você pode exigir uma senha nas suas reuniões do Zoom. O recurso de senha do Zoom é ótimo porque permite definir senhas no nível de cada reunião, de grupo ou até de toda a conta, para todas as reuniões e webinars realizados na sua empresa. Se você é proprietário ou administrador da conta, pode definir requisitos de senha ou bloquear as configurações de senha para todos os outros usuários da conta. Você também pode usar proteções e ferramentas adicionais que ajudam a garantir a privacidade e a segurança das suas reuniões.

10. Desative as outras notificações.

Todos nós já participamos de uma reunião do Zoom interrompida por sons de plataformas de chat, notificações de e-mail ou mensagens de texto chegando no notebook de alguém. E é provável que você já tenha sido essa pessoa pelo menos uma vez. Então, o que fazer para evitar essas interrupções, e o leve constrangimento, durante as reuniões do Zoom? Silencie suas notificações de propósito antes de a reunião começar.

Você pode fazer isso verificando as configurações de cada aplicativo ou plataforma, ou fechar o aplicativo por completo para ter certeza. Na maioria dos sistemas operacionais, também é possível silenciar as notificações do computador inteiro. Se você trabalha em um Mac, ative o modo "Não perturbe". Essa mesma configuração se chama "Assistente de foco" no Windows. E, depois de cuidar do computador, lembre-se de silenciar também o celular... hoje em dia, você nunca sabe quando vai entrar uma ligação de spam irritante.

Esperamos que estas dicas e truques de reunião no Zoom ajudem você a conduzir reuniões virtuais com mais eficácia, beneficiando você e toda a sua equipe. Há mais alguma coisa que você acha que devemos incluir? Conte suas dicas de reunião no Zoom nos comentários abaixo, e talvez a gente as adicione.

11. Prepare uma pauta clara para a reunião.

Defina o tom de uma reunião antes mesmo de ela começar. Crie uma pauta bem pensada, com os principais objetivos e tópicos de conversa, e compartilhe com os participantes. No início da reunião, leia a pauta para garantir que todos estejam alinhados. Mantenha os participantes engajados durante toda a reunião usando o aplicativo Hive Notes para o Zoom. Esse recurso ajuda você a transformar tópicos de conversa em passos práticos em tempo real. Dica de especialista: use anotações em threads para acompanhar o progresso e se preparar para as próximas reuniões. Sempre gratuito, sem precisar de conta na Hive.