Como automatizar tarefas repetitivas e focar mais no que você ama

Com os olhos cansados e o pulso dolorido, você envia mais um e-mail sobre o status de um projeto, a terceira atualização que precisa dar hoje, e isso já está ficando repetitivo. Você pode sentir que a única forma de dar conta dessas responsabilidades é fazendo tudo sozinho, e acaba deixando a criatividade (e às vezes o ânimo) em segundo plano.

Mas existem formas de automatizar tarefas repetitivas e abrir mais espaço para as partes do trabalho de que você gosta, deixando você livre para ser criativo e se inspirar. Veja o que você precisa saber.

O que é uma tarefa repetitiva?

Segundo dados recentes da McKinsey, um terço de todas as responsabilidades de mais da metade das ocupações é repetitivo, e poderia ser automatizado. Mas o que são exatamente essas tarefas repetitivas e por que elas tomam tanto tempo?

Agendamento

Marcar e agendar reuniões é um ritual repetitivo que pode tomar alguns minutos a cada hora. Mas isso se acumula em horas a cada semana. Pense na troca interminável de e-mails, no joguinho de ligações perdidas ou na espera pela resposta de uma ou duas pessoas, tudo para marcar a próxima reunião.

Mesmo algo simples, como achar um horário livre no Calendly de outra pessoa ou enviar um link do Zoom, ainda consome tempo de um dia que já é cheio.

Transferência entre aplicativos

Não importa onde você trabalhe, todo profissional do conhecimento lida com aplicativos. E quanto mais aplicativos a sua empresa tem na stack de tecnologia, mais você precisa passar informações de um aplicativo para outro. Isso vale ainda mais se você tem clientes que não usam o seu aplicativo ou se a sua empresa está tentando trocar de um aplicativo para outro.

Coleta e gerenciamento de dados

Como o sangue vital de todas as empresas, os dados são de extrema importância. Infelizmente, o gerenciamento de dados reúne algumas das tarefas mais repetitivas de todas.

Seja inserindo dados em um software, clicando pelo Dropbox atrás da planilha de que você precisa para responder a dúvida de um colega ou organizando as respostas de uma pesquisa, essas tarefas podem se tornar monótonas.

Revisões e atualizações

Por fim, uma tarefa que pode ficar muito repetitiva é verificar e verificar de novo se os itens de ação já foram revisados e aprovados. No chat do Slack, isso pode virar longas conversas difíceis de acompanhar, em que você gasta tempo rolando a tela para encontrar a versão mais recente do projeto. Você também pode gastar horas repetitivas enviando e-mails de atualização a cada alteração no Google Doc compartilhado.

Como as tarefas repetitivas podem afetar o seu desempenho no trabalho

As tarefas repetitivas não são apenas um incômodo: elas podem prejudicar o seu desempenho. Elas causam estresse desnecessário e fazem um trabalho parecer muito mais chato ou sem graça do que realmente é.

Na verdade, os funcionários passam o tempo desejando ter mais tempo para experimentar coisas novas no trabalho, aponta um estudo da UiPath. Os participantes disseram que, em média, "desperdiçam" quatro horas e meia por semana em tarefas que poderiam ser automatizadas. Cerca de 68% gostariam de assumir novas responsabilidades no trabalho, mas sentem que não têm tempo por causa das tarefas repetitivas. Há muitas outras estatísticas de gestão de tempo que confirmam essas conclusões.

Além disso, as tarefas repetitivas estão sujeitas a erro humano. Quanto mais você faz algo de rotina, mais a sua mente divaga. Você pode achar que faria o trabalho de olhos fechados, mas até as tarefas mais básicas de entrada de dados exigem algum tipo de atenção. Estudos mostram que tarefas repetitivas podem aumentar o cansaço físico e mental, prejudicando a precisão.

Por fim, os dados mostram que as tarefas repetitivas podem drenar a criatividade dos funcionários. Um estudo da ServiceNow mostrou que 70% dos gestores têm menos tempo para iniciativas estratégicas por causa do excesso de trabalho manual e repetitivo.

Além disso, mais de um terço dos gestores diz que esses processos manuais são a parte mais recorrente do seu trabalho. No estudo da UiPath, 58% dizem que desejam ser mais criativos no trabalho, mas sentem que as tarefas repetitivas os seguram.

A solução: automação

Felizmente, existe uma forma eficaz de lidar com tarefas repetitivas que drenam a sua energia: a automação. Segundo dados da McKinsey, 43% dos participantes acreditam que, se algumas tarefas fossem automatizadas, se sentiriam livres para inovar mais com suas equipes. Cerca de 72% dos entrevistados também disseram que, com o tempo economizado pela automação, fariam um trabalho mais valioso para a organização.

Há algumas formas de automatizar o seu espaço de trabalho para eliminar tarefas repetitivas. É preciso considerar tudo, desde a escolha do software de automação certo até uma comunicação mais eficaz na equipe.

Existem muitas plataformas de automação, e pode ser difícil escolher a certa para o seu negócio. Felizmente, com tantos produtos ótimos, como o Hive Automate e as alternativas ao Zapier, há uma ampla variedade de opções para as necessidades, os requisitos e o orçamento do seu negócio.

Vamos ver como encontrar a melhor solução para automatizar as suas tarefas repetitivas.

1. Identifique as suas necessidades

A forma mais fácil de automatizar tarefas repetitivas é usar o software certo, mas você precisa ter clareza do que deve ser automatizado para tirar o máximo da tecnologia.

A Hive é uma plataforma de gerenciamento de projetos com recursos de automação integrados para ajudar você a reduzir o trabalho redundante e conectar todos os seus aplicativos de trabalho em um único painel. Com o Hive Automate, você pode pausar projetos, trocar o responsável por uma ação ou até mover um item de ação para outro projeto se colaborar com outra equipe.

Para faturamento ou pagamentos, experimente softwares como o Gusto, o Freshdesk, o Zendo ou o Zintego para atendimento ao cliente. E, para gerenciar o CRM, conheça o Pipedrive.

2. Foque no fluxo de trabalho

Automatizar não é só cuidar da tarefa específica que você tem em mãos: é tornar todo o seu fluxo de trabalho automático, simples e funcional. Com essa mentalidade, você pode tentar automatizar processos não com novas tecnologias, mas com novos protocolos.

Ao criar cartas de equipe criativas, simplificar o seu fluxo de trabalho e ter imaginação para transformar tarefas repetitivas em rotinas manuais mais enxutas, você reduz o trabalho sem valor.

Softwares como o Comindware oferecem modelagem de processos de negócio para fluxos de trabalho mais fluidos.

3. Use bem o seu tempo livre

À medida que você automatiza tarefas, pode notar que sobra mais tempo para pensar no conteúdo do que está compartilhando, e não no ato de compartilhar. Em vez de focar na tarefa em si, foque na informação que você quer passar: existe uma forma mais eficaz de compartilhá-la?

Dá para fazer essa troca de informações em menos tempo e com mais criatividade? Pense em um nível mais amplo e cultive novos métodos para conversar, atualizar e compartilhar conhecimento entre a equipe.

Conheça programas como o Nuclino ou o Loom, que são ótimas ferramentas para o compartilhamento de conhecimento essencial.