9 maneiras de simplificar processos e reduzir o trabalho desnecessário

Se você tem dificuldade para enxugar seu fluxo de trabalho e simplificar processos, pode haver um grande obstáculo no caminho: o trabalho desnecessário. Uma nova pesquisa da Asana com 10 mil profissionais mostra que os participantes passam 58% do dia fazendo trabalho desnecessário, o chamado “trabalho sobre o trabalho”. Isso inclui alternar entre aplicativos, pedir informações a outras pessoas, correr atrás de colegas para saber o andamento das tarefas e tudo o que há no meio do caminho.

O segredo para manter sua equipe ou organização produtiva é garantir que os processos sejam simples e padronizados em toda a empresa. Vamos ver as melhores práticas para simplificar processos.

O que é um processo simplificado?

Você talvez já conheça os métodos padrão para simplificar processos no trabalho, pois a definição não é complicada.

A maioria das ferramentas e aplicativos de trabalho, como o software de gerenciamento de projetos, é adotada por esse motivo. O ideal é pegar um processo (uma série de tarefas que precisam ser feitas em uma ordem específica para chegar a um resultado) e deixá-lo mais limpo, mais organizado e menos demorado.

Há várias maneiras de fazer isso, como atribuir o processo a uma pessoa específica ou automatizá-lo com código. Mapear o processo também ajuda a fazer isso com eficácia.

A importância dos processos simplificados

Muitos processos de vários departamentos podem ser simplificados e, às vezes, um bom software de fluxo de trabalho faz boa parte do trabalho pesado por você.

O RH pode simplificar a integração de novos funcionários; os líderes de operações podem simplificar os processos de manutenção; os responsáveis por conformidade podem simplificar os relatórios trimestrais; o marketing pode simplificar os e-mails de acompanhamento; as finanças podem simplificar o controle de gastos — e muito, muito mais.

Infelizmente, às vezes esses processos que deveriam ser simples ficam confusos por causa de tarefas excessivas e desnecessárias – por isso vale seguir estas dicas para simplificar processos e reduzir o trabalho desnecessário.

1. Descubra as melhores práticas para a sua equipe

Hoje em dia, a tecnologia é tudo quando se quer cortar o trabalho desnecessário. Felizmente, a enorme oferta de softwares de fluxo de trabalho e de gestão de negócios atende até os processos mais específicos, ou serve para uso geral e funciona entre departamentos de toda uma empresa. Para descobrir como simplificar processos, vale observar os padrões do setor.

Em especial, descubra quais tecnologias de produtividade outros profissionais da sua área estão usando, de ferramentas de colaboração a uma central de contato na nuvem. Depois de analisar essas opções, incluindo os ganhos e as armadilhas dos softwares mais badalados, você saberá onde buscar recursos que facilitam o seu trabalho em vez de complicá-lo.

Algumas ideias para começar:

• Gong - Um ótimo aplicativo e uma inovação tecnológica para simplificar seus processos de vendas e marketing de ponta a ponta. Dá a todos visibilidade do funil e dos fluxos de trabalho.

• Hive - Recursos de gerenciamento de projetos e colaboração que ajudam as equipes a se comunicar, seja no trabalho remoto, presencial ou híbrido.

• Zapier - Um ótimo ponto de partida se você quer conectar várias ferramentas entre si e criar um processo a partir dos aplicativos que já usa. O Zapier é especialista em automação sem código ou com pouco código, e dá até para criar automações entre ferramentas como o Gmail e o Excel.

• Copilot - A IA virou uma mina de ouro para identificar melhorias no fluxo de trabalho. O Copilot, da Microsoft, se apresenta como um "companheiro de IA para o dia a dia" que ajuda qualquer pessoa a simplificar, organizar, gerar ideias e muito mais.

2. Crie vários processos para trabalhos variáveis

Como os fluxos de trabalho são coisas vivas, às vezes os processos precisam ser ajustados ou mudados com o tempo. Em vez de criar um único processo para simplificar seu trabalho, tente criar vários.

Parece muito trabalho, mas você vai encontrar maneiras criativas de cortar alguns pontos do fluxo de trabalho, ver onde há repetição e, quem sabe, reorganizar ou repensar as atualizações de status que atrapalham o processo. É sempre mais fácil esboçar alguns processos diferentes no início e depois enxugar, quando você achar os poucos certos para a sua equipe.

Por exemplo, se você está montando uma automação no Zapier para simplificar a entrada de demandas do Gmail para a Hive, tente configurar dois ou mais fluxos para ver qual funciona melhor para a sua equipe.

3. Automação

Qual é a maneira mais eficaz e mais direta de cortar o trabalho desnecessário? Automatizar! Como dissemos acima, ferramentas como o Zapier ou até o Copilot são muito fáceis de começar a usar. Com a tecnologia certa, você pode disparar o envio automático de pedidos de compra assim que uma tarefa for concluída, instalar um código que envia um e-mail de acompanhamento de marketing em massa, transferir informações de um aplicativo para outro ou fazer muitas outras tarefas essenciais.

Se você souber identificar quais partes do processo são mais viáveis de simplificar e como fazer isso, tudo é possível quando se trata de automatizar tarefas. Procura uma ótima ferramenta de automação para simplificar todos os seus processos de trabalho em um só lugar? Conheça o Hive Automate, um construtor de fluxos de trabalho sem código, integrado à plataforma de gerenciamento de projetos da Hive. É a suíte definitiva de produtividade no trabalho.

5. Cronometre suas tarefas

Se você tem dificuldade para cortar o trabalho desnecessário e simplificar processos, talvez esteja gastando tempo demais em alguns pontos do processo e pouco em outros. Se você sente que está travado, sem saber qual etapa enxugar a seguir, tente cronometrar cada tarefa do processo e ver qual leva mais tempo. Depois, pense se há partes dessa tarefa que você poderia automatizar, delegar ou fazer de outro jeito. E, se você decidir delegar tarefas a outros membros da equipe, algo tão simples quanto usar o Excel para a escala de funcionários pode otimizar bastante o uso dos recursos e ajudar a maximizar a quantidade e a qualidade do tempo de trabalho de todos. Bônus - A Hive tem um recurso de controle de tempo que você pode usar para acompanhar o tempo entre tarefas ou projetos e entender melhor para onde vai o esforço da sua equipe. Isso facilita simplificar os processos CERTOS e talvez gastar menos tempo com os que são menos importantes.

6. Valorize o tempo

Simplificar processos pode significar eliminar totalmente o trabalho desnecessário, mas também pode significar concluir as tarefas o mais cedo possível para evitar o trabalho desnecessário que surge quando se adia a tarefa.

Todos nós conhecemos a sensação de adiar uma tarefa até ela virar um monstro ou acrescentar mais trabalho desnecessário à semana.

Se você tiver um momento livre, comece por uma tarefa rápida e fácil do seu processo e divida uma tarefa maior em partes mais fáceis de administrar. Assim, você consegue enfrentar com realismo aquilo que normalmente adiaria por ser chato ou repetitivo.

7. Peça feedback (é um presente)

Outra ótima maneira de cortar o trabalho desnecessário é pedir um olhar novo sobre ele, para ver se há trabalho desnecessário que você não consegue enxergar sozinho. Peça a um gerente, colega, integrante da equipe ou alguém de uma equipe parecida com a sua que analise seu processo e diga o que você faz bem e o que poderia fazer melhor. Você também pode coletar feedback de quem participa do processo por meio de pesquisas ou reuniões de equipe.

Se você tem muita dificuldade para montar processos e fluxos de trabalho, há consultores que podem ajudar a criar o melhor fluxo de trabalho para você. Temos consultores incríveis da Hive com quem trabalhamos e sabemos que há diversos especialistas em fluxos de trabalho que podem orientar você até o melhor processo para a sua equipe.

8. Estude os resultados

Uma forma razoável de saber se o seu processo está funcionando é examinar suas entregas ou resultados e ver se são satisfatórios. Os processos que você acabou de simplificar reduziram os erros? Reduziram o tempo perdido em reuniões?

Depois que você decide simplificar processos, é importante olhar quanto eles estão realmente trazendo de retorno.

Se atenderem às suas expectativas de qualidade, prazo ou conteúdo, você saberá que o processo só precisa de um pequeno ajuste. Se não atenderem, você pode ver quais partes considera insatisfatórias e chamar a equipe para reformular o processo.

9. Crie padrões e modelos

Ao simplificar seu fluxo de trabalho, algumas etapas podem ser eliminadas. É importante garantir que as etapas retiradas do processo não afetem a qualidade do resultado do projeto. Modelos e listas de verificação ajudam muito a padronizar a sua carga de trabalho, evitar erros e reforçar a excelência operacional.  Modelos e listas de verificação também economizam tempo na integração e no treinamento cruzado da equipe. Um passo a passo de como concluir uma tarefa também ajuda a identificar etapas desnecessárias e contribui para o processo geral de simplificar o seu fluxo de trabalho. 

Como simplificar na vida real

Então, como simplificar processos na vida real? Há algumas maneiras, como mencionamos acima. Você pode simplificar processos com ferramentas simples, como o Zapier, ou mergulhar nas ferramentas de gerenciamento de projetos para garantir um fluxo de trabalho completo.

A seguir, mostramos maneiras de simplificar os processos de negócios da sua organização ou equipe usando a Hive. Tem dúvidas específicas sobre como simplificar processos de negócios que não respondemos aqui? Mande um e-mail para nós e marcaremos uma conversa inicial.

Hive: a melhor ferramenta para simplificar processos

Felizmente, existem ferramentas como a Hive que ajudam a configurar, executar e simplificar processos com eficiência. Veja algumas maneiras de a Hive ajudar:

1. Use os recursos de agendamento da Hive para definir prazos e manter os projetos nos trilhos.

2. Aproveite os recursos de comunicação da Hive (chat, e-mail, integração com o Zoom) para manter todos informados sobre mudanças e atualizações, para que todos trabalhem com as mesmas informações.

3. Use os recursos de gerenciamento de documentos da Hive para manter todos os documentos e arquivos do projeto organizados e acessíveis.

4. Aproveite os recursos de gerenciamento de tarefas da Hive para delegar tarefas, garantir responsabilidade, acompanhar o progresso e medir o desempenho.

5. Use o recurso de relatórios da Hive para analisar rapidamente o status atual de um projeto e usar os dados para identificar o que pode melhorar.

6. Aproveite os recursos de colaboração da Hive para criar um espaço de trabalho unificado, onde a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe são incentivadas e facilitadas.

7. Integre a Hive a ferramentas de terceiros, como Dropbox, Google Drive e Slack, para ter à mão todas as ferramentas de que você precisa.

8. Use modelos e listas de verificação da Hive. Aplicar um modelo de projeto a um projeto novo ou existente permite trazer com facilidade um conjunto de ações com responsáveis, prazos e informações já definidos. Não é preciso reinventar a roda toda vez que você iniciar o mesmo fluxo de trabalho, nem procurar novos processos para simplificar. Deixe os modelos trabalharem por você!

Saiba como usar os modelos da Hive para trabalhar mais rápido.

Assista aqui ao nosso vídeo de introdução à Hive!