Como melhorar a colaboração da equipe com vídeo

Este é um post de convidado da CloudApp, um aplicativo corporativo para gravações de tela, capturas de tela e criação de GIFs. O ambiente de trabalho moderno está mudando rapidamente e estamos nos afastando cada vez mais do escritório principal, o que reduz as oportunidades de colaborar e curtir a companhia uns dos outros. Tecnologias em nuvem, benefícios de trabalho flexível e preocupações constantes com a saúde significam que todos os setores enfrentam uma potencial ruptura significativa. Manter sua equipe alinhada e trabalhando em conjunto será um desafio para muitos gestores. Felizmente, existe uma ferramenta unificadora que já provou ajudar as pessoas a manter o foco e a se comunicar: a colaboração por vídeo. Para aproveitar todo o potencial dela e manter os projetos no prazo, as equipes colaborando e as pessoas felizes, você precisa pensar nela além dos webinars de 90 minutos com um único palestrante. Por isso, reunimos este guia sobre o papel do vídeo, como ele ajuda e por onde começar.

Deixe a colaboração mais clara

Reuniões ruins são o pior, e podem arruinar o trabalho em equipe. As pessoas podem ficar entediadas e desinteressadas, e uma reunião mal conduzida ainda pode gerar hostilidade quando o foco é a culpa, e não a solução de problemas. Vemos o vídeo como uma forma eficaz de combater esse problema. Mais da metade da força de trabalho dos EUA hoje diz que colaboraria mais e seria mais produtiva em equipe se tivesse ferramentas visuais. Ou seja, o vídeo deixa as pessoas mais abertas a trabalhar juntas. Ele também deixa claro como as equipes podem colaborar e se comunicar. Uma reunião ou sessão em vídeo mostra quem está falando e ainda permite que sua equipe compartilhe documentos e outras informações sem interrupções. Isso torna muito fácil compartilhar uma pauta e uma lista de tarefas e metas, e fazer as pessoas conversarem e compartilharem recursos sobre esses itens. O Hive Notes também é uma ótima opção para isso -- você pode atribuir itens de ação e próximos passos a partir de uma anotação na Hive. O vídeo nos incentiva a prestar atenção e trabalhar juntos, e vai muito além de uma simples cobrança de responsabilidade.

Incentive todos a participar da colaboração por vídeo

Uma vantagem fantástica de trocar reuniões por telefone por chamadas de vídeo é que você pode ver quem está na reunião, em vez de tentar lembrar quem conseguiu discar e quem não conseguiu. Isso pode parecer uma ferramenta de cobrança, mas na verdade é uma ferramenta de participação mais inteligente. Você pode anotar quem já falou sobre um assunto, identificar equipes e criar oportunidades para discussões ricas. Se alguém da equipe tem mais receio de se manifestar, o vídeo lembra os líderes de reservar um tempo específico para essa pessoa. Ou você pode notar uma expressão que significa: “Tenho uma ideia… Talvez isso funcione melhor… Posso fazer uma pergunta?”  Além disso, ferramentas de colaboração por vídeo como a Vocal Video podem ser usadas para criar vídeos de depoimento poderosos. Isso é especialmente útil em equipes quando alguém resolveu um problema ou alcançou um marco importante. Compartilhar essa conquista com o resto da equipe em vídeo não só estimula a colaboração, mas também motiva e ensina os outros a abordar problemas. Pelo menos 70% da nossa comunicação é não verbal. Isso significa que você perde muita coisa em uma chamada sem vídeo. Dê aos líderes as ferramentas certas para construir um ambiente mais colaborativo e envolver quem é tímido, relutante ou não está participando.

Ensine oportunidades de colaboração por videochamada

Todo líder sabe que as metas são alcançadas com trabalho em equipe. Também podemos dizer isso à nossa equipe, mas a diferença surge quando ensinamos as pessoas a trabalhar juntas. A colaboração precisa de uma força orientadora, e isso é ainda mais importante agora que muitas empresas adotam equipes e profissionais remotos pela primeira vez. Por isso, você precisa demonstrar exatamente como quer que sua equipe colabore. Além de explicar a parte prática (por exemplo, como abrir o Zoom, enviar mensagens diretas pelo Slack ou usar comentários na Hive), explique por que isso é essencial. Trabalho em equipe e colaboração precisam fazer parte da cultura da empresa — se ainda não fazem, isso começa hoje. Converse sobre as metas e os valores da empresa e por que eles exigem trabalho em equipe. A colaboração não só melhora sua capacidade de realizar o trabalho, como também divide a carga e garante que alguém esteja pronto para ajudar quando você precisar. O papel da colaboração por vídeo em tudo isso é manter a comunicação e o trabalho em equipe pessoais. Ver uns aos outros ao pedir ajuda deixa as equipes mais empáticas e mais dispostas a ajudar. Vídeos, GIFs e outros recursos visuais também facilitam a compreensão do que é necessário.  Pense na área de TI. Um e-mail descrevendo um problema, acompanhado de uma gravação de tela do que está acontecendo, derruba de imediato as barreiras de linguagem, já que profissionais de TI e pessoas de outros departamentos podem usar termos diferentes para falar de tarefas ou tecnologias. Quando temos uma tecnologia ou necessidade em comum, o vídeo pode ser uma linguagem universal. Então, a menos que você use ótimos modelos de e-mail de onboarding de SaaS e forneça detalhes aprofundados por escrito, a videochamada pode ser a melhor solução. O momento de ensinar é mostrar à equipe como usar o vídeo para fazer uma captura de tela, criar um GIF ou simplesmente compartilhar a tela em uma reunião para esclarecer algo. Analise seus fluxos de trabalho para encontrar outras oportunidades, algumas das quais o vídeo pode ajudar:

• Ao criar um blog ou material de marketing, designers e redatores podem colaborar desde cedo para acelerar a criação de conteúdo. Envolver o time de vendas em uma videochamada quando tudo está pronto para a produção pode mostrar o material sendo feito e identificar formas de usá-lo, ou de usar materiais relacionados, para impulsionar campanhas.

• Reuniões com vídeo ajudam as pessoas a manter o engajamento e a prestar atenção. Também é uma maneira eficaz de reforçar o que é importante — se todos parecem entediados ou querem desligar a câmera, talvez aquilo pudesse ter sido um e-mail.

• Videochamadas e conferências de treinamento em grupo com compartilhamento de tela podem esclarecer dúvidas e permitir que todos façam perguntas sobre um processo. As pessoas também podem compartilhar dicas e truques, melhorando a forma como todos usam sua tecnologia.

• Melhore a colaboração e o trabalho agradecendo à sua equipe. Quer fazer algo especial? Reserve um tempo para gravar a mensagem e compartilhe-a em um canal da Hive. É um agradecimento público, ao mesmo tempo pessoal, e mostra que você dedicou tempo para criá-lo só para eles.

Colaboração = diversão 

Agora, a parte boa. O vídeo é muito envolvente e pode ser muito divertido. Isso vale para transmissões ao vivo e vídeos gravados, assim como para recursos relacionados, como imagens animadas e GIFs. Ele ajuda sua equipe a brincar e compartilhar. Se divertir juntos melhora a colaboração, deixa as equipes mais criativas, promove interações positivas e torna toda a sua equipe mais produtiva. Então, o que você pode fazer com vídeo? Felizmente, há muitas opções envolventes:

• Videochamadas e conferências com jogos e dinâmicas de integração da equipe. Divirtam-se juntos, façam uma caça ao tesouro visual ou “Eu vejo” e muito mais.

• Compartilhe vídeos do YouTube (apropriados) de que você gosta nos canais da empresa na Hive ou no Slack criados para assuntos fora do trabalho.

• Crie um vídeo para explicar seu produto, mas pense em como incluir as coisas de que você gosta e use modelos de After Effects para ampliar o impacto dos seus vídeos. Veja uma empresa de logística usando Game of Thrones para explicar seu serviço.

• Faça um GIF divertido de como você faz as coisas de um jeito diferente trabalhando de casa, seja preparando café, tirando cópias ou fazendo o gato perguntar sobre seus relatórios TPS.

• Peça a todos que enviem uma foto do seu espaço de trabalho ou da vista e crie uma colagem em movimento.

Brinque no trabalho. Quando você deixa todos animados com seus empregos e com o que estão fazendo, tende a obter melhores resultados e mais entregas no prazo. Além disso, isso incentiva as pessoas a compartilhar e colaborar, porque é fácil garantir que todos sejam incluídos.

A nova colaboração é um acréscimo

Um ponto importante sobre a colaboração, enquanto o mundo considera mais trabalho remoto, é que ela — principalmente se você incluir videochamadas ao vivo — é uma nova forma de se conectar. Levar sua equipe a usar vídeo para colaborar deve ser tratado como algo novo, e não como um substituto das comunicações existentes. Isso vale especialmente para reuniões. A nova colaboração é uma camada que você adiciona ao trabalho atual. Assim, você pode adicionar um elemento de vídeo à reunião semanal em pé, para incentivar a participação e mostrar melhor o status dos projetos. Mas ainda será preciso incentivar as pessoas a trabalhar juntas, criar vídeos, compartilhar conteúdo e interagir mais fora dessas reuniões habituais. A força de trabalho está mudando, e o vídeo vai substituir dar uma passadinha na mesa de alguém em muitos casos. Se isso é verdade para sua empresa e sua equipe, incentive novas atividades que substituam ou reproduzam essas interações, em vez de tentar encaixá-las à força nas reuniões existentes.

Dê às pessoas as ferramentas certas

Tudo isso depende de ter as ferramentas de vídeo certas à disposição. Isso significa dar a líderes e membros da equipe acesso a uma ferramenta de videoconferência, seja você fã de se reunir no Zoom, no GoToMeeting ou em outra. Depois, garanta que todos possam capturar e gravar a tela. A maioria dos sistemas tem ferramentas nativas para isso, como o QuickTime nos Macs. O Windows esconde um pouco mais a dele, com um gravador de tela escondido na Xbox Game Bar, mas você pode usar o atalho de teclado tecla Windows + Alt + R para iniciar uma gravação, e uma janela clicável leva você ao local de armazenamento quando terminar. Se você pretende compartilhar essas gravações de tela ou tutoriais no Youtube, também pode usar um criador de vídeos para Youtube para editar e personalizar qualquer arquivo de vídeo existente. E, com acesso a uma ferramenta de download de miniaturas do Youtube, os funcionários podem salvar imagens de miniatura caso elas incluam informações importantes sobre a reunião, como gráficos, páginas de título e mais.  Também há ferramentas como a CloudApp, que dão a você e a toda a sua equipe acesso a recursos específicos de colaboração, criadores de GIFs e vídeos, criadores de colagens e integrações com CRMs e outros softwares, para compartilhar entre equipes ou com clientes. Encontre uma solução que facilite capturar, criar e compartilhar vídeos e imagens, para que sua equipe precise aprender só uma ferramenta nova. A colaboração por vídeo pode ser uma ótima oportunidade para sua equipe se engajar, se divertir um pouco e trabalhar em conjunto. Incentivar essas interações não só ajuda o desempenho, como também aumenta a chance de as pessoas gostarem de trabalhar na sua empresa, e isso é algo que todo bom gestor quer.