5 itens que devem estar em todo escopo de trabalho

Gerentes de projeto experientes sabem que, quando se trata do trabalho a ser feito, "definir a relação" é essencial. Isso mesmo: assim como expectativas claras fazem bem à vida amorosa, elas também importam no trabalho quando você está dando o pontapé inicial em um projeto. É aí que entra o escopo de trabalho, um documento que vai poupar muita dor de cabeça lá na frente.

"Eu gostaria que mais equipes soubessem que criar um escopo de trabalho pode reduzir a frustração e o esforço no longo prazo. Dedicar tempo para entender as necessidades do projeto e como os objetivos serão atingidos dá às equipes a chance de fazer perguntas e destacar riscos, o que esclarece o contexto do projeto e fortalece o alinhamento em torno da definição de sucesso", diz a coach e consultora organizacional Allison Pollard. "O envolvimento das equipes na criação de um escopo de trabalho também aumenta a capacidade delas de ajustar os planos mais tarde, quando surgirem problemas e mudanças."

O que é um documento de escopo de trabalho e o que ele inclui?

O escopo de trabalho é uma divisão de um projeto e do trabalho que precisará ser feito para concluí-lo com sucesso, conforme acordado por todas as partes interessadas relevantes. Ele inclui informações como objetivos do projeto, prazos e marcos, entregas, tarefas individuais e resultados esperados. Em outras palavras, trata-se do que precisa ser feito, de quem vai fazer, até quando e de quais resultados esperar. Isso define o projeto, atribui responsabilidades e deixa todos na mesma página sobre a execução do trabalho, para que possam seguir em frente com clareza.

Fatores importantes a considerar em um escopo de trabalho

Além das informações básicas acima, é superimportante incluir dois fatores-chave em todo escopo de trabalho para alcançar o sucesso, segundo Pollard:

"Para garantir o sucesso, um escopo de trabalho deve incluir (1) uma descrição dos clientes do projeto e do valor do produto para eles e (2) indicadores qualitativos e quantitativos dos resultados do projeto", afirma ela.

• Descrição dos clientes do projeto e do valor do produto para eles

"A descrição dos clientes do projeto e do valor do produto para eles deve destacar o que torna o produto diferente e atraente para os clientes. Essa descrição também inclui informações sobre o produto e sobre as ações que a equipe vai tomar para entregá-lo aos clientes", acrescenta.

Segundo ela, essa definição esclarece os limites do trabalho para a equipe e para todos os envolvidos no projeto.

• Indicadores qualitativos e quantitativos dos resultados do projeto

Você pode pensar que entregar o projeto e cumprir o plano basta. Mas isso não significa sucesso. Por isso, o escopo de trabalho precisa incluir métricas que definam o sucesso. "Para alcançar a visão da organização, o escopo de trabalho deve incluir os indicadores de um resultado bem-sucedido do projeto. Descrever esses indicadores como as intenções qualitativas e quantitativas de 'concluído' para o projeto como um todo dá à equipe filtros para decisões futuras que a manterão alinhada ao sucesso", diz Pollard.

Erros comuns em escopos de trabalho

Antes de criar o seu documento de escopo de trabalho, conheça os erros comuns que podem atrapalhar suas ambições de gerenciamento de projetos.

O primeiro é deixar apenas uma pessoa, seja o dono do produto ou outra, responsável por criar o escopo de trabalho como uma lista de entregas propostas com um cronograma e só envolver a equipe depois, para revisão e adesão, segundo Pollard.

"Isso costuma vir de uma crença de fundo de que precisamos maximizar a produtividade das equipes e eliminar atividades que as afastam de programar e testar software. Infelizmente, isso incentiva as equipes a agirem como meras executoras de ordens", explica.

"Ao negligenciar o entendimento da equipe sobre as necessidades do projeto e dar ênfase excessiva às entregas, as empresas ficam frustradas com atrasos e passam a ter dificuldade para gerenciar escopo e prioridades, porque as equipes não conseguem fazer a coisa certa por conta própria nem dar recomendações."

Você também deve evitar o erro sutil de não discutir o que está fora do escopo de trabalho. Mary Beth Imbarrato, consultora de gerenciamento de projetos, gestão de mudanças e planejamento estratégico, diz que discutir o que está fora do escopo ajuda a garantir que todos tenham total clareza sobre o que está "dentro" e o que está "fora".

Ela também diz que o escopo de trabalho deve ser fechado desde o início o máximo possível. "Muitos, muitos projetos não têm sucesso porque o escopo nunca foi fechado e as pessoas continuam acrescentando itens. Parte da definição de um projeto é ter um fim. Ao acrescentar escopo continuamente, você cria um projeto sem fim." E, se ele se arrasta para sempre, deixa de ser um projeto de verdade, o que é um sinal claro de que o seu escopo de trabalho não cumpriu o objetivo.

Checklist de escopo de trabalho

Imbarrato compartilhou um checklist útil de escopo de trabalho para ter em mente ao finalizar o seu documento. Se você consegue responder às perguntas a seguir com segurança, seu escopo de trabalho está bem sólido:

1. Que problema estamos tentando resolver com este projeto?

2. O escopo reflete o que precisará ser entregue para resolver esse problema?

3. O escopo é concreto, de modo que possa ser planejado e entregue com eficácia?

4. Como é o sucesso depois que entregarmos este escopo?

5. Depois que entregarmos este escopo definido, o projeto estará concluído?

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