Como retomar o controle quando você tem trabalho demais

Você olha a sua agenda da semana e fica cheio de ansiedade: mais uma semana com trabalho demais. Mas as suas tarefas são mesmo tão difíceis, ou você está sobrecarregado só de pensar em estar sobrecarregado? Talvez você ache que tem trabalho demais, mas, na realidade, basta uma pequena mudança de mentalidade e um pouco de gerenciamento de tempo para sentir que você voltou a ter controle sobre o seu dia de trabalho.

Trabalho demais ou o tipo errado de trabalho?

É possível que você não esteja necessariamente trabalhando demais, mas sim fazendo o tipo errado de trabalho por horas seguidas demais.

Uma pesquisa da Harvard Business Review mostra que 41% dos trabalhadores do conhecimento gastam tempo com tarefas que lhes dão pouca satisfação pessoal, pois outras pessoas poderiam fazê-las bem. Essas tarefas incluem trabalho burocrático ou "faxina de escritório", reuniões em excesso e colaboração ineficaz entre departamentos. Os participantes avaliaram essas tarefas como de baixo valor para a empresa e disseram que elas não tinham nenhuma utilidade pessoal.

Infelizmente, você pode sentir que está comprometido com essas tarefas como um membro da equipe prestativo e solícito. Em muitas culturas empresariais, é importante parecer que todos estão alinhados. Como disse um dos participantes do estudo de Harvard: "Quero parecer ocupado e produtivo. A empresa valoriza quem joga em equipe."

Então, embora as tarefas possam ser chatas, de baixo valor ou pouco práticas para você, você se sente obrigado a segurar a onda. Afinal, é mais fácil baixar a cabeça e fazer a sua parte do que ter conversas desconfortáveis com o seu gestor ou colegas sobre o fluxo de trabalho.

Trabalho demais ou tempo demais?

Em segundo lugar, talvez você não tenha trabalho demais. Pode ser que esteja trabalhando por tempo demais e usando o seu tempo de forma ineficaz. Todos conhecemos a pesquisa que mostra quanto a produtividade cai quando os funcionários trabalham mais de 50 horas por semana. Mas a sensação de ter trabalho demais leva a trabalhar à noite e nos fins de semana, o que, segundo o estudo, reduz a produção total por hora. Infelizmente, pode parecer que a melhor maneira de lidar com trabalho demais é aumentar as suas horas de trabalho, mas isso pode estar fazendo mais mal do que bem. No fim das contas, o senso de urgência para cumprir prazos, concluir tarefas ou atingir marcos vem do organismo que se retroalimenta que é a cultura da empresa. Se uma transferência de dados de rotina é tratada como um projeto gigantesco, os funcionários podem se sentir sempre com pressa, mesmo que tenham uma quantidade moderada de trabalho. Ser apressado no escritório por colegas ou gestores gera ansiedade, sensação de inferioridade e ressentimento nos funcionários, e muitas vezes faz o trabalho que você está fazendo parecer desnecessariamente desgastante. Mesmo que você tenha muito trabalho, o temor psicológico que o segue como uma nuvem negra pode fazer até as menores tarefas parecerem façanhas impossíveis.

Como lidar com trabalho demais?

Se você começa a sentir que tem trabalho demais, há algumas maneiras de recuperar parte do seu controle sem prejudicar a sua produção nem o relacionamento com a equipe.

Reduza o trabalho burocrático

Se você sente que está se afogando em trabalho burocrático, tente trabalhar de forma inteligente, e não pesada. Você vai sentir prazer em automatizar, delegar e deixar de lado o trabalho que não parece servir às suas metas. O estudo de Harvard mencionado acima descobriu que, quando os trabalhadores tentaram de forma consciente reduzir o envolvimento em tarefas ou reuniões de baixo valor, eles tiraram da agenda, em média, seis horas de tarefas administrativas e duas horas de reuniões.

Tirar essas tarefas da agenda não vai só fazer você se sentir menos ocupado. Também vai fazer você se sentir menos desgastado. Delegar pode ser feito com cuidado, gentileza e respeito mútuo. Quanto à automação, comece pequeno e encontre uma ferramenta que funcione melhor para você, sem exigir que outros membros da equipe participem. Você também pode pesquisar truques e dicas para o software que a sua equipe usa hoje e compartilhar algumas descobertas para que todos deixem de sentir que têm trabalho demais.

Desacelere e aja com intenção

Embora você possa ter prazos urgentes ou marcos a cumprir, outra maneira de não se sentir sufocado é desacelerar. Um estudo do livro Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done mostra que, quanto mais pressionado pelo tempo um funcionário se sente pela cultura da empresa ou pela gestão, mais horas ele trabalha. Infelizmente, isso pode ser meio contraintuitivo, pois os dados também mostram que os funcionários sofrem uma queda drástica de produtividade na oitava hora. Do dia.

Se você se sente preso à necessidade de velocidade dos seus colegas ou do seu gestor, tenha uma conversa séria sobre que tipo de valor a pressão do tempo agrega à qualidade do trabalho. Entenda o que cada pessoa pensa sobre o fluxo de trabalho e não adote o senso de urgência da sua equipe sem refletir sobre ele com atenção. Você pode descobrir que conversar sobre o processo do grupo é um ponto de virada na forma como vocês trabalham juntos.

Tire do caminho as tarefas de baixo valor

É inteiramente possível que você não consiga automatizar, delegar ou descartar as suas tarefas de baixo valor, pois elas são parte essencial das bases sobre as quais os seus projetos mais criativos são construídos. No entanto, isso não significa que você precise se sentir sufocado por trabalho demais. Ferramentas de autoavaliação podem ajudar você a definir as prioridades da sua lista de tarefas, para distribuir as coisas de um jeito que não faça você se sentir sobrecarregado.

Além disso, uma ótima maneira de ficar ocupado sem se sentir ocupado demais é usar de forma produtiva os intervalos do seu dia. Você pode planejar algumas pausas e aproveitá-las com intenção, reservando um tempo para uma caminhada, um lanche ou até uma meditação curta. Você também pode manter uma pequena lista de tarefas que levam pouco tempo. Sempre que tiver alguns minutos livres, risque essas tarefas da lista. No fim do dia, você vai sentir que realizou muito sem se sentir estressado demais.