Como os 4 Ds da gestão do tempo podem salvar sua lista de tarefas

Estudos mostram que a gestão eficaz de tarefas melhora o desempenho no trabalho e o bem-estar. Infelizmente, existem tantas técnicas de gestão do tempo que pode ser cansativo tentar encontrar a que combina com você. Para simplificar, use os 4 Ds da gestão do tempo, uma forma eficiente e bem-sucedida de riscar todos os itens da sua lista de tarefas.

O que são os 4 Ds da gestão do tempo?

Os 4 Ds da gestão do tempo são uma técnica criada por Daniel Johnson para seu livro de 1991, Career Comeback: Taking Charge of Your Career. No entanto, eles foram popularizados nove anos depois por Jack Canfield, instrutor corporativo, empreendedor e coautor da série Chicken Soup for the Soul. Para Canfield, os 4 Ds são um recurso mnemônico para quatro categorias de tratamento de tarefas que aceleram o fluxo de trabalho e simplificam processos.

Os 4 Ds são:

- Faça agora (Do it now)

- Adie (Defer it)

- Delegue (Delegate it)

- Descarte (ou exclua) (Dump it)

Esse método simples de gerenciar tarefas é usado em tudo, de workshops de liderança ao método Inbox Zero. Quando uma tarefa é atribuída a um desses quatro grupos, diz Canfield, ela passa a ser essencial ou não essencial. Essa priorização automática ajuda a criar um procedimento para lidar com as tarefas que chegam.

1. Adie

O primeiro elemento-chave dos 4 Ds da gestão do tempo é adiar tarefas. Adiar uma tarefa não significa que você vai fazê-la depois, pois isso faz as obrigações se acumularem, gerando ansiedade desnecessária e uma carga de trabalho esmagadora. Muita gente adota a regra dos dois minutos: se uma tarefa imediata que chega, como um e-mail ou o pedido de um colega, leva mais de dois minutos, você deve adiá-la, marcando-a na agenda para outro horário.

Dito isso, essa regra não funciona para todo mundo, principalmente se a tarefa que caiu no seu colo tem prazo curto. Ao criar suas próprias regras e seu próprio sistema de classificação para os itens de ação, você transforma o adiamento em produtividade em vez de procrastinação.

Dica: Fique atento

Adiar uma tarefa pode, às vezes, fazer com que ela passe despercebida, principalmente se você a está empurrando por motivos que não são necessariamente práticos. Faça estas perguntas a si mesmo para descobrir se você está adiando pelos motivos certos:

• Estou esperando alguém me responder?

• Estou adiando isto porque vai levar muito tempo?

• Estou atrasando esta tarefa porque não gosto dela? Por que não gosto dela?

• Tenho um prazo firme para terminar esta tarefa?

• Quando posso esperar trabalhar nesta tarefa?

2. Delegue

Em seguida, para aperfeiçoar suas habilidades de gestão do tempo, tente delegar parte da carga de trabalho que chega. Você pode terceirizar parte do trabalho para um freelancer, pedir a um colega que ajude a dar conta do recado ou atribuir uma tarefa a alguém que você gerencia. Ao delegar o que você sabe que outras pessoas fariam mais rápido e com mais precisão do que você, seu tempo fica livre para resolver questões mais urgentes.

Infelizmente, encarar a delegação por uma perspectiva de autoridade, como se você estivesse mandando alguém fazer o seu trabalho, pode prejudicar seus relacionamentos profissionais. Foque a colaboração, já que todos trabalham juntos para alcançar o objetivo comum de concluir uma tarefa.

Dica: Delegar é uma via de mão dupla

Só porque você está delegando, não significa que precisa ser mandão ou insistente. O segredo de uma boa delegação é fazê-la com educação, para que a pessoa sinta que é valorizada por uma habilidade específica, e não que está assumindo o trabalho braçal de outra pessoa.

Deixe as expectativas claras, faça a outra pessoa se sentir valorizada pela ajuda e mostre que você retribuirá o favor quando puder. No fim das contas, delegar é uma via de mão dupla, e as duas partes devem sair da troca sentindo que ganharam experiência.

3. Descarte

Depois, você vai avaliar se deve descartar ou excluir uma tarefa. Se você recebe um e-mail em massa do RH ou uma notificação sobre um evento do escritório, isso pode ir automaticamente para a lixeira. Mas e um pedido de informações ou um e-mail de um colega de equipe? Ou uma tarefa que pode ter perdido a relevância após uma mudança de rumo no seu projeto mais recente?

Algumas tarefas simplesmente não valem seu tempo e sua energia, e não há problema em eliminá-las da lista, principalmente se consomem muito tempo e não contribuem para nenhuma meta ou marco específico.

Dica: Seja gentil

Mesmo que você esteja excluindo uma tarefa da sua lista, procure se comunicar bem com todos os envolvidos na ação que está eliminando. Descartar uma tarefa não significa que você precisa ser grosseiro. Aliás, pode ficar mais difícil concluir tarefas futuras se seus colegas o virem como uma pessoa problemática, e não como alguém focado em prioridades. Por isso, seja gentil enquanto economiza tempo e deixe bem definido o motivo de abandonar tarefas.

4. Faça agora

O último D é de “do”, fazer: uma tarefa que você precisa realizar imediatamente. São tarefas com algum grau de urgência, como um prazo, uma comunicação importante ou outro assunto sensível ao tempo. Canfield diz que esta etapa deve sempre ser a última, pois as tarefas devem passar primeiro pelos 3 primeiros Ds para determinar se podem ser tratadas de uma forma mais produtiva.

Cumprir este dos 4 Ds não é só terminar a tarefa, é concluí-la da forma mais rápida e eficaz possível, o que significa que o multitarefa está fora de questão. Segundo a Tempo, a produtividade pode cair até 45% quando você faz várias coisas ao mesmo tempo.

Dica: Automatize suas ações

Fazer uma tarefa vai além de fazer uma coisa de cada vez. Para realmente concluir as coisas da maneira mais eficiente possível, tente automatizar certas tarefas repetitivas. Seja usando um software de gerenciamento de projetos como a Hive para ajudar a enviar e-mails de acompanhamento, seja tendo um modelo pronto para certos pedidos, há várias maneiras de transformar as tarefas que você realmente precisa executar em rotinas simples.

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