Como derrubar os silos entre equipes no trabalho

À medida que as organizações cresceram, suas divisões também cresceram, tanto no sentido literal quanto no figurado. Funções específicas foram descentralizadas e delegadas. Com isso, os componentes de cada organização ficaram cada vez mais especializados e isolados, na forma de silos entre equipes. Parece bom, certo? Não exatamente. Há algo de que as organizações precisam mais do que de especialização: colaboração e integração de equipes. A marca de toda organização de sucesso é a comunicação eficaz e um clima de colaboração. Mas os silos entre equipes, ou equipes isoladas, surgem quando os grupos trabalham sozinhos em vez de trabalhar juntos. Isso reduz a produtividade e a eficiência e atrasa o progresso. A integração de equipes é vital para aumentar a eficiência operacional. Se os silos não forem derrubados, não é possível construir uma equipe unida, produtiva e comunicativa. Sabemos que é difícil reunir as equipes e derrubar silos em toda a empresa, então aqui vão algumas dicas para ajudar. 

O que causa silos entre equipes no trabalho?

Os silos têm seu lugar e sua finalidade, e não é fazer parte de uma equipe. Os silos surgem quando pessoas com objetivos e conhecimentos parecidos se juntam e formam um grupo fechado. As pessoas desses grupos compartilham uma visão e também recursos, e muitas vezes criam um departamento único e colaborativo. Isso pode ser um pesadelo logístico, principalmente quando as empresas querem investir na integração de equipes para maximizar a produtividade. Embora seja difícil impedir a criação de silos, sobretudo em organizações que dependem de áreas especializadas, o que os gestores precisam vigiar é a "mentalidade de silo". A "mentalidade de silo" é quando departamentos isolados retêm informações ou recursos em prejuízo de outros departamentos ou da organização como um todo. Essa postura de "nós contra eles" leva a uma competição desnecessária — a formação de silos entre equipes é o calcanhar de Aquiles das organizações eficientes.

[caption id="attachment_7985" align="aligncenter" width="900"] Foto: MIT Sloan Management Review[/caption]

O que é a mentalidade de silo?

As organizações modernas costumam ter silos verticais e horizontais. Os silos horizontais são os que existem entre departamentos do mesmo nível hierárquico. Também existem os silos verticais, entre gestores de nível mais alto e funcionários de nível mais baixo da mesma equipe. Nessas situações, a comunicação entre os silos é limitada ou se perde no caminho.  É fácil ver como os silos podem se tornar ineficientes. Porém, a maioria das empresas nem percebe que eles foram criados. Isso porque os silos são intangíveis. Eles passam a fazer parte da cultura da empresa. Sua existência só é confirmada pela ineficiência operacional.  Essa ineficiência aparece nos seguintes sintomas:

• Atrasos na obtenção de resultados — A organização pode não conseguir cumprir seus prazos. Isso pode ficar visível na hora da entrega de produtos ou serviços, seja para outro departamento ou para o usuário final.

• Rivalidade entre departamentos — As equipes podem não querer dividir a responsabilidade quando algo dá errado. Elas jogam a culpa umas nas outras e marcam a diferença entre si e as demais equipes.

• Uso ineficiente de recursos — Isso acontece quando o resultado não equivale ao esforço investido. Ou seja, os recursos não estão sendo bem aproveitados e as equipes se acomodam. O progresso é mínimo ou inexistente, e ninguém assume a responsabilidade pelo atraso.

• Confusão — Cada equipe pode desconhecer os objetivos gerais. Muitas vezes, elas não conhecem os outros departamentos e suas funções. Na hora de colaborar em um projeto, podem não saber a quem recorrer nem como abordar essas pessoas.

Como evitar silos no trabalho

Um relatório constatou que 94% dos trabalhadores de escritório citam a colaboração em equipe como prioridade no ambiente de trabalho. Isso prova uma coisa importante: as pessoas entendem que a colaboração é fundamental para o sucesso da organização. Então por que ela falta tantas vezes nos locais de trabalho? A resposta está na falta de integração de equipes. Embora os silos garantam a colaboração dentro de cada departamento, a colaboração entre departamentos costuma faltar.  O objetivo de uma organização deve ser derrubar os silos remotos e aumentar as conexões entre as equipes. Departamentos especializados podem existir, mas não devem cair na "mentalidade de silo" e começar a restringir informações. As oportunidades de colaboração devem existir entre os departamentos e também dentro deles. É aí que as ferramentas de colaboração como a Hive podem ajudar. A Hive garante que suas equipes colaborem o tempo todo e compartilhem as informações necessárias para ter sucesso a longo prazo. Projetos públicos com subtarefas e ações incentivam a circulação de informações na busca de um objetivo comum, o que é essencial quando você trabalha para criar confiança e otimizar a eficiência. Além de usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, exercícios focados na integração de equipes podem ajudar a superar os silos organizacionais. Aqui estão alguns exemplos de exercícios que ajudam a derrubar silos por meio da integração de equipes:

Um por todos e todos por um

O maior erro dos gestores ao lidar com silos entre equipes é ignorar a causa raiz. Os silos organizacionais existem porque não há um fator comum que una as pessoas. As equipes se dedicam mais às metas da própria equipe ou do próprio departamento do que à organização. Nesse caso, a solução óbvia é estimular o engajamento com a visão da organização. A missão e a visão da organização devem fazer parte da cultura da empresa. A visão não deve ser uma declaração vaga. Ela deve ser uma meta prática e alcançável, com a qual todos se identifiquem. Na Hive, cada equipe tem metas de OKR departamentais, mas todas se somam em algumas categorias comuns a várias equipes da organização. Por exemplo, todos na empresa conhecem nossas metas mensais de ARR e trabalhamos juntos para alcançá-las — seja a equipe de engenharia fechando uma grande expansão com o lançamento de um novo recurso, ou a equipe de marketing garantindo que o funil de leads esteja cheio.  Se as pessoas estiverem unidas pela necessidade ou pelo desejo de cumprir uma meta comum, elas trabalharão juntas para chegar lá mais rápido. Essa colaboração é uma forma espontânea de integração de equipes, já que pessoas e equipes se aproximam por conta própria para atingir o resultado desejado.

O efeito IKEA 

O efeito IKEA é um fenômeno interessante que explica por que algumas pessoas se envolvem mais com produtos que ajudaram a criar. Esse efeito é um tipo de viés cognitivo em que as pessoas dão mais valor a produtos e ideias para os quais contribuíram. A relevância da contribuição não importa — o efeito IKEA pode ser usado para aumentar o engajamento dos funcionários. Na Hive, temos uma equipe inteira dedicada à inovação interna, chamada "Innovation Pod". Qualquer pessoa pode enviar uma ideia a essa equipe, e as melhores são executadas como recursos reais da Hive. Isso é benéfico porque nossas equipes se envolvem mais com o sucesso de ideias, produtos ou serviços quando participam da produção. Por isso, adotam comportamentos que garantem esse sucesso, como colaboração e cooperação com outros departamentos. Essa colaboração cria conexões duradouras entre os departamentos e vence as barreiras dos silos. No fim das contas, isso aumenta a produtividade, a confiança, o moral, a eficiência e a inovação.

Interação entre departamentos

Treinamentos e reuniões entre departamentos são uma ferramenta essencial para derrubar silos organizacionais. As pessoas podem criar um ambiente colaborativo com outros departamentos participando de treinamentos interdepartamentais. Isso é necessário para ampliar a compreensão da organização e de suas partes, mas também ajuda as equipes a entender as funções das outras e a ver como elas se encaixam na organização como um todo. Compreensão é uma parte central da integração de equipes. O treinamento interdepartamental dá às equipes uma chance valiosa de abrir caminhos de cooperação e criar conexões com equipes com as quais normalmente não teriam contato. Além disso, outras oportunidades de interação entre departamentos podem incluir atividades fora do trabalho, como almoços. Por exemplo, quando uma nova pessoa entra na Hive, 2 ou 3 outros funcionários da Hive de fora da equipe dela a levam para almoçar. Desde que passamos a trabalhar remotamente na Hive, também incluímos happy hours virtuais e outros eventos virtuais para dar oportunidades regulares de conhecer pessoas além da equipe imediata. Essas atividades não relacionadas ao trabalho podem elevar o moral e criar relacionamentos que, no fim, também incentivam um trabalho em equipe melhor durante o expediente. Além disso, reuniões entre gestores de departamentos diferentes também podem ser benéficas. Elas permitem que os gestores alinhem as metas de seus departamentos com as dos outros e com as da organização. Essa colaboração pode então "descer" para os demais membros do departamento e melhorar a cooperação em todos os níveis, não apenas no gerencial.

Colaboração virtual para integrar equipes 

Como sabemos, vivemos um tempo em que os locais de trabalho são virtuais e muitos funcionários trabalham remotamente. Isso muda as oportunidades de criar conexões significativas. Pessoas que trabalham bem juntas de forma individual tendem a criar um senso de trabalho em equipe e a colaborar também em grupo. Uma solução viável para manter a colaboração e um ambiente de trabalho produtivo é o uso de aplicativos de chat para equipes. Aplicativos como o Slack e a Hive podem ter canais diferentes para cada equipe e para a organização inteira. Isso garante que os benefícios dos silos especializados sejam mantidos, sem o problema da comunicação limitada. Ao interagir com outras equipes e pessoas, os colaboradores podem fazer integração de equipes em um ambiente diferente do local de trabalho tradicional.  Às vezes, os departamentos não colaboram porque não têm os meios adequados para isso. Compartilhar informações regularmente com vários departamentos pode ser um processo cansativo. Com a colaboração virtual e ferramentas de gerenciamento de projetos, as organizações podem facilitar esse processo. E, felizmente, os avanços em software para trabalho remoto facilitam compartilhar informações rapidamente e manter a conexão, não importa onde você esteja trabalhando.

Conclusão

Os silos têm uma finalidade de muito curto prazo. Eles ajudam a cumprir os objetivos imediatos de sua equipe ou departamento, mas, a longo prazo, a produtividade e a eficiência gerais das organizações sofrem, principalmente quando elas querem crescer. O fluxo contínuo e livre de informações traz inovação, entusiasmo e empatia. Por isso, restringir o fluxo de criatividade ou de informações a um só departamento atrasa a inovação e o crescimento e deve ser evitado a todo custo. A eficiência operacional começa onde termina a "mentalidade de silo". Ao superar os silos departamentais e dar preferência à integração de equipes, as organizações alcançam seus objetivos com mais rapidez e eficiência. 

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