O que faz um gerente de projetos? Funções e responsabilidades explicadas

Um gerente de projetos planeja e coordena o trabalho para que a equipe entregue o resultado combinado no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade esperada. No dia a dia, isso significa esclarecer o escopo, montar o plano, definir responsáveis, gerenciar riscos e dependências, comunicar o andamento e resolver bloqueios.

O papel tem menos a ver com executar todas as tarefas e mais com criar as condições para que os outros executem. Bons gerentes de projetos mantêm as decisões visíveis, protegem a equipe de retrabalho evitável e dão aos stakeholders uma visão honesta do progresso e das concessões necessárias.

Principais responsabilidades do gerente de projetos

A maioria das responsabilidades do gerente de projetos se divide em quatro áreas práticas:

• Definir escopo, resultados, marcos e critérios de aceitação

• Criar e manter o cronograma, o orçamento e o plano de recursos

• Coordenar pessoas, dependências, riscos, decisões e mudanças

• Comunicar o andamento e ajudar a equipe a remover bloqueios

Os gerentes de projetos também criam um ritmo de trabalho confiável: planejamento, reuniões de acompanhamento, registros de decisões, revisões de riscos e retrospectivas. Os métodos variam, mas o objetivo é o mesmo: responsabilidades claras e entregas previsíveis.

Habilidades essenciais de um gerente de projetos

1. Comunicação e planejamento

Isso significa garantir que todos os stakeholders do projeto estejam sempre informados sobre o andamento. O gerente de projetos também deve saber criar planos para que as tarefas sejam concluídas no prazo. Isso inclui decidir quais tarefas devem ser priorizadas e como aproveitar melhor os recursos disponíveis. O gerente de projetos também é responsável por criar um cronograma e garantir que a equipe o siga.

2. Gerenciamento de riscos

Isso inclui identificar riscos potenciais e criar estratégias para reduzi-los. O gerente também deve saber criar planos de contingência para quando o projeto encontrar obstáculos inesperados. Ele precisa identificar oportunidades em potencial e propor soluções para aproveitá-las.

3. Organização e acompanhamento até o fim

É preciso saber gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo e manter tudo nos trilhos. O gerente também é responsável por acompanhar o progresso da equipe e garantir que os prazos sejam cumpridos. Além disso, precisa se comunicar bem com os demais stakeholders e dominar softwares de gerenciamento de projetos.

Os melhores gerentes de projetos combinam essas habilidades operacionais com bom senso: saber quando escalar um problema, quando simplificar, quando proteger o foco e quando o plano precisa mudar.

Como se tornar gerente de projetos

Há muitas formas de começar a carreira como gerente de projetos, da formação e do treinamento formais à gestão de projetos reais e ao desenvolvimento de habilidades importantes para essa função. Veja 5 passos para ajudar você a se tornar um gerente de projetos:

1. Ganhe experiência como gerente de projetos

Se você é novo na área, comece ganhando alguma experiência relevante, por exemplo, trabalhando em pequenos projetos na sua empresa, atuando como voluntário em uma instituição de caridade local ou assumindo um cargo de liderança em um clube Toastmasters. Dica: No Toastmasters, existem funções como presidente, vice-presidente de educação, vice-presidente de associação, vice-presidente de relações públicas, sargento de armas, tesoureiro e secretário. Veja qual combina com você e com a sua trajetória e mãos à obra! Isso vai ajudar não só a sua comunicação, mas também a sua liderança, a sua colaboração e as suas habilidades de gerenciamento de projetos.

2. Obtenha uma certificação em gerenciamento de projetos 

Agora que você tem alguma experiência, talvez queira se certificar como gerente de projetos. A certificação mais popular é a Project Management Professional (PMP), do Project Management Institute (PMI). Para se certificar, você precisa cumprir requisitos específicos de elegibilidade e passar em um exame. Dica: Ao procurar certificações, considere vários fatores, como custo, duração e reputação da instituição que oferece o treinamento. Confira esta lista das melhores certificações on-line em gerenciamento de projetos (gratuitas e pagas).

3. Faça um programa de gerenciamento de projetos

Talvez você prefira o caminho formal e queira fazer um programa de gerenciamento de projetos em uma faculdade ou universidade. Assim, você aprende mais sobre a história, a teoria e a prática do gerenciamento de projetos. Isso também pode ajudar você a construir uma rede de contatos no setor.

4. Torne-se especialista em uma área específica

Talvez valha a pena investir em uma área específica do gerenciamento de projetos, como educação, saúde ou construção. Procure ganhar experiência prática na área, como voluntário ou estagiário ao lado de líderes do campo que lhe interessa. Participe de eventos do setor e entre em organizações profissionais para aprender com outros especialistas e se conectar com eles. Compartilhe sua experiência escrevendo sobre temas de gerenciamento de projetos. Com o tempo, você vai construir seu perfil e poderá compartilhar seu conhecimento e sua experiência em palestras e workshops.

5. Aprenda as ferramentas do ofício

Gerentes de projetos precisam de um sistema para escopo, tarefas, responsáveis, dependências, datas, arquivos, decisões e andamento. Compare plataformas de gerenciamento de projetos usando um projeto real, e não uma lista de recursos. Uma plataforma como a Hive permite que um novo gerente de projetos pratique planejamento, atribuição de responsáveis, visualizações, comunicação e relatórios em um só espaço de trabalho.

Os 5 principais erros de gerenciamento de projetos a evitar 

1. Não se comunicar bem

Vimos que a comunicação é uma habilidade essencial no gerenciamento de projetos, mas alguns profissionais cometem o erro de não compartilhar informações importantes com a equipe. Comunique-se sempre, mantenha todos atualizados sobre mudanças no projeto e seja claro sobre expectativas e entregas.

Isso é especialmente importante se você trabalha em uma organização internacional e seus projetos envolvem vários stakeholders em países diferentes. Com a normalização do trabalho remoto e a disponibilidade de serviços de expansão global, como a Remote, os gerentes de projetos também podem precisar lidar com fusos horários e estilos de comunicação diferentes.

2. Não defender a sua equipe

Como gerente de projetos, você é o maestro que coordena tudo para que o espetáculo seja um sucesso. É preciso entender e conhecer bem a sua equipe para lutar pelas necessidades dela, como recursos ou prazos realistas.

3. Fazer microgerenciamento da equipe

Conhecendo bem a sua equipe, você pode ficar tranquilo quando ela informar prazos, recursos, orçamento e outras estimativas. É importante confiar que a equipe fará o trabalho dela. Não fique em cima da equipe nem faça microgerenciamento e dê a ela a autonomia de que precisa.

4. Tomar decisões que não são suas

Como gerente de projetos, é essencial reconhecer as decisões que estão fora da sua alçada. Embora você tenha capacidade de decidir rápido, é fundamental saber quando a decisão não é sua. Envie um lembrete ao vice-presidente e aguarde a decisão dele, seguindo os canais adequados e os protocolos da organização.

5. Criar uma documentação inadequada 

Documente o projeto como se outro gerente pudesse precisar assumi-lo. Registre escopo, decisões, riscos, responsáveis, datas e atas de reunião claras. Uma boa documentação reduz o risco na passagem de bastão e dá à equipe um registro duradouro do motivo das mudanças no plano. Combinada com comunicação clara e planejamento realista, é uma das formas mais simples de se tornar um gerente de projetos mais confiável.