O que é uma estrutura analítica do projeto (EAP)?

Você costuma ter projetos grandes e complexos que parecem impossíveis de concluir? Já percebeu que uma tarefa está pela metade, esperando que outra pessoa entre e termine o trabalho, mas sem uma direção clara? Se algum desses cenários soa familiar, talvez seja hora de criar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP, ou WBS, na sigla em inglês).   Fazer isso com a ajuda de um software de gerenciamento de projetos ou de uma ferramenta de trabalho é o jeito como a maioria das equipes e empresas acompanha e detalha a sua EAP. Nós temos preferência pela Hive. Mas não precisa acreditar só na nossa palavra. Usar um software de gerenciamento de projetos como a Hive ajuda a manter em um só lugar a colaboração da equipe, incluindo EAP, projetos e entregas. Montar uma EAP divide a estrutura de um projeto em entregas gerenciáveis, que podem então ser atribuídas a pessoas ou equipes específicas. Isso garante que todos os aspectos do projeto sejam considerados e que nenhuma tarefa seja esquecida ou fique pela metade. A EAP pode levar algum tempo para ser configurada corretamente no início, mas, depois de pronta, ela deixa a sua vida – e a da sua equipe – bem mais fácil. Sugerimos também usar modelos ou projetos já existentes na sua ferramenta de gerenciamento de projetos como referência, para você não precisar reinventar a roda toda vez que precisar de uma nova.

O "trabalho" na Estrutura Analítica do Projeto

Para criar uma EAP eficaz, você precisa entender os objetivos do seu projeto e o que precisa ser entregue para que ele seja bem-sucedido. Com essas informações em mãos, você pode começar a criar a sua EAP. Para identificar esses objetivos e os próximos passos, primeiro é preciso definir e agrupar os Pacotes de Trabalho (PT) específicos do projeto. Um pacote de trabalho é uma entrega ou um conjunto de entregas agrupadas. Pense em um projeto, um subprojeto ou uma subtarefa com muitas entregas abaixo dela. Cada item de um pacote de trabalho costuma ser apenas um elemento de algo maior (ou seja, do projeto). Esses elementos concluídos individualmente, e os resultados deles, são o que faz o objetivo geral do projeto avançar e mantém tudo nos trilhos.  Alguns exemplos de pacotes de trabalho:

• Criar uma página de destino

• Escrever conteúdo

• Desenvolver o código do front-end

• Ligar para o cliente 

Como você pode ver, os pacotes de trabalho são específicos e práticos. No entanto, o escopo deles também é relativamente pequeno em comparação com o projeto inteiro. Isso é intencional, pois um pacote de trabalho deve ser concluído por uma pessoa ou equipe em um prazo razoável, sem depender de outras pessoas para terminar as tarefas atribuídas a elas.

Como os pacotes de trabalho se encaixam na sua EAP

Sua EAP deve ser criada em formato hierárquico, com as tarefas de nível mais alto no topo e as de nível mais baixo na base. Essa estrutura permite enxergar o quadro geral e, ao mesmo tempo, aproximar o olhar e focar em detalhes específicos quando necessário. O primeiro passo é listar todos os seus pacotes de trabalho no nível mais alto da EAP. Depois de identificar todos os pacotes de trabalho, você pode começar a dividi-los em tarefas menores. Essas tarefas menores formarão os níveis inferiores da sua EAP. Por exemplo, imagine que estamos criando um novo site. Nosso pacote de trabalho poderia ser mais ou menos assim: Criar uma página inicial

1. Escrever o texto

2. Selecionar imagens

3. Projetar o layout

4. Desenvolver o código

5. Testar as funcionalidades

Percebeu como cada etapa do pacote de trabalho é dividida em tarefas menores e mais fáceis de gerenciar? Essa estrutura mostra exatamente o que precisa ser feito para concluir o projeto. Cada tarefa de "criar página inicial" deve então ser atribuída a membros da equipe, que trabalharão em cada uma das etapas do projeto. Elas seguem uma ordem de cima para baixo e, em geral, uma tarefa deve ser concluída antes de passar para a próxima.

Por que a EAP ajuda no gerenciamento de projetos?

Um dos benefícios de usar uma Estrutura Analítica do Projeto é que ela ajuda a entender melhor o escopo do seu projeto. Quando você divide um projeto em tarefas menores, fica mais fácil ver o que precisa ser feito e identificar possíveis riscos. Outra vantagem da EAP é que ela permite delegar tarefas com mais eficácia. Com todas as tarefas claramente definidas, fica mais fácil atribuí-las aos membros da equipe e acompanhar o progresso. Assim, todos sabem o que precisam fazer e quando. A EAP também pode melhorar a comunicação e a transparência entre os membros da equipe. Com todas as tarefas apresentadas de forma clara e concisa, sobra menos espaço para mal-entendidos e confusão. Usando uma plataforma de gerenciamento de projetos (como a Hive) para acompanhar as tarefas, os membros da equipe veem quem está trabalhando em cada tarefa e identificam possíveis gargalos ou problemas.

Como montar uma estrutura analítica do projeto de sucesso

Falar sobre uma EAP é uma coisa, mas construir uma é outra história. É uma etapa importante, e muitas vezes ignorada, do gerenciamento de projetos, mas dedicar tempo para criá-la ajuda a equipe a ter controle sobre o processo e sobre o tempo. Vamos começar. Há quatro etapas básicas para criar uma Estrutura Analítica do Projeto:

Etapa um: defina os objetivos do seu projeto

A primeira etapa é definir os objetivos do seu projeto. Qual é o objetivo final do seu projeto? O que você espera alcançar? Quando você entende claramente os objetivos, pode começar a aprofundar o que precisa realizar em cada tarefa específica.

Na Hive, é muito simples: basta adicionar um novo projeto ao seu espaço de trabalho pelo botão azul "+" no canto superior direito. Ainda não tem uma conta na Hive? Cadastre-se aqui (é grátis).

Etapa dois: divida o projeto em tarefas menores

A próxima etapa é dividir o projeto em tarefas menores. Essas tarefas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (SMART). Cada tarefa deve poder ser concluída por uma pessoa ou equipe em um prazo razoável. Nenhuma tarefa deve ser complicada demais: ela precisa ser pequena e viável. É aqui que entram os nossos pacotes de trabalho. Dica para ter em mente: ao dividir o projeto em tarefas menores, nunca perca de vista o objetivo final. Todas as tarefas devem trabalhar juntas para ajudar você a alcançar os objetivos do projeto – não deve haver tarefas soltas.

Etapa três: atribua as tarefas aos membros da equipe

Depois de identificar todas as tarefas, é hora de atribuí-las aos membros da equipe. Mais uma vez, leve em conta as habilidades e a experiência de cada pessoa ao fazer as atribuições. Considere também a carga de trabalho de cada membro, para que ninguém fique sobrecarregado.

Dentro do seu projeto na Hive, você pode adicionar tarefas ou subtarefas e atribuí-las a colegas da sua organização. Também é possível atribuí-las a marcadores de posição ou a usuários externos, o que ajuda a acompanhar entregas que não são de responsabilidade direta da sua equipe.

Etapa quatro: crie um cronograma

A etapa final é criar um cronograma para o seu projeto. Esse cronograma deve incluir as datas de início e término de cada tarefa e os prazos dos marcos intermediários. Um cronograma claro ajuda a manter todos nos trilhos e garante que o projeto seja concluído no prazo.

Recomendamos visualizar a sua EAP no gráfico de Gantt da Hive para entender bem o cronograma geral e as dependências. Usar dependências é uma ótima forma de manter a equipe focada nas tarefas e de entender quais itens e prazos dependem de outros elementos do projeto.

As melhores ferramentas para criar uma EAP

Você até pode escrever a estrutura da sua EAP em uma folha de papel com uma caneta, mas hoje existem muitas ferramentas no mercado que deixam o processo mais ágil e digital. Hive é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda as empresas a atribuir tarefas, criar cronogramas e acompanhar o progresso, tudo em um só lugar. Com a Hive, sua EAP pode ser dividida em tarefas menores e mais fáceis de gerenciar, o que melhora a comunicação e a transparência entre os membros da equipe, mantém todos nos trilhos e garante que o projeto seja concluído no prazo. Programas como o Lucid Chart e o Miro também são extremamente úteis para criar os diagramas de base da sua EAP. Essas ferramentas permitem montar os mapas que constroem o fluxo de trabalho do projeto, com recursos de colaboração e gráficos simples para compartilhar com a equipe. No entanto, criar o fluxo de trabalho visual da sua EAP é só metade do processo. Depois da criação visual, você precisa de uma ferramenta para detalhar em tarefas cada etapa do ciclo de vida do projeto e, para isso, é preciso escolher uma ótima ferramenta de gerenciamento de projetos. Você tem o seu próprio processo de EAP? Conte para a gente nos comentários abaixo!