12 ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho para líderes e equipes ocupados

Os especialistas em pessoas e cultura estão focados em promover o bem-estar dos funcionários e criar ambientes de trabalho inclusivos, segundo um relatório da AIHR sobre as tendências de RH para 2023 (Academy to Innovate HR). Curiosamente, por trás das conversas e dos esforços tão necessários sobre saúde mental no trabalho, engajamento dos funcionários e DEI, existe um princípio subestimado: o gerenciamento de carga de trabalho. 

O gerenciamento eficaz da carga de trabalho não só reduz custos e aumenta a produtividade, como também faz isso de um jeito que aumenta a satisfação no trabalho e previne o esgotamento. O State of Workplace Burnout Report de 2023 revelou que a carga de trabalho incontrolável e o esgotamento estão entre os principais motivos que as pessoas citam para deixar um empregador. Por isso, todo líder deveria prestar muita atenção ao gerenciamento de carga de trabalho e às ferramentas para isso.

O que é gerenciamento de carga de trabalho? 

O gerenciamento de carga de trabalho é mais do que delegar. É o processo intencional de planejar e distribuir o trabalho de modo a aproveitar ao máximo as habilidades da equipe, respeitando a capacidade e os recursos disponíveis. 

Quando bem feito, esse processo resulta em um ambiente em que as prioridades são claras e focadas, as tarefas e responsabilidades são simplificadas e cada pessoa usa seus pontos fortes no trabalho. Ele cria o ponto ideal para que os membros da equipe sejam desafiados pelo trabalho de forma positiva, sem se esgotar.

É a solução para muitos problemas no trabalho, mas exige jeito, principalmente por causa da popularidade dos modelos de trabalho híbrido e do fato de os projetos estarem cada vez mais complexos e acelerados. É aí que entram as ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho.

O que são ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho?

Felizmente, existem ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho que eliminam o achismo na hora de distribuir o trabalho de forma eficaz na sua equipe (ou entre equipes, já que o trabalho multifuncional pode trazer ainda mais nuances à forma como as tarefas são distribuídas). Para ajudar você a encontrar a solução ideal para as suas necessidades, veja as melhores ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho para diversos casos de uso. 

1. Hive 

Ideal para: gerenciar a carga de trabalho de projetos complexos

A Hive é o sonho de toda equipe híbrida quando o assunto é ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho e de controle da profundidade e do cronograma de projetos complexos. Ela centraliza todas as suas ferramentas de produtividade em um só lugar para ajudar você a trabalhar com mais rapidez e eficiência, além de otimizar a forma como você distribui o trabalho e acompanha a carga da sua equipe. A Hive também oferece recursos de alocação de recursos para ajudar você a montar equipes para os projetos, distribuir tempo e orçamento de forma adequada e garantir que todos trabalhem em sua capacidade ideal.

Você pode até usá-la para fazer reuniões mais eficientes, graças aos recursos Notes e Hangouts. Mantenha a pauta da reunião, faça conversas por vídeo e transforme os pontos discutidos em itens de ação em um só lugar. Só esse passo já melhora o seu gerenciamento de carga de trabalho e poupa tempo e energia preciosos da sua equipe, uma necessidade para as ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho.

2. Trello 

Ideal para: simplicidade e facilidade de uso 

Se você não sabe por onde começar e a lista de ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho parece grande demais, o Trello pode ser a sua melhor aposta. A plataforma é construída em torno de três recursos intuitivos: quadros, listas e cartões, e é por isso que ele é uma das nossas principais ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho.

Pense em cada cartão como uma tarefa ou uma ideia que você quer guardar para depois. As listas são os detalhes que você coloca sob cada tarefa, de documentos adicionais às diferentes etapas de uma tarefa. Você pode mover os cartões ao longo de um quadro de projeto conforme necessário para visualizar o que foi feito, o que precisa ser feito e quem está fazendo o quê. 

3. Monday 

Ideal para: colaboração entre equipes 

O monday.com oferece um nível maior de personalização, o que o torna uma boa escolha entre as ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho para a colaboração entre equipes. Os recursos de espaço de trabalho compartilhado permitem criar fluxos de trabalho assíncronos que mantêm todos sincronizados e informados, uma necessidade para as ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho.

De uma visualização em tabela a um gráfico de Gantt ou um calendário, o monday.com tem mais de 15 visualizações diferentes para ajudar você a acompanhar a carga de trabalho de acordo com o projeto e as suas preferências. Você também tem uma visão geral em tempo real do status das tarefas por meio de códigos de cores simples, mas práticos: amarelo (em andamento), verde (em andamento) e vermelho (travado), e é por isso que gostamos dele como uma das principais ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho.

4. ClickUp 

Ideal para: dados de produtividade em tempo real 

De painéis bonitos a fluxogramas práticos e um recurso bacana de controle de tempo, o ClickUp se destaca no uso de dados relacionados ao gerenciamento de projetos. Para tomar decisões melhores no gerenciamento de carga de trabalho, você precisa saber o que está acontecendo, e extrair números e criar gráficos ajuda bastante nesse ponto. 

O ClickUp também tem uma forma prática de visualizar a capacidade de cada membro da equipe com base em horas, tarefas ou pontos, para você ter uma ideia melhor dos recursos disponíveis em vez de chutar e acabar sobrecarregando a equipe, o que o torna uma das principais ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho.

5. Asana

Ideal para: gerenciamento de carga de trabalho em tempo real 

A Asana é uma ótima ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho, com um plano gratuito para mais de 10 pessoas. O plano gratuito da Asana permite que 15 pessoas colaborem apenas pelo aplicativo para iOS. A plataforma oferece relatórios e acompanhamento do progresso e é usada por mais de 50.000 organizações em todo o mundo, incluindo National Geographic, Airbnb, Lyft e Spotify.

A Asana é construída em torno de tarefas, que podem ser agrupadas em projetos maiores e atribuídas a cada membro da equipe. Os objetivos da equipe permitem ver o progresso das principais iniciativas ao longo do tempo, e o “Workload”, um recurso mais recente, permite mapear a carga de trabalho de cada membro ao longo do tempo. Para ver como a Asana se compara a outras ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho do mercado, confira nosso guia completo de alternativas à Asana.

6. nTask

Ideal para: simplificar o gerenciamento de carga de trabalho

O nTask foi criado para pequenas equipes, freelancers e empresas gerenciarem suas tarefas e projetos com mais eficiência. Ele também oferece recursos avançados, como automação de tarefas, controle de tempo e relatórios, para que os usuários acompanhem o progresso da equipe. 

O software de gerenciamento de projetos também se integra a outras ferramentas populares, como o Microsoft Office e o Google Drive, o que facilita armazenar e compartilhar documentos. Seu aplicativo móvel permite acessar tarefas e projetos de qualquer lugar. Sua equipe de atendimento ao cliente também está sempre disponível para responder a dúvidas ou oferecer suporte, o que o torna uma ótima opção entre as ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho.

7. Basecamp

Ideal para: colaboração entre departamentos

O Basecamp é uma plataforma simples de usar e sem código, ideal para trabalhar em projetos que envolvem vários departamentos. A ferramenta tem modelos, chat em grupo, notificações na caixa de entrada, controle de tempo integrado, a possibilidade de atribuir níveis de prioridade às tarefas e também gera relatórios de dados.

Você pode começar com o plano gratuito do Basecamp, que tem recursos limitados, e, se quiser experimentar tudo o que ele oferece, o custo é de $15/mês/usuário. Além disso, há descontos para organizações sem fins lucrativos e instituições de ensino.

8. Nifty

Ideal para: acompanhar o progresso em tempo real

Com o Nifty, você acompanha com facilidade o progresso da equipe, define prioridades, gerencia prazos e controla tarefas e atribuições. A plataforma permite conversar com os membros da equipe, compartilhar arquivos e colaborar em tempo real. Isso ajuda a reduzir o tempo gasto em conversas de ida e volta em outros aplicativos e garante que todos estejam na mesma página.

O Nifty permite criar roteiros de projeto, definir marcos e gerar relatórios para analisar o desempenho dos projetos. Além disso, oferece controle de tempo, orçamento e emissão de faturas, o que o torna uma ótima solução para o gerenciamento de projetos.

9. Jira

Ideal para: fluxo de trabalho de equipes ágeis e gerenciamento de backlog

O Jira é um aplicativo de gerenciamento de projetos com rastreamento de problemas, que oferece uma série de recursos para equipes que seguem metodologias ágeis. Ele fornece dados visuais em tempo real por meio de painéis personalizáveis, o que permite que os líderes acompanhem o andamento do trabalho, identifiquem gargalos e equilibrem a carga de trabalho de forma eficaz.

O sistema de tickets do Jira facilita atribuir e monitorar tarefas, ajudando a evitar a sobrecarga dos membros da equipe e garantindo que a distribuição das tarefas seja justa e administrável. O Jira também facilita a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe para discutir tarefas, compartilhar atualizações e dar feedback.

10. Toggl Plan

Ideal para: colaboração de equipes remotas

O Toggl Plan é uma ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho com ótimos recursos, como gráficos de Gantt, chat nativo e automações. A interface de arrastar e soltar do Toggl Plan dá flexibilidade para criar um projeto e personalizá-lo para cada equipe.

Outro ótimo recurso do Toggl Plan para o gerenciamento de carga de trabalho é a extensão para Chrome e Firefox, que permite criar uma tarefa em qualquer página que você visitar com um clique. O plano premium custa $8 por usuário/por mês e inclui recursos adicionais, como planejamento de equipe, tarefas recorrentes e controle de tempo. O Toggl Plan não tem plano gratuito.

11. Freedcamp

Ideal para: ferramenta gratuita de gerenciamento de carga de trabalho para pequenas e médias empresas 

O Freedcamp é uma ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos que oferece uma boa variedade de recursos para pequenas equipes. Ele permite organizar tarefas por prioridade, delegar atribuições, configurar tarefas recorrentes e usar gráficos de Gantt para o cronograma dos projetos. A plataforma se integra a alguns aplicativos de terceiros, como Slack e Zoom, mas não tem integração nativa com outros grandes nomes, como Google Drive e Salesforce.

O Freedcamp já foi hackeado e os dados dos usuários ficaram expostos, o que gera preocupação com a segurança e a privacidade dos dados. O plano pro começa em $1.49 por usuário/mês, e você pode fazer um teste gratuito de 14 dias antes de decidir.

12. Wrike

Ideal para: simplificar todas as cargas de trabalho

A Wrike é uma plataforma de gerenciamento de carga de trabalho com recursos robustos para gerenciar as tarefas diárias e monitorar o andamento dos projetos. O sistema tem controle de tempo integrado, relatórios avançados e recursos de gerenciamento de recursos que o tornam mais adequado para equipes maiores que trabalham com projetos complexos e de várias etapas.

A Wrike também oferece diversas integrações com outras ferramentas, como sistemas de CRM, sistemas de ERP e ferramentas de BI. A Wrike tem um plano gratuito com recursos limitados. O plano mais popular da Wrike começa em $24.80 por mês/usuário, mas você encontra ótimos recursos em um nível mais baixo, chamado “Team”, por $9.80 por mês/usuário, o que a torna uma das principais ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho.

Como escolher entre as várias ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho

Escolher uma ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho para a sua organização é uma grande decisão e exige uma boa avaliação de riscos e de custo-benefício antes de fechar negócio com qualquer plataforma. 

1. Ouça as partes interessadas. Faça uma sessão de brainstorming, envie uma pesquisa ou simplesmente converse com gestores e pessoas de diferentes departamentos para saber do que vão precisar em uma plataforma de carga de trabalho. 

2. Defina o escopo dos critérios a considerar ao avaliar uma plataforma: recursos essenciais (gerenciamento de tarefas, controle de tempo, cronograma de projetos, comunicação e relatórios), requisitos de segurança e custo. 

3. Avalie as ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho com base nos critérios que você definiu para a sua empresa, em um esforço coletivo com a sua equipe. 

4. Verifique a compatibilidade e a integração. A plataforma escolhida deve se comunicar com facilidade com as outras ferramentas e sistemas que você já usa na sua organização. A Hive, por exemplo, oferece muitas integrações com os principais bancos de dados, CRM e ERP, como Salesforce, Jira e Hubspot. 

5. Teste a navegação e a personalização. Verifique se a plataforma escolhida tem navegação fácil, pode ser personalizada de acordo com as necessidades da sua organização e oferece recursos de visualização de dados com atualizações em tempo real, como o complemento Hive Analytics.

6. Segurança e permissões. Verifique os aspectos de segurança da plataforma de carga de trabalho, incluindo criptografia de dados, controles de acesso baseados em função e conformidade com as regulamentações de proteção de dados (por exemplo, GDPR, HIPAA).

7. Escalabilidade e desempenho: avalie a escalabilidade da ferramenta que você está escolhendo. Ela deve ser capaz de lidar com grandes volumes de dados à medida que o seu negócio cresce. Faça um teste de velocidade de processamento de dados e de tempo de resposta antes de escolher a sua plataforma de desempenho de métricas-chave.

Dica de especialista: você também pode conferir estas dicas para escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos ao selecionar o seu software de carga de trabalho.