6 Wege, ein hybrides Arbeitsumfeld von Grund auf aufzubauen

Ob Sie CEO sind, in der Personalabteilung arbeiten oder als Teamleitung den Auftrag haben, den hybriden Wandel zu koordinieren: Viele kleine Unternehmen wissen nicht, wie sie ein hybrides Arbeitsumfeld komplett von null aufbauen sollen. Hier finden Sie sechs wichtige Ansatzpunkte für die Planung einer behutsamen Wiedereröffnung.

1. Suchen Sie ein Büro – aber klug

Wer ein hybrides Arbeitsumfeld schaffen will, braucht neben den verschiedenen Remote-Standorten, von denen Ihre Mitarbeitenden arbeiten, vermutlich auch ein echtes Büro für persönliche Begegnungen. Geben Sie sich aber nicht mit einem kleinen WeWork-Platz zufrieden. Kehren Sie auch nicht in das längst verlassene Büro zurück, das Sie vor 2020 hatten. In der Arbeitswelt der Zukunft müssen acht Arbeitsstunden nicht an fünf Tagen pro Woche in einer stickigen Bürozelle stattfinden. Um Ihr perfektes Büro zu finden, müssen Sie zuerst definieren, was Ihr perfektes Büro ausmacht.

Fragen Sie sich zunächst, wozu Sie überhaupt ein Büro brauchen. Geht es um Präsentationen oder Gruppenmeetings, ist vielleicht ein Konferenzraum, den Sie an ein paar Tagen pro Woche mieten, die richtige Lösung. Geht es um Unternehmenskultur oder den Teamzusammenhalt, passt womöglich ein günstiger Coworking-Space mit netten Extras. Und wenn alle lieber im Homeoffice arbeiten und die Produktivität nicht gelitten hat, brauchen Sie vielleicht gar keine feste Bürofläche. Es hängt ganz von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Klären Sie diese, bevor Sie einen Mietvertrag unterschreiben.

2. Vernachlässigen Sie die Planung nicht

Remote-Mitarbeitende, Büroteam und Hybrid-Kräfte – das ist ein Drei-Manegen-Zirkus. Sie sind der geplagte Zirkusdirektor in der Mitte und sorgen dafür, dass all Ihre Löwen, Seiltänzer und Clowns zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Haben Sie die beste Bürofläche für Ihr Unternehmen gefunden, müssen Sie als Nächstes dafür sorgen, dass alle wissen, wann und warum sie dort sein werden. Keine Sorge: Es ist weniger überwältigend, als es klingt, solange alle organisiert bleiben.

Der erste Schritt ist auch hier, auf Ihre Mitarbeitenden zu hören. Finden Sie heraus, wer ins Büro kommen möchte, wie oft, und wie voll Ihre Arbeitsfläche zu jedem Zeitpunkt sein wird. Nur so können Sie sichere COVID-Regeln durchsetzen. Wahrscheinlich brauchen Sie sogar jemanden wie eine „Büro-Koordination“, die alle Zeitpläne im Blick behält. Google Kalender und kurzfristige Änderungen zu jonglieren, kann für Menschen mit einer anderen Hauptaufgabe schnell zu viel werden. Halten Sie den Prozess in jedem Fall durchgehend organisiert und schlank. Sonst kann die Stimmung in Ihrem Team sinken, wenn zu viel Chaos herrscht.

3. Hören Sie mehr zu, als Sie reden

Wie bei fast jeder unternehmensweiten Veränderung sollten Ihre Mitarbeitenden das erste und das letzte Wort haben. Wer weitreichende Entscheidungen trifft, ohne die Belegschaft einzubeziehen, bekommt ein verärgertes Team, das sich nicht wertgeschätzt und nicht gehört fühlt. Was eine ideale hybride Integration bedeutet, wissen Sie erst, wenn Sie wissen, was Ihre Mitarbeitenden als ideal empfinden. Wenn Sie den Prozess demokratisch gestalten, ersparen Sie sich später viele Spannungen.

Starten Sie mit einem All-Hands-Meeting oder einer Betriebsversammlung und nennen Sie allen einen vorläufigen Zeitplan für den hybriden Wandel. Vielleicht hören Sie Beschwerden, die sehr stark auf die jeweilige Person zugeschnitten sind. Die können an die Büro-Koordination gehen, damit sie sie für die Zukunft im Hinterkopf behält. Wenn Sie sich aber Notizen machen und anschließend das gesamte Feedback auswerten, erkennen Sie womöglich ein Muster. Dieses Muster kann Ihre Entscheidungen zur Wiedereröffnung leiten.

4. Perfektionieren Sie Ihre Orte für Zusammenarbeit

Großraumbüros sind der letzte Schrei – und scheinen perfekt für eine Belegschaft mit Abstand. Bevor Sie sich aber für ein Großraumbüro entscheiden, denken Sie daran: Für die meisten Mitarbeitenden sind sie ein Albtraum. In einer aktuellen Gensler-Umfrage zum Arbeitsplatz wünschten sich 47 % der Befragten irgendeine Form von privatem Arbeitsbereich. Dabei saßen 69 % (vor COVID) in Großraumbüros. Menschen wollen feste Schreibtische, sie wollen nicht teilen, und zugleich wollen sie bei Bedarf Kontakte knüpfen können. Klingt einfach genug, oder?

Dieser überwiegend logische Schritt ist leicht zu durchdenken, aber schwerer umzusetzen. Wenn Sie viele Meetings haben, brauchen Sie viele Meetingräume. Wenn Ihre Mitarbeitenden mit sensiblen Informationen arbeiten, brauchen Sie Privatsphäre und Schallschutz. Vielleicht haben Sie keine Wahl, und ein Großraumbüro oder nicht fest zugewiesene Schreibtische sind die einzigen Optionen. Finden Sie dann heraus, was Ihrem Team daran nicht gefällt, und prüfen Sie, ob es Lösungen gibt.

5. Digitalisieren Sie Ihren Raum

Einen Raum zu schaffen, in dem sich Remote-Mitarbeitende und Kolleginnen und Kollegen vor Ort wohlfühlen, ist vielleicht eine der schwierigsten Aufgaben des hybriden Wandels. Früher kannten wir nur Gesichter auf einem Projektor am Ende eines Konferenzraums. Heute sind wir zu Hause technisch so versiert, dass wir dieses Wissen kaum in einen effizienten, funktionalen, digitalisierten Arbeitsraum übertragen können. Schieben Sie Ihre Teammitglieder nicht an einen Computer oder Laptop in der Ecke ab. Nach dem Meeting entstehen Nebengespräche und Rückfragen, bei denen sie sich später ausgeschlossen fühlen. Es gibt kreative, günstige Wege, Ihre Remote-Mitarbeitenden auch jenseits stundenlanger Meetings einzubinden. Reicht Ihr Büro-Budget nicht für Hightech wie einen Telepräsenz-Roboter auf Rädern, bleibt immer eine einfache Lösung wie ein iPad auf einem Rollständer. Und wenn dauerhaftes Video-Streaming nicht zu Ihrer Unternehmenskultur passt, sorgen Sie wenigstens dafür, dass alle über abgestimmte Protokolle, Notizen und Messaging-Systeme auf dem Laufenden bleiben.

6. Investieren Sie in nötige Extras

Zu einem großartigen Büro gehört mehr als das Büro selbst. Dazu gehört alles, was dazugehört, von der Kaffeemaschine bis zum Bier vom Fass. Hier geht es weniger um die Art der Arbeit als um die schönen Seiten des Büroalltags, die Sie wiederbeleben oder neu überdenken möchten. Zum ersten Mal seit der Gründung Ihres Unternehmens können Sie neu erfinden, was persönliche Zusammenarbeit bedeutet, und damit auch, wie Kolleginnen und Kollegen zusammenwachsen. Dafür müssen Sie genau wissen, was Ihren Mitarbeitenden das Gefühl gibt, ihr Bestes leisten zu können.

Überlegen Sie, welche Büro-Kultur Sie schaffen möchten. Besteht Ihr Team überwiegend aus jungen, gesunden, geimpften Millennials, die Bier vom Fass und Spinning-Kurse lieben, suchen Sie ein Büro mit Fitnessstudio im Gebäude oder direkt nebenan. Arbeiten viele Babyboomer für Ihr Unternehmen, zeigt die Gensler-Umfrage zum Arbeitsplatz: Ihnen sind kostenlose Parkplätze wichtiger als alles andere. All diese Möglichkeiten und mehr warten in der neuen hybriden Welt auf Sie. Sie müssen nur umsichtig genug sein, alle Optionen in Betracht zu ziehen.

Sie schaffen das!

Es klingt wiederholend, aber jeder Punkt führt zum selben Schluss: Wenn Sie die Wiedereröffnung an Ihren Mitarbeitenden ausrichten, sichern Sie deren Gesundheit, Zufriedenheit und Loyalität. Was auch immer Ihr nächster Schritt im hybriden Wandel ist: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team mitreden kann. Je mehr Eigenverantwortung die Menschen spüren und je stärker sie sich an der Zukunft des Unternehmens beteiligt fühlen, desto unwahrscheinlicher sind Burnout und aufgestauter Groll.

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