Der komplette Leitfaden für Projektmanagement in Agenturen

Werbung ist eine der tragenden Säulen der Medien- und Handelsbranche. Wenn man die Werbeeinnahmen von Amazon als Maßstab nimmt (2018 erzielte das Unternehmen 10 Milliarden US-Dollar Werbeumsatz), verliert die Werbebranche so schnell nicht an Tempo. Für 2021 werden Ausgaben von fast 260 Milliarden US-Dollar erwartet, nach 183 Milliarden im Jahr 2015. Die Köpfe hinter dem Ganzen? Werbeagenturen. Einer ihrer größten Vorteile ist der Zugang zu den richtigen Tools für erfolgreiches Projektmanagement in der Agentur.

Warum Projektmanagement in Agenturen so wichtig ist

Große Agenturen wie Dentsu, Ogilvy und Omnicom Group betreuen Kunden von Budweiser über Microsoft bis Chevrolet, also einige der größten Konzerne ihrer Branchen. Werbeagenturen sind auf die Vermarktung von Produkten spezialisiert: von digitalen Bannern und Anzeigen bis zu TV-Spots und Events.

In Agenturen gibt es meist verschiedene Gruppen, die sich auf jeweils eines dieser Felder spezialisieren. Die Mitarbeitenden können entweder fest einem Kunden zugeordnet sein oder an mehreren Accounts arbeiten.

Oft arbeiten diese Gruppen international und unter knappen Deadlines. Genau dann wird Projektmanagement zum besten Freund, wie Gronkowski für Tom Brady. Können Sie sich vorstellen, mehrere Runden von Kreativmaterial für Dutzende Anzeigen zu prüfen, ohne ein Tool oder eine Plattform, die alles nachverfolgt? Da Agenturarbeit im Kern projektbasiert ist, sind Projektmanagement-Systeme und -Methoden entscheidend. Mit anderen Worten: Effektives Projektmanagement in der Agentur ist unverzichtbar.

Projektmanagement-Methoden für Agenturen

Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Methoden, mit denen Agenturen ihren Alltag und ihre Kunden besser organisieren. Hier sind einige Ansätze für Ihre Agenturprojekte.

Time Blocking

Einer unserer Favoriten ist Time Blocking. Bei dieser Planungsmethode reservieren Sie Blöcke in Ihrem Kalender ausschließlich für bestimmte Aktionen und Aufgaben. Manche blocken zum Beispiel Zeitfenster für E-Mails und widmen ihrem Posteingang nur zwei Stunden pro Tag. Den Rest des Tages nutzen sie für andere offene Punkte auf ihrer To-do-Liste. 

Diese Methode eignet sich gut für das Projektmanagement in Agenturen, aber nicht für jemanden mitten in einer intensiven Runde von Kundenfreigaben, denn dort muss man den Posteingang vermutlich alle 15 bis 30 Minuten prüfen. Wenn Sie in einer Agentur jedoch in einer analytischen oder überwiegend ausführenden Rolle arbeiten, ist das eine gute Strategie zum Ausprobieren.

Strategische Roadmap

Eine weitere Methode, die gut zu Agenturen passt: Entwerfen und nutzen Sie einen ausführlichen strategischen Planungsprozess, Zeitplan oder eine Roadmap, um ein Projekt zu steuern. Wenn Sie die 4 bis 5 wichtigsten Phasen eines Projekts umreißen und definieren, kann das Agenturteam planen, wie lange jede Phase dauert, bei welchen Meilensteinen Kundenfreigaben nötig sind, und konkrete Ziele, Verantwortlichkeiten und Erwartungen festlegen.

Was macht ein Projektmanager in der Agentur?

Da Projektmanagement in einer Agentur so wichtig ist, schauen wir uns an, was ein Projektmanager dort konkret tut. In einer Agentur begleitet er alle Aspekte eines Projekts von Beginn bis Abschluss. Er sorgt dafür, dass die Teams über oft lange Projektzeiträume im Zeitplan und bei der Sache bleiben. Der Projektmanager ist außerdem die Schnittstelle zwischen allen internen Teams, die an einem Projekt arbeiten.

Zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers in der Agentur gehören:

• Einen Projektkalender mit Deadlines und Phasen erstellen

• Projektbudget und Umfang steuern

• Alle Projekt-Updates an externe Parteien und Kunden senden

• Die Projektergebnisse fertigstellen und Kundenfeedback prüfen

• Einen Projekt-Review durchführen, damit die Projekte die Erwartungen der Kunden erfüllen

Die 11 besten Projektmanagement-Tools und -Software für Agenturen

Der Projektmanager in der Agentur hat viel zu tun und braucht oft die richtigen Tools und Software, damit sein Team erfolgreich ist. Wenn Ihr Team statt einer allgemeinen Strategie ein Tool oder Produkt sucht, helfen wir Ihnen weiter. Hier kommt ein Tool für das Projektmanagement in Agenturen ins Spiel. Das sind unsere Favoriten:

1. Hive 

Hive zeigt den Fortschritt von Kampagnen über ihren gesamten Lebenszyklus in Echtzeit und transparent, statt nur mit wöchentlichen Status-Updates, die schnell veraltet und ungenau sind. Als eines der besten Projektmanagement-Tools für Agenturen am Markt ermöglicht Hive Einzelpersonen, Teams und Agenturen die Zusammenarbeit intern wie extern. Mit der Funktion für externe Nutzer in Hive können Agenturkunden auf bestimmte Teile des Hive-Dashboards und der Projekte zugreifen und den Kampagnenfortschritt in Echtzeit verfolgen.

Einige der größten und einflussreichsten Marken der Welt setzen Hive in ihren Agenturen ein, um globale Kampagnen reibungslos durchzuführen. Hive bietet außerdem eine leistungsstarke Proofing-Funktion, mit der Nutzer PDF, JPG und viele weitere Dateien direkt in der App zum Proofing anhängen können.

Es ist das ideale Projektmanagement-Tool für Agenturen, die an mehreren Kreativ-Iterationen arbeiten und jede Version im Blick behalten müssen. Möchten Sie sehen, wie Hive den Workflow und die Produktivität Ihrer Agentur im Alltag verbessern kann? Starten Sie noch heute eine kostenlose 14-Tage-Testphase.

2. Teamwork

Teamwork eignet sich für das Projektmanagement in Agenturen mit Teams jeder Form und Größe. Es wurde von zwei Männern entwickelt, die eine Webdesign-Agentur leiteten und frustriert waren, dass es für Agenturen kaum passende Projektmanagement-Lösungen gab. Also bauten sie ihre eigene Plattform. Mit Teamwork steuern Sie Projekte jeder Form und Größe. Es gibt auch die Option, unbegrenzt viele Kundennutzer hinzuzufügen. Das ist ideal für Agenturen: Sie können Kunden volle Einsicht in Ihre Projekte geben, ohne dass dafür zusätzliche Kosten entstehen.

3. Slack 

Slack, eine Chat-App für den Arbeitsplatz, hat die Kommunikation im Job verändert. Die App hat 10 Millionen aktive Nutzer und lässt sich mit über 1.500 anderen Tools im Web verbinden. In Agenturen können verschiedene Slack-Gruppen für unterschiedliche Projekte oder Teams dienen, und Slack lässt sich auch mit Hive verbinden, was das Projektmanagement zusätzlich stärkt. Mit Slack besprechen Sie anstehende Projekte und Fälligkeitstermine, und in Hive teilen Sie Dokumente und Notizen. So bekommen Sie das Beste aus beiden Welten, und Slack kann ein wichtiges Tool für das Projektmanagement in Agenturen sein.

4. Trello 

Wenn Sie ein einfaches Produktivitäts-Tool im Kanban-Stil suchen, könnte Trello die Antwort für das Projektmanagement in Ihrer Agentur sein. Die schlichten Boards machen es leicht, Aufgaben nach Kunden anzuzeigen und zu planen. Jedes Board besteht aus Karten, die To-dos, Checklisten, Bilder, Links und Dateien enthalten. Sie können Teammitglieder zu verschiedenen Trello-Karten hinzufügen und Karten zwischen Spalten ziehen, um den Abschluss zu markieren.

Weitere ähnliche Kanban-Tools finden Sie in dieser Übersicht der besten Trello-Alternativen am Markt.

5. Rescue Time 

Rescue Time ist ideal für das Projektmanagement in Agenturen, denn das Tool erfasst die Zeit in Anwendungen und auf Websites. So sehen Sie genau, wer wie viel Zeit für welche Aufgaben aufgewendet hat. Sie können auch bestimmte Websites sperren, wenn Sie ein paar Minuten zu viel mit niedlichen Katzenvideos auf YouTube verbringen.

6. SEMRush

SEMRush ist ein hilfreiches Tool für das Projektmanagement in Agenturen, da es bei SEO- oder Content-Projekten unterstützt. Mit SEMRush verfolgen Sie den SEO- und Google-Fortschritt für bestimmte Keywords, führen vollständige Wettbewerbsanalysen durch und gehen ins Detail beim organischen, bezahlten und Such-Traffic.

Außerdem können Sie Keyword-Recherchen durchführen, Projekte anlegen und automatische Berichte einrichten, um bestimmte Keywords und Kampagnen im Blick zu behalten. Das ist besonders praktisch in umkämpften Nischen, etwa bei SEO für Anwaltskanzleien oder SaaS-Unternehmen.

7. Asana

Asana ist eine All-in-one-Plattform, mit der Agenturen Projekte steuern, Aufgaben priorisieren und in Echtzeit zusammenarbeiten. Sie hilft Agenturen auch, den Fortschritt zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten und dafür zu sorgen, dass alle in der Verantwortung und auf dem gleichen Stand sind. Für anspruchsvollere Ressourcenplanung und Zeiterfassung empfehlen wir etwas wie Hive. Für leichtes Projektmanagement ist Asana aber eine gute Option für Agenturen.

8. Sprout Social

Wenn Ihre Agentur wächst, gewinnen Sie am besten mehr Leads, indem Sie Ihre aktuellen Kunden verstehen und eine ähnliche Zielgruppe finden. Sprout Social kann dabei helfen: Es ist ein Social-Media-Management-Tool mit starken Business-Intelligence-Funktionen. Die Plattform unterstützt Sie bei Content-Veröffentlichung, Social Listening, Interaktion, Analysen und Kundenservice. Sprout Social lässt sich mit den meisten gängigen CRM-Systemen verbinden. Sprout Social bietet eine 30-tägige Testphase, und der kostenpflichtige Tarif beginnt bei 249 $ pro Monat, mit eingeschränkten Funktionen.

9. Mailchimp

Wie Ihre Kunden mit Ihrem Produkt oder Service interagieren, ist entscheidend, um die Skalierbarkeit Ihres Geschäfts zu messen. Ein Kunde kauft womöglich mehr Produkte oder Services, wenn er sich ständig mit Ihrer Marke beschäftigt. Agenturen, die in ein Marketing-Automatisierungs-Tool wie Mailchimp investieren, stärken die Gesundheit ihres gesamten Geschäfts.

Denn Mailchimp hilft Agenturen, E-Mail-Kampagnen zu erstellen, zu versenden und auszuwerten. Außerdem bietet das Tool Funktionen für Landingpages, Social-Media-Marketing und E-Commerce. Agenturen können alle Kunden an einem Ort in einem anpassbaren Dashboard verwalten.

Mit Mailchimp kann Ihre Agentur wöchentliche Newsletter versenden, zielgerichtete E-Mail-Kampagnen für verschiedene Segmente erstellen, Onboarding-E-Mails automatisieren und sogar Produkte und Services über die E-Commerce-Plattform von Mailchimp verkaufen. Mailchimp hat einen kostenlosen Tarif mit eingeschränkten Funktionen. Der kostenpflichtige Tarif beginnt bei 13 $ pro Monat.

10. Canva

Im dynamischen Umfeld von Marketingagenturen übernehmen Mitarbeitende manchmal mehrere Rollen. Canva ist ein großartiges Tool, damit Marketer gemeinsam an verschiedenen Assets arbeiten. Die Plattform ist einfach zu bedienen und hilft Textern, Produzenten und Designern, beim Erstellen von Inhalten für E-Mail-Kampagnen, Social Media und interne Kommunikation markentreu zu bleiben.

Mit einer großen Bibliothek an Markeninhalten und Premium-Vorlagen mit Stockfotos erstellen Marketingagenturen Social-Media-Bilder, Videos und Präsentationen in wenigen Klicks. Canva macht es außerdem einfach, Inhalte anzupassen, in der Größe zu ändern und zu teilen, sodass Agenturen ihre Kampagnen schneller ausspielen. Canva hat einen kostenlosen Tarif mit eingeschränkten Funktionen. Canva for Teams kostet pauschal 29,99 $ pro Monat für Teams mit bis zu 5 Personen und lässt sich für das Projektmanagement in Agenturen nutzen.

11. Wave

Unabhängig von der Größe Ihrer Agentur ist die Rechnungsstellung immer ein wichtiger Teil Ihres Prozesses. Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass Sie für Ihre Leistungen korrekt bezahlt werden. Wave ist eine Software für die Rechnungsstellung, die genau das ermöglicht. Die Lösung erlaubt es Ihnen, individuelle Rechnungen zu erstellen und Online-Zahlungen anzunehmen.

Mit Wave richten Sie wiederkehrende Rechnungen und automatische Kreditkartenzahlungen für Stammkunden ein, sodass Sie Zahlungen nicht hinterherlaufen müssen. Außerdem können Sie Ihre freien Mitarbeitenden, Freelancer und Angestellten bezahlen, W2- und 1099-Formulare für die Steuersaison erstellen und zugleich Ihre gesamte Gehaltsabrechnung, Direkteinzahlungen und Buchungssätze verwalten.

Wave bietet auch Gehaltsabrechnungen zum Selbstabruf für Steuerformulare. Profi-Tipp: Wenn Sie Hive als Projektmanagement-Software nutzen, können Sie Hive leicht mit Wave verbinden und Ihre Buchhaltungsprozesse erleichtern. Mit dem kostenlosen Tarif von Wave können Sie jederzeit professionelle Rechnungen kostenlos versenden und Ihre Buchhaltung ordnen. Um Zahlungen einzuziehen, mobile Belege zu erhalten und Gehaltsabrechnungen zu nutzen, brauchen Sie aber einen der kostenpflichtigen Tarife.

Klar ist: Die Arbeit in Agenturen zu vereinfachen ist keine leichte Aufgabe. Mit einigen dieser Projektmanagement-Methoden für Agenturen und dem Einsatz ein paar dieser Tools kommen Agenturteams aber auf den richtigen Kurs. Kennen Sie wichtige agenturtaugliche Tools, die wir übersehen haben? Teilen Sie es uns in den Kommentaren mit.