Was ist Workflow-Management?

Eine neue Mitarbeiterin einzustellen und Geld für eine neue Kaffeemaschine zu bekommen, haben eines gemeinsam: Workflow-Management.

Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die einen Arbeitsprozess bilden, an dem mindestens zwei Personen beteiligt sind und der die Aktivitäten eines Unternehmens unterstützt oder ihren Wert steigert. Das klingt allerdings sperrig.

Einfach gesagt: Ein Workflow ist der Prozess, der festlegt, wie Dinge erledigt werden. Für die Einstellung eines neuen Teammitglieds gibt es genaue Schritte in einer bestimmten Reihenfolge, die bei jedem Onboarding befolgt werden. Das Gleiche gilt für viele andere Tätigkeiten, die ständig ablaufen, damit Ihr Unternehmen läuft.

Geschäftliche Workflows laufen jeden Tag überall um Sie herum ab, doch sie bleiben oft unbemerkt, während Aufgaben erledigt werden.

Dinge zu erledigen, reicht allerdings nicht aus. Vor allem nicht, wenn Sie die Produktivität steigern und das Wachstum optimieren möchten. Workflows sind nicht immer vorhersehbar und liefern nicht immer gleichbleibende Ergebnisse. Wer perfekte Prozesse anstrebt, muss Aufgaben und beteiligte Personen genau im Blick behalten. Hier kommt das Workflow-Management ins Spiel.

Warum ist Workflow-Management wichtig?

Workflow-Management bedeutet, Aufgaben während ihres Fortschritts zu überwachen und sicherzustellen, dass die beteiligten Personen und Prozesse effizient und effektiv vorankommen. Es optimiert Prozesse, begrenzt die Verschwendung kostbarer Zeit und Ressourcen und sorgt dafür, dass Mitarbeitende Verantwortung übernehmen.

Ben Horowitz sagt dazu in seinem Buch: „… wenn eine Organisation etwas erreichen will, hängt es immer an einer einzelnen Person, die das gesamte Projekt verzögern kann. Ein Entwickler wartet vielleicht auf eine Entscheidung, oder eine Managerin glaubt, sie habe nicht die Befugnis, eine wichtige Anschaffung zu tätigen. Solche kleinen, scheinbar unbedeutenden Zögerlichkeiten können fatale Verzögerungen verursachen.“ Stellen Sie sich den Schrecken vor, wenn ein Projekt wegen eines kleinen Fehlers zum Stillstand kommt. Am besten beugen Sie dem vor, indem Sie die Planung, Koordination und Ausführung von Workflows automatisieren. Das kann selbst kompliziert werden, weil für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Anwendungen genutzt werden. Zoom für Meetings. Slack und E-Mails für die Kommunikation. GitHub für die Versionskontrolle von Software. Dropbox für den Dateiaustausch. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen. All das lässt sich auf einer einzigen Plattform wie Hive integrieren.

Sehen wir uns an einem Beispiel an, wie das bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters funktionieren könnte.

Sam, Teamleiter in der IT, wendet sich an die Personalabteilung, weil er einen Junior-Entwickler einstellen möchte. Seine Abteilung ist schon länger unterbesetzt, und es war Zeit für zusätzliche Unterstützung im Team. Die Personalabteilung unter Leitung von Katy nutzt die Anforderungen an die Stelle aus Sams E-Mail, die er mit Hive Mail verschickt hat, und erstellt daraus ein Bewerbungsformular. Dann sieht sie sich den Kompetenztest an, den Sam über die Dropbox-Integration von Hive erstellt hat. Katy schickt Eugene aus Marke und Öffentlichkeitsarbeit über die Slack-Integration eine Nachricht in Hive, damit er die Stelle auf Jobbörsen und LinkedIn bekannt macht. Das Team legt in Hive ein Projekt für die Rolle des Junior-Entwicklers an, in dem es sich über Bewerber und Strategie austauscht. Mit Hive Forms und Vorlagen lässt sich sogar die Erfassung der Bewerbungen automatisieren. In der folgenden Woche wählt Katys Team einige überzeugende Bewerber für das Vorstellungsgespräch aus. Alle Mitglieder des Auswahlgremiums erhalten Benachrichtigungen über das Projekt in Hive. Über Hive und die Zoom-Integration besprechen sie die ersten Kandidaten und sprechen dann per Zoom mit jedem einzelnen. Nach den Gesprächen ist die Wahl für Katy und Sam klar, die anderen sind aber noch nicht überzeugt. Deshalb diskutieren sie über die Hive-Integration in Slack, wer am besten passt. Während der Diskussion sehen sie sich die Testergebnisse und die Gesprächsnotizen an, die per Hive Notes hochgeladen wurden, um ihre Entscheidung zu festigen. Sobald die Entscheidung steht, schickt Katy dem gewählten Entwickler ein Angebot. Das alles dauerte weniger als zwei Wochen.

Das ist keine Magie.

Der Einstellungsprozess wurde schnell, einfach und effektiv, weil die Teams mit einem Workflow-Management-Tool zusammenarbeiten konnten. Wenn Sie das Onboarding weiter verbessern möchten, können Sie ein Workflow-Tool außerdem mit einer Onboarding-Software kombinieren, um die Effizienz Ihres Teams zu steigern. Das sind nur einige der Möglichkeiten, wie solche Tools Ihr Unternehmen voranbringen. Sehen wir uns noch ein paar weitere an.

Die Vorteile der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Zeit sparen

Mitarbeitende arbeiten schneller, wenn Dokumentation und Kommunikation klar sind. Statt stundenlang auf den Zugriff auf einen Ordner mit wichtigen Informationen zu warten, erreichen sie ihn in Minuten, wenn er auf einer einzigen Plattform liegt.

Verantwortung stärken

Wenn jede Person eine klare Rolle und feste Ergebnisse hat, die sich in einem Workflow-Management-Tool erfassen und verfolgen lassen, ist es einfacher, Probleme zu finden und Verantwortung einzufordern. Niemand versteckt sich mehr hinter dem Wort „wir“. Jede und jeder muss seinen Teil beitragen und ihn gut erledigen.

Kommunikation verbessern

Silos werden aufgebrochen, wenn alle auf einer Plattform zusammenarbeiten. Mit einem Tool wie Hive können Sie Kommunikations-Apps wie Slack, Gmail und Zoom integrieren, damit alle Teammitglieder Nachrichten senden und rechtzeitig antworten können.

Produktivität steigern

80 % des Arbeitstags verbringen Mitarbeitende mit unproduktiven Aufgaben. Das heißt, nur magere 20 % bleiben für die eigentliche Arbeit. Workflow-Management hilft, ineffiziente Tätigkeiten (Dateneingabe oder das Verfolgen eines E-Mail-Verlaufs) zu erkennen und sie abzuschaffen oder zu optimieren.

Fehler und Verwirrung vermeiden

Menschen machen Fehler. Wenn viele Menschen zusammenarbeiten und mehrere Dinge gleichzeitig erledigen, entstehen viele Fehler. Wenn Sie Prozesse jedoch planen, verfolgen und koordinieren, finden Mitarbeitende Informationen, wenn sie sie brauchen, klären Ideen und treffen bessere Entscheidungen.

So führen Sie Workflow-Management in Ihrem Unternehmen ein

Jetzt wissen Sie, wie Workflow-Management Ihr Unternehmen produktiver machen kann. Doch wie fangen Sie an? Mit diesen fünf einfachen Schritten gelingt der Einstieg.

Wiederkehrende Prozesse erkennen

Fragen Sie sich zuerst: „Welche Geschäftsprozesse wiederholen sich immer wieder?“

Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Prozesse. Priorisieren Sie sie vor Prozessen, die nur hin und wieder vorkommen.

Sie erfassen alle wiederkehrenden Prozesse am besten, indem Sie Teamleitungen und Mitarbeitende danach fragen. Sprechen Sie mit allen, die am Prozess beteiligt sind, um zu verstehen, wie er abläuft und was sie verbessern würden. Raten führt Sie in die Irre. Noch besser: Automatisieren Sie wiederkehrende Prozesse mit Hive, indem Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche wiederkehrende Aktionen anlegen.

Ziele festlegen

Was möchten Sie mit dem Management Ihrer Workflows erreichen?

SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert) richten alle Anstrengungen konsequent auf eine Richtung aus. Das ist weit besser, als wenn niemand weiß, warum oder was er überhaupt tut. Mitarbeitende sind motiviert, wenn sie verstehen, wie ihr eigener Beitrag zu den größeren Aufgaben passt.

Klare Kommunikationskanäle schaffen

Eine Technik aus dem Militär kann genau das Richtige sein, um an die Informationen zu kommen, die Sie brauchen. Wenn Sie Nachrichten nach dem Prinzip Bottom Line Up Front (BLUF) schreiben, also das Wichtigste zuerst, läuft die Kommunikation schneller und das Workflow-Management effizienter.

Schicken Sie nicht nur „Hallo“ über Slack oder Hive und warten dann stundenlang auf eine Antwort. Nennen Sie stattdessen zuerst den Grund der Nachricht. Liefern Sie Kontext und das Ziel, das Sie erreichen möchten. Das könnte so aussehen: „Hallo Sam, könntest du mir heute die Anforderungen für die Rolle des Junior-Entwicklers schicken, die dein Team besetzen muss? Ich muss sie an Marke und Öffentlichkeitsarbeit weitergeben, damit eine Anzeige erstellt wird.“

Wenn Sie festlegen, wer, was, warum und wann, wird Ihre Nachricht schnell beantwortet. Senden Sie dringende Nachrichten am besten über Slack oder Hive und weniger dringende über Hive Mail. So weiß jeder, welche Nachrichten sofort Aufmerksamkeit brauchen und welche warten können.

Eine Datenbank für Informationen aufbauen

Eine Studie hat gezeigt, dass Unternehmen 16 Tage im Jahr damit verschwenden, Papieren hinterherzujagen. Der Umstieg auf eine Online-Datenbank ist unvermeidlich, besonders für ein Remote-Team. Wichtiger ist aber der Zugriff. Dateien in einer zentralen Online-Datenbank nützen niemandem, der nicht darauf zugreifen kann. Die Stunden, in denen Mitarbeitende darauf warten, dass jemand Informationen an eine andere Person weitergibt, lassen sich für produktive Aufgaben nutzen. Wählen Sie eine cloudbasierte Anwendung für den Dateiaustausch, mit der Teams Informationen leicht teilen und abrufen können.

Rollen und Ergebnisse definieren

Damit Aufgaben vorankommen, müssen Tätigkeiten über Rollen definiert werden. Jede und jeder muss wissen, wer was tut und wann die eigene Arbeit fällig ist. Mit Rollen lassen sich Ergebnisse leichter zuweisen und verfolgen. Das stärkt die Verantwortung und erhöht die Erfolgschancen.

Es ist entscheidend, dass Teammitglieder verstehen, wie wichtig ihr Teil für den Gesamtprozess ist. Das motiviert sie, ihr Bestes zu geben.

Das richtige Workflow-Management-Tool auswählen

Überlegen Sie vor der Auswahl eines Workflow-Management-Tools, was Ihr Unternehmen braucht. Die besten Tools sind intuitiv, flexibel, lassen sich gut mit anderen Apps integrieren und passen in Ihr Budget. Probieren Sie zuerst eine kostenlose Testversion aus, um zu verstehen, wie das Tool funktioniert. Das ist besser, als ein Tool einzuführen, das nicht zu Ihrem Unternehmen passt. Mit einem Tool wie Hive arbeiten Ihre Teams effektiv zusammen, Silos verschwinden und Verzögerungen gehören der Vergangenheit an. Verlassen Sie sich dabei aber nicht nur auf uns. Hören Sie, was Julian Judge, Product Manager bei Plan Day, über Hive sagt:

„Dank der einfachen Bedienung von Hive konnten alle in unserer Organisation sofort loslegen und echte Arbeit erledigen.“

Diese Funktionen von Hive können Ihren Workflow verbessern:

• Integrationen mit Zoom, Slack, Jira und Salesforce

• Automatisierung

• Hive Mail, ein E-Mail-Posteingang direkt in Hive

• Abhängigkeiten

• Projektvorlagen

• Hive Forms

• Flexible Projektansichten (Gantt, Kanban, Kalender, Portfolio)

Fazit

Am Ende ist Workflow-Management kein Ein-Personen-Job. Ihr größtes Kapital sind die Unterstützung und die Bereitschaft Ihres Teams, Ihre Geschäftsprozesse von langsam und unproduktiv zu effizient und profitabel zu entwickeln.

Vergessen Sie dabei nie: Die Optimierung der Produktivität ist wichtiger als alles andere.

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